Company Bio

Legal Aid Ontario employees are committed to making a difference in the lives of our clients.

As an integral partner in the Justice system, working at Legal Aid Ontario is more than just a job. It's an prospect to help people who need it the most; to ensure each client receives the access to justice afforded to them under the law.

If you are looking for a recent challenge in your already meaningful career with a team dedicated to justice, and innovation in a flexible and supportive work environment consider this opportunity below.

Primary function

This position is responsible for administrative support, confidential duties, scheduling and other functions that support the Corporate Services Division and the Vice President & Chief Administrative Officer. The successful candidate will present a skilled demeanor and maintain a high degree of confidentiality at all times. Your demonstrated diplomacy in dealing with staff, stakeholders and the public, coupled with your ability to effectively manage projects and your time, will ensure your success in this role.

Home Location: Toronto Provincial Office

Secondary Location: n/a

Reports to: Manager, Business Services

Key accountabilities

- Administrative responsibilities include, but are not limited to:
- Managing the schedule, navigating conflicts and ensuring preparation for meetings and events on behalf of the Vice President and Chief Administrative Officer
- Maintain workflow and action logs, track due dates and approvals
- Working with Managers of Business Services to follow up on action items resulting from meetings and discussions
- Reviewing, logging and tracking all incoming correspondence/materials and prioritizing approvals
- Assisting with the preparation and review of correspondence, briefing notes, reports and presentations as directed
- Conducting research to support business case preparation
- Coordinating meetings, conference calls and virtual town halls including agendas, material distribution, taking minutes, moderating, arranging appropriate equipment and booking rooms when permitted
- Tracking and processing expense claims including monthly corporate card reconciliation
- Developing and maintaining electronic and paper filing systems
- Coordinating travel arrangements (when travel is permitted)
- Scheduling, planning and assisting with corporate events including training, employee engagement initiatives and planning meetings.
- Assisting on special projects and other duties as assigned.
- Corresponding regularly with the CEO’s office regarding material tracking and approval.

Required Skills & Experience

- Demonstrated decision making skills and proficiency in calendar management and dealing with conflicting meetings with excellent knowledge of office/administrative practices and procedures with progressively responsible experience in an office environment
- Demonstrated experience in coordinating meetings and recording and transcribing minutes
- Strong time management skills with proven experience with multitasking, project management and providing administrative support in a team environment
- Excellent communications, interpersonal and organizational skills
- Flexibility to respond to changing priorities in a fast-paced environment with the ability to handle multiple and sometimes conflicting deadlines
- Demonstrated customer service skills
- Demonstrated sound judgement, initiative, and the ability to manage confidential information appropriately
- Intermediate to advanced level skills in Microsoft Office applications (Adobe Acrobat Pro is considered an asset)
- Knowledge of LAO services, programs and structure is an asset
- Flexibility to work before/after regular business hours, if required.

To apply submit a cover letter & résumé through http://www.legalaid.on.ca/en/careers Only those candidates selected for an interview will be notified by email. Final candidates for this position will be required to undergo a criminal record check.

Please note that all applicants are encouraged to provide a valid email address for communication purposes. Applicants may receive written correspondence regarding this job posting directly to the email address provided on their resume or to the one used to set up their Candidate Profile if applying on Njoyn.

As an applicant, it is your responsibility to ensure that you check your email regularly.

First time applying to a position with Legal Aid Ontario? You will need to create a profile AND then apply for the position.

Already have an Njoyn account? Just sign in and select "my jobs" to apply.

Once you have successfully applied you will receive a confirmation email.

Trouble applying? For telephone support please call 1-(phone hidden) or email: [email protected].

Equity Statement





Building a diverse workforce that represents the communities we serve while promoting a safe culture and work environment that dismantles systemic barriers, welcomes fresh perspectives and embraces differences as a priority is a core value at LAO. LAO encourages applicants from equity-seeking groups, including but not limited to individuals who are First Nations, Inuit or Métis, Black and racialized, as well as persons with disabilities, women and members of the 2SLGBTQ+ community.

We recognize the value of equity, diversity and inclusion and are committed to addressing systemic barriers, and prioritizing, attracting and retaining diverse staff. All interested and eligible people will be considered, with due consideration to all protected grounds under the Ontario Human Rights Code.

Legal Aid Ontario values integrity, respect, responsiveness, excellence, independence, accountability, openness and consistency. Our recruitment process reflects our commitment to equity, diversity and inclusion. Accommodations are available throughout the recruitment process as well as during employment at LAO. Please direct any accommodation requests to our recruitment team.

Adjoint exécutif

Information sur l'entreprise

Le personnel d’Aide juridique Ontario est déterminé à faire une différence dans la vie de ses clients.

En tant que partenaire à part entière du système de justice, Aide juridique Ontario (AJO) offre à ses employés plus qu’un emploi. Elle offre l’occasion d’aider les personnes qui en ont le plus besoin en faisant en sorte que chaque client reçoive l’accès à la justice que leur confère la loi.

Si Vous Cherchez à Ajouter Un Nouveau Défi à Une Carrière Déjà Enrichissante, Au Sein D’une Équipe Œuvrant En Faveur De La Justice Par Des Moyens Innovants Dans Un Milieu Positif Offrant Des Modalités De Travail Souples, Songez Aux Possibilités Énoncées Ci-dessous

Sommaire du poste La personne qui occupe ce poste est chargée d’assurer un soutien administratif, d’effectuer des tâches confidentielles, de gérer les horaires et d’exercer d’autres fonctions visant à soutenir la division des Services généraux ainsi que le vice-président et directeur général de l’administration. La personne choisie fera preuve d’un comportement professionnel et respectera en toutes circonstances une stricte confidentialité. Son sens de la diplomatie dans ses relations avec le personnel, les parties prenantes et le public, associé à sa capacité à gérer efficacement des projets et son temps, permettra à cette personne de réussir dans ses fonctions.

Lieu de travail principal : Bureau provincial de Toronto

Lieu de travail secondaire : S.O.

Superviseur immédiat : Chef de service, Services généraux

Fonctions

Les Services Administratifs Comprennent, Sans S’y Limiter

- Gérer l’horaire et les conflits et assurer la préparation des réunions et des événements au nom du vice-président et directeur général de l’administration
- Tenir à jour les registres du flux de travaux et des actions, faire le suivi des dates d’échéances et des approbations
- Collaborer avec les chefs de service des Services généraux pour assurer le suivi des mesures à mettre en œuvre issues des réunions et des discussions
- Revoir, enregistrer et faire le suivi de l’ensemble de la correspondance et des documents et établir l’ordre de priorité des approbations
- Aider à la préparation et à la révision de la correspondance, des notes d’information, des rapports et des présentations, comme demandé
- Effectuer des recherches pour aider à la préparation des dossiers de décision
- Coordonner les réunions, les conférences téléphoniques et les réunions publiques virtuelles, y compris les ordres du jour, la distribution des documents, la rédaction des comptes rendus, l’animation, la mise à disposition de l’équipement nécessaire et la réservation des salles, lorsque permis
- Faire le suivi et traiter les demandes de remboursement de frais, notamment la réconciliation mensuelle de la carte de crédit corporative
- Établir et maintenir des systèmes de classement de documents numériques et sur papier
- Coordonner les préparatifs de voyage (lorsque les déplacements sont autorisés)
- Préparer l’horaire, planifier et aider dans le cadre d’événements professionnels, dont la formation,



les initiatives de motivation du personnel et les réunions de planification
- Apporter son assistance dans le cadre de projets spéciaux et d’autres tâches qui seront assignées.
- Communiquer régulière avec le bureau du PDG concernant le suivi et l’approbation des documents importants.

Exigences
- Faire preuve de compétences en matière de prise de décisions, de gestion du calendrier et de conflits d’horaire entre réunions et avoir une excellente maîtrise des pratiques et procédures administratives et de bureau, et de l’expérience avec des responsabilités croissantes dans un environnement de bureau
- Expérience démontrée en matière de coordination et d’enregistrement de réunion, ainsi que de rédaction de procès-verbaux.
- Solides compétences en gestion de temps avec expérience avérée de gestion de plusieurs tâches simultanées, de gestion de projets et de soutien administratif au sein d’une équipe
- Excellentes compétences en matière de communications et de relations interpersonnelles et organisationnelles
- Souplesse pour s’adapter aux priorités changeantes dans un environnement exigeant et aptitude à gérer des échéances multiples souvent incompatibles
- Compétences démontrées en service à la clientèle
- Bon jugement, esprit d’initiative et capacité à gérer les informations confidentielles de manière appropriée
- Maîtrise de niveau intermédiaire à avancé des applications Microsoft Office (la maîtrise d’Adobe Acrobat Pro est considérée comme un atout)
- La connaissance des services d’AJO, de ses programmes et de sa structure est un atout
- Disponibilité pour travailler avant ou après les heures d’ouverture habituelles, si nécessaire

Pour postuler, envoyez votre curriculum vitæ et une lettre de motivation par http://www.legalaid.on.ca/fr/careers Nous ne communiquerons qu’avec les personnes convoquées en entrevue. Les candidats retenus pour ce poste devront se soumettre à une vérification du casier judiciaire.

Les personnes désirant postuler ce poste sont encouragées à fournir une adresse courriel qui servira pour la correspondance. Elles recevront une correspondance écrite concernant cette offre d’emploi directement à l’adresse électronique fournie sur leur CV ou à celle utilisée pour établir leur profil de candidature si elles ont posé leur candidature par l’entremise de Njoyn.

Il incombe aux personnes qui ont posé leur candidature de vérifier régulièrement leur courrier électronique.

S’agit-il de votre première demande d’emploi à Aide juridique Ontario? Vous devrez créer un profil AVANT de postuler. Vous avez déjà un compte Njoyn? Il vous suffit d’ouvrir une séance et de sélectionner « my jobs » pour soumettre votre candidature.

Après que vous avez soumis votre candidature, vous recevrez un accusé de réception par courriel.

Éprouvez-vous des difficultés? [email protected]. Appelez au 1 (phone hidden) pour obtenir du soutien au téléphone, ou envoyez un courriel à : [email protected].

Equity Statement La mise en place d’un personnel reflétant la diversité des communautés que nous servons, tout en développant un lieu de travail axé sur la sécurité qui élimine les barrières systémiques, favorise de nouvelles perspectives et considère les différences comme une nécessité, constitue un pilier des valeurs fondamentales d’AJO.

AJO encourage les candidatures des membres des groupes en quête d’équité, notamment et sans s’y limiter, les membres des Premières Nations, les Métis, les Inuits, les Noirs, les membres des communautés racialisées ainsi que les personnes handicapées, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.

Nous sommes conscients de la valeur de l’équité, de la diversité et de l’inclusion et nous sommes déterminés à lutter pour l’élimination des obstacles systémiques et à recruter et retenir un personnel diversifié. La candidature de toutes les personnes intéressées et qualifiées sera considérée, en prenant dûment en considération tous les motifs protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario.

Aide juridique Ontario attache une grande valeur à l’intégrité, au respect, à la réceptivité, à l’excellence, à l’indépendance, à l’imputabilité, à la transparence et à la cohérence. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion.

Des accommodements sont faits au long du processus ainsi que pendant l’emploi à AJO. Veuillez adresser toute demande d’adaptation à notre équipe de recrutement.

📌 Executive Assistant (Toronto)
🏢 Legal Aid Ontario
📍 Toronto