Squido Studio recherche un·e adjoint·e administratif·ve pour se joindre à notre équipe de 40 personnes spécialisée dans le développement de jeux vidéo en réalité virtuelle et mixte (VR/MR). Ce poste est un rôle clé pour notre studio: nous cherchons une personne autonome et proactive pour prendre en charge nos opérations administratives afin que la direction puisse se concentrer sur la création de valeur.

Notre fonctionnement interne est de plus en plus outillé en IA, incluant nos processus administratifs (automatisation, gestion documentaire, communications). Vous n'avez pas besoin d'être expert·e en programmation, mais il faut avoir un réel intérêt pour l'IA, être à l'aise d'apprendre de nouveaux outils (comme Claude) et avoir envie de travailler d'une manière optimisée et moderne.

Tes responsabilités :

Ressources Humaines et Culture

- Recrutement et Onboarding : Mener la recherche de talents, planifier les entrevues, et gérer les processus d'arrivée et de départ des employés (création d'accès, automatisation des courriels d'accueil via nos outils IA).
- Formation et Développement : Assurer le suivi de la loi du 1% en formation, organiser les sessions de formation (ex: cybersécurité, intégration de l'IA).
- Culture de studio : Organiser les événements d'équipe (ex: party de Noël) et gérer l'inventaire ainsi que le matériel du studio et de notre bureau (160 St-Vialeur est, Montreal)
- Conformité RH : Gérer les dossiers CNESST et assurer la mise à jour des informations des employés.

Administration et Opérations (Propulsées par l'IA)
- Gestion de l'écosystème numérique : Agir en tant qu'administrateur de nos outils d'IA (Claude, etc.), gérer les codes d'accès et automatiser les processus internes.
- Gestion documentaire : Faire le ménage et maintenir l'organisation de notre Google Drive, incluant l'archivage sécuritaire ou la suppression des données sensibles.
- Légal et Contrats :



Mettre à jour les gabarits de contrats (clauses de non-sollicitation, ententes de confidentialité) et assister dans la gestion des renouvellements d'assurances et des options d'achat d'actions (409A).

Finances et Subventions

- Liaisons avec nos comptables: suivi des feuilles de temps des employés, facture des fournisseurs, activation assurance, stock option plan des employés, etc.
- Suivi des dépenses : Réviser les dépenses mensuelles (cartes de crédit, factures des consultants) et faire la chasse aux factures manquantes.
- Gestion des fournisseurs : Évaluer et renouveler nos abonnements et licences annuelles en cherchant toujours à optimiser les coûts.
- Subventions : Assurer un suivi rigoureux des budgets et participer à la reddition de comptes gouvernementale (ex: FMC, crédit d’impots).

Le profil recherché :

- Expérience : 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle administratif, de coordination de bureau ou d'opérations (une expérience en studio de jeu vidéo, tech ou agence est un atout majeur).
- Passion pour l'IA : Tu as un fort intérêt pour l'intelligence artificielle. Tu utilises déjà des outils comme ChatGPT ou Claude pour optimiser ton travail et tu aimes configurer des automatisations.
- Rigueur et Autonomie : Tu es capable de prendre un dossier en main du début à la fin sans micro-gestion. Tu sais où se trouve "la source de vérité" dans tes documents.
- Discrétion : Tu es habitué(e) à manipuler des informations confidentielles (finances, RH, contrats).
- Langues : Excellente maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral), compte tenu de la nature de nos contrats et de nos partenaires.

Conditions de travail :

- Salaire entre 50 000$ et 65 000$ selon l’expérience.
- Télétravail à 100 %, possibilité de coworking à Montréal et rencontres d'équipe en personne à Montréal
- Temps plein.
- Horaire réellement adaptable.
- 3 semaines de vacances + 1 semaine à Noël.
- Assurances collectives.
- Liberté créative et grande autonomie.

📌 Adjoint(e) Administratif(ve) et Opérations (Niveau Intermédiaire) - Domaine Jeux Vidéo
🏢 Squido Studio
📍 Quebec City