Résumé du poste

L’adjoint(e) administratif(ve) relève du directeur général de la fabrique. Il/elle est responsable de superviser les activités administratives du bureau, notamment les communications avec les clients (téléphone et courriel), la gestion du programme de collecte de fonds avec les clients, le décompte de la caisse de sécurité, ainsi que le soutien au traitement des comptes à recevoir et à la préparation des états des profits et pertes (P&L;).

Responsabilités

· Ouvrir et trier tous les courriels d, notamment en vérifiant les courriels indésirables, et les organiser en conséquence.

· Répondre aux courriels nécessitant une intervention et s’assurer que tous les autres courriels sont transmis à la personne appropriée.

· Consulter tous les messages vocaux et les organiser en fonction de la date, de l’heure, du nom et du numéro de téléphone de l’appelant.

· Répondre à tous les appels entrants et prendre les mesures nécessaires.

· Effectuer le décompte de la caisse de sécurité au moins deux fois par quart de travail.

· S’assurer que les heures prévues à l’horaire sont enregistrées dans le P&L; hebdomadaire.

· Imprimer toutes les factures reçues et les saisir dans les systèmes d’inventaire et de P&L.;

· S’assurer que les données du P&L; et de l’inventaire sont équilibrées et concordantes.

· Estampiller et numériser toutes les factures traitées et les sauvegarder dans le dossier approprié.

· Effectuer le rapprochement des pauses de la semaine en cours.

· S’assurer que les factures de la semaine précédente sont traitées et transmises au service de la comptabilité.

· Gérer le programme de collecte de fonds du restaurant en coordonnant les capacités et les horaires de collecte de fonds, en maintenant les communications avec les clients,



et en traitant les paiements liés aux activités de collecte de fonds.

Autres exigences

· Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent.

· Être en mesure de travailler quotidiennement en étroite collaboration avec l’équipe de gestion.

· Travailler au bureau pendant chaque quart de travail.

· Soutenir les équipes sur le plancher et leur apporter de l’aide au besoin.

· Excellentes aptitudes en communication, en gestion de plusieurs tâches et en résolution de problèmes.

· Excellentes compétences organisationnelles et en relations avec la clientèle.

· Souci du détail, attitude positive et grande éthique de travail.

· Être capable de travailler de façon autonome ainsi qu’en équipe.

· Être chaleureux(se), accueillant(e) et posséder de bonnes aptitudes interpersonnelles.

· Être capable de suivre des directives écrites et verbales en anglais.

· Posséder de bonnes compétences en informatique, en lecture et en mathématiques.

· Faire preuve de flexibilité pour travailler différents quarts de travail, y compris les fins de semaine et les jours fériés.

Job Summary

Join our energetic team as a Krispy Kreme Store Admin, where you will be the heartbeat of our bustling doughnut factory store! The Office Admin reports to the General Manager of the store. The Office Admin will oversee the office activities as it relates to customer contact (phone and email),



managing the fund raising program with customers, safe count, assisting in processing receivables and P&L; preparation.

Responsibilities:

- Open all store email and organize accordingly including verifying junk email
- Respond to applicable email and ensure that all other email is addressed by appropriate person.
- Review all voice mail messages and organize by date, time, name and number of caller
- Answer all incoming calls and address as needed
- Count the safe minimum two times during each shift
- Ensure hours of schedule are recorded onto weekly P&L;
- Print any incoming invoices and enter into Inventory and P&L;
- Ensure that P&L; and Inventory balance
- Stamp and scan all processed invoices and save in a folder
- Reconcile breaks from the current week
- Ensure previous week invoices are processed and sent to accounting
- Manage the store’s fund raising program by coordinating fundraising capacity and scheduling and maintaining contact with customers and process fundraising payments

Other Requirements: · High school diploma or equivalent

· Will be required to work closely with the management team on a daily basis.

· Work in the office for each shift

· Strong communication, multi-tasking, and problem-solving skills

· Excellent organizational and customer relation skills

· Attention to detail, positive attitude, and strong work ethic

· Can reliably work alone and as part of a team

· Friendly with good interpersonal skills

· Able to follow written and verbal instructions in English

· Computer, reading and math skills

· Flexibility to work variety of shifts including evenings, weekends and holidays

Rémunération : 20,00$ à 22,00$ par heure

Heures prévues : 40.0 par semaine

Lieu du poste : En présentiel

📌 administrateur du magasin Krispy Kreme/Krispy Kreme Store Admin (Quebec City)
🏢 Krispy Kreme
📍 Quebec City