About Leyad

Leyad is a Montreal-based real estate investment and management firm with a diverse portfolio of residential and commercial properties across Canada. For over a decade, we've focused on creating long-term value through strategic, sustainable investments and a commitment to excellence.

Position Overview The Bilingual Commercial Mortgage Administrator supports the administration and management of the company’s commercial mortgage portfolio. This role is responsible for coordinating mortgage documentation, monitoring payments and key deadlines, maintaining accurate records, and communicating with lenders, financial institutions, internal teams, and external partners.

The ideal candidate is highly organized, detail-oriented, and comfortable working with financial information and deadlines. Strong communication skills in both English and French are required.

Key Responsibilities

- Administer and maintain the company’s commercial mortgage portfolio, ensuring all information and documentation is accurate and up to date.
- Monitor mortgage payments, interest rates, maturity dates, renewal dates, and other key financial and contractual deadlines.
- Coordinate mortgage renewals, refinancings, and amendments with lenders, brokers, legal counsel, and internal stakeholders.
- Assist with the preparation and submission of mortgage financing and renewal packages.
- Obtain and compile financial, property, insurance, and other documentation required by lenders.
- Maintain accurate mortgage schedules, databases, and tracking reports.
- Reconcile mortgage balances, payments, interest, and related financial information.
- Review lender statements, identify discrepancies, and assist with their resolution.
- Coordinate the collection and delivery of lender reporting requirements and supporting documentation.
- Follow up with lenders and financial institutions regarding outstanding documentation, payments, approvals, and other requests.
- Assist with reports related to the mortgage portfolio, including upcoming maturities, outstanding balances, interest rates, and financing activities.
- Collaborate with Accounting, Finance, Property Management, Legal, and Operations teams to ensure mortgage-related information is properly communicated and recorded.
- Ensure mortgage files are complete, organized, and maintained in accordance with company procedures.
- Assist with audits and provide mortgage documentation and supporting information as required.
- Track important contractual obligations and ensure deadlines are communicated to the appropriate stakeholders.
- Provide administrative and analytical support to the Finance team on financing and real estate-related projects.
- Perform other duties and special projects as assigned.

Qualifications

- 2–4 years of experience in mortgage administration, commercial real estate, banking, finance, accounting, or a related field.
- Experience with commercial mortgages or commercial real estate financing is an asset.
- Post-secondary education in Finance, Accounting, Business Administration, Real Estate, or a related field is preferred.
- Bilingual in English and French, both written and spoken.
- Strong understanding of financial documentation and terminology.
- Excellent organizational and time-management skills with strong attention to detail.




- Ability to manage multiple files, deadlines, and priorities simultaneously.
- Strong analytical and problem-solving skills.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel.
- Experience with Yardi or other real estate/accounting software is an asset.
- Ability to work independently while collaborating effectively with internal and external stakeholders.
- High level of discretion when handling confidential financial and business information.

Why Join Leyad?

At Leyad, you'll join a collaborative and forward-thinking team that values integrity, innovation, and excellence. This role offers an excellent prospect to develop your expertise in commercial real estate finance while working alongside experienced professionals across Finance, Accounting, and Real Estate.

À propos de Leyad

Leyad est une société montréalaise d’investissement et de gestion immobilière qui possède un portefeuille diversifié de propriétés résidentielles et commerciales à travers le Canada. Depuis plus d’une décennie, nous nous concentrons sur la création de valeur à long terme grâce à des investissements stratégiques et durables, ainsi qu’à un engagement envers l’excellence.

Aperçu du poste

L’administrateur(trice) bilingue des prêts hypothécaires commerciaux soutient l’administration et la gestion du portefeuille de prêts hypothécaires commerciaux de l’entreprise. Ce poste est responsable de la coordination de la documentation hypothécaire, du suivi des paiements et des échéances importantes, de la tenue de dossiers précis ainsi que des communications avec les prêteurs, les institutions financières, les équipes internes et les partenaires externes.

La personne idéale est très organisée, minutieuse et à l’aise avec les informations financières et la gestion des échéances. De solides compétences en communication en français et en anglais sont requises.

Principales responsabilités

- Administrer et maintenir le portefeuille de prêts hypothécaires commerciaux de l’entreprise, en veillant à ce que toutes les informations et la documentation soient exactes et à jour.
- Effectuer le suivi des paiements hypothécaires, des taux d’intérêt, des dates d’échéance, des dates de renouvellement et des autres échéances financières et contractuelles importantes.
- Coordonner les renouvellements, refinancements et modifications de prêts hypothécaires avec les prêteurs, courtiers, conseillers juridiques et parties prenantes internes.
- Participer à la préparation et à la soumission des dossiers de financement et de renouvellement hypothécaire.
- Obtenir et compiler les documents financiers, immobiliers, d’assurance et autres documents requis par les prêteurs.
- Tenir à jour les échéanciers hypothécaires, bases de données et tableaux de suivi.
- Effectuer les rapprochements des soldes hypothécaires,



des paiements, des intérêts et des informations financières connexes.
- Réviser les relevés des prêteurs, identifier les écarts et contribuer à leur résolution.
- Coordonner la collecte et la transmission des rapports requis par les prêteurs et des documents justificatifs.
- Effectuer les suivis auprès des prêteurs et des institutions financières concernant les documents, paiements, approbations et autres demandes en suspens.
- Participer à la préparation de rapports liés au portefeuille hypothécaire, notamment concernant les échéances à venir, les soldes impayés, les taux d’intérêt et les activités de financement.
- Collaborer avec les équipes de la comptabilité, des finances, de la gestion immobilière, des affaires juridiques et des opérations afin de veiller à ce que les informations liées aux prêts hypothécaires soient correctement communiquées et comptabilisées.
- S’assurer que tous les dossiers hypothécaires sont complets, organisés et maintenus conformément aux procédures de l’entreprise.
- Participer aux audits et fournir les documents hypothécaires et renseignements justificatifs requis.
- Effectuer le suivi des obligations contractuelles importantes et veiller à ce que les échéances soient communiquées aux parties prenantes concernées.
- Fournir un soutien administratif et analytique à l’équipe des finances pour divers projets liés au financement et à l’immobilier.
- Effectuer toute autre tâche ou tout autre projet connexe qui lui est confié.

Qualifications

- 2 à 4 ans d’expérience en administration hypothécaire, immobilier commercial, services bancaires, finances, comptabilité ou dans un domaine connexe.
- Une expérience en prêts hypothécaires commerciaux ou en financement immobilier commercial constitue un atout.
- Formation postsecondaire en finance, comptabilité, administration des affaires, immobilier ou dans un domaine connexe, de préférence.
- Bilinguisme en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit.
- Solide compréhension de la documentation et de la terminologie financières.
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec une grande attention aux détails.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers, échéances et priorités simultanément.
- Solides aptitudes analytiques et compétences en résolution de problèmes.
- Excellentes compétences en communication, à l’oral comme à l’écrit.
- Maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel.
- Expérience avec Yardi ou tout autre logiciel de gestion immobilière ou de comptabilité constitue un atout.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec diverses parties prenantes internes et externes.
- Grande discrétion dans le traitement d’informations financières et commerciales confidentielles.

Pourquoi vous joindre à Leyad?

Chez Leyad, vous rejoindrez une équipe collaborative et tournée vers l’avenir qui valorise l’intégrité, l’innovation et l’excellence. Ce poste offre une excellente occasion de développer votre expertise en financement immobilier commercial tout en travaillant aux côtés de professionnels expérimentés des équipes des finances, de la comptabilité et de l’immobilier.

📌 Commercial Mortgage Administrator/Administrateur(trice) de prêts hypothécaires commerciaux (Montreal)
🏢 Leyad
📍 Montreal