Rôle dans l’organisation La personne titulaire du poste collabore aux activités de l’ensemble de la vice-présidence, Communications institutionnelles et rôle sociétal. Elle apporte également un soutien à la réalisation des projets et contribue à l’uniformisation des processus administratifs.
Principales responsabilités/activités
- Appuie la vice-présidente ou le vice-président dans l’organisation et la planification quotidienne des activités en assurant la coordination des tâches et la préparation des documents nécessaires aux suivis de dossiers;
- Coordonne des projets et activités de la vice-présidence, en appui aux directions, en assurant le respect des échéanciers, des priorités et des processus établis;
- Harmonise les pratiques et les processus administratifs ainsi qu’opérationnels de la vice-présidence et participe à l’amélioration continue des façons de faire dans un contexte d’évolution organisationnelle;
- Contribue au contrôle de la qualité des livrables produits par les équipes en veillant à leur conformité aux normes, aux lignes directrices et à la ligne éditoriale institutionnelle. Participe à la rédaction de contenus et voit à leur mise en ligne sur les plateformes numériques de l’Ordre;
- Assure la coordination et l’intégration de contenus ainsi que la diffusion de certaines communications électroniques comme les courriels ciblés, les formulaires, les invitations et les sondages;
- Apporte un soutien à la Fondation.
S’assure de faire les suivis auprès des titulaires de bourses, des donatrices et donateurs ainsi que des institutions d’enseignement. De plus, elle prépare diverses communications, participe à la mise à jour de documents ainsi que de pages Web et fournit un soutien administratif;
- Collabore à la stratégie de recrutement et de reconnaissance des bénévoles. S’assure de l’intégrité du répertoire des bénévoles, du maintien de la banque de candidatures et de l’obtention des consentements en lien avec les politiques et directives établies. Tient à jour l’espace collaboratif des gestionnaires de bénévoles;
- Accompagne les conseillères et conseillers, Communications dans la coordination logistique, la documentation ainsi que la reddition de comptes et le suivi des actions;
Effectue toute autre tâche requise dans le cadre de ses fonctions.
Qualifications
Formation et expérience
- Diplôme d'études collégiales (DEC) en communication ou autre domaine connexe.
- 2 à 4 ans d’expérience dans un poste comportant des fonctions et responsabilités similaires.
- Une combinaison de formation dans ce domaine et d'années d'expérience pertinentes pourrait également être considérée.