Objectif du poste Premier point de contact ds lentre dans le studio de Montral, le coordinateur de studio joue un rle essentiel dans lexprience, lorganisation et le bien-tre au sein de lespace de travail de lentreprise.

Dot dun esprit dinitiative, il prend plaisir crer et maintenir des systmes, se plonger dans la planification de projets et matriser les dtails.

Le coordinateur de studio est ainsi un maillon essentiel de tous les projets qui nous sont confis.

Responsabilits Exprience client Assurer la liaison avec les clients se rendant au studio de Montral ; faciliter les rservations dhtel et de voyage Organiser la remise de kits de bienvenue et dautres avantages selon les besoins, en collaboration avec lquipe marketing Organiser la restauration et rpondre aux besoins spcifiques pour les runions au bureau avec les clients et les invits Assurer le suivi auprs des clients et des invits avant leur visite afin de les prparer, de leur offrir une assistance et de sassurer quils se sentent les bienvenus et attendus Proposer des visites guides soignes des locaux selon les besoins (mme en labsence daccueil, faire appel des personnes qualifies pour assurer les visites) Accueillir chaque personne se rendant au Studio de Montral comme un invit de marque et lui fournir des indications claires (clients, fournisseurs, personnel charg des visites) Offrir un environnement accueillant aux invits visitant nos locaux.

Veiller un accueil rapide, respecter les procdures denregistrement larrive et au dpart, fournir des badges si ncessaire et communiquer toutes les informations indispensables une visite fructueuse Offrir un accueil chaleureux aux visiteurs de nos locaux.

Veiller un accueil rapide, respecter les procdures denregistrement larrive et au dpart, remettre des badges si ncessaire et fournir toutes les informations indispensables une visite fructueuse Participer aux tches administratives gnrales, qui peuvent inclure lorganisation et la commande des djeuners, la gestion de projets spciaux et le traitement des demandes ponctuelles des clients selon les instructions (organisation de services de transport, rservations dhtel, etc.) Apprendre connatre les clients VIP, les clients rguliers, les fournisseurs, etc., et tablir de bonnes relations de travail Prparer le comptoir daccueil pour traiter rapidement les appels entrants (dans les 3 sonneries), enregistrer les appels dans le CRM des fins de suivi et de rfrence ultrieure Consulter la base de donnes clients (CRM) si ncessaire pour valuer les besoins Grer les espaces de ce studio Grer lexprience daccueil et lamnagement de lentre pour accueillir tous les visiteurs et garantir un processus fluide dentre, denregistrement et dattente Grer la rservation, linstallation et le rangement des bureaux partags et des salles de confrence du studio de Montral Grer le rapprovisionnement en fournitures de bureau au sein du studio de Montral Outre les fournitures de bureau, grer galement les provisions de cuisine.

Grer les projets urgents et confidentiels la demande ou selon les instructions de la direction Collaborer avec lquipe de gestion des installations pour veiller ce que les espaces de bureau et les salles de confrence restent en ordre Collaborer avec lquipe GTS pour sassurer que lquipement technique ncessaire dans les espaces de bureau et les salles de confrence est install et fonctionne correctement Traiter les factures entrantes en vue de leur paiement.

Grer les badges daccs au btiment et au parking.

Tenir jour une liste active des employs consulter pour les demandes tlphoniques ne figurant pas dans le systme, ainsi que pour assurer la scurit de la rception face aux personnes rcemment licencies.

Grer une carte de crdit et traiter les dpenses mensuelles en vue de leur validation.

Trier tout le courrier et le distribuer dans lensemble de lentreprise.

Tenir jour une liste active des numros Ne pas appeler .

Assurer le remplacement au niveau des oprations : veiller ce que les lumires soient allumes, faire la vaisselle, rapprovisionner le stock de caf et dustensiles.

Assurer le remplacement au service des ressources humaines : aider lintgration, au dpart et lorientation des nouvelles recrues.

Traiter les demandes de cartes de visite.

Gestion des installations Entretenir les locaux afin de crer un environnement de vie et de travail sain.

Participer llaboration de nouvelles procdures et proposer des optimisations des procdures existantes.

Inspecter,



entretenir et effectuer des rparations mineures dans les btiments et les espaces extrieurs de lentreprise.

Effectuer divers travaux de rparation, notamment la peinture, le remplacement de quincaillerie, le montage de matriel de bureau, etc.

Collaborer avec GTS pour assurer la maintenance des systmes tlphoniques et dalarme.

Grer les systmes daccs aux btiments (systmes de distribution de cls et de cartes) Coordonner lentretien courant des locaux (CVC, planning de nettoyage rgulier, etc.) Rpondre aux problmes lis aux locaux et coordonner leur rsolution (en faisant appel des experts hautement qualifis si ncessaire) Veiller la propret quotidienne gnrale des bureaux et des cuisines (vider les poubelles, nettoyer les vitres, balayer les trottoirs, etc.) Commander, rapprovisionner et tenir jour linventaire de toutes les fournitures de nettoyage et daccueil.

Achats tablir et traiter les bons de commande, assurer le suivi auprs des fournisseurs et tenir jour les informations dans le systme ERP.

Effectuer les achats ncessaires auprs des fournisseurs.

Grer la facturation des achats effectus (validations, codage, envoi pour validation).

Trier et transmettre les factures aux personnes concernes.

Ouvrir des comptes dentreprise et entretenir les relations avec nos fournisseurs habituels.

Exigences du poste 3 ans d''exprience professionnelle pertinente ; une exprience dans le secteur du divertissement serait un atout Diplme universitaire Connaissance du franais et matrise de l''anglais Excellentes comptences en matire de planification et dorganisation, avec une capacit anticiper et sadapter avec souplesse aux changements Excellent jugement, bon sens, discrtion, respect de la confidentialit et esprit de dcision Sang-froid face la pression, imperturbable et capable daborder les problmes avec calme Capacit crer une atmosphre positive et innovante Esprit dinitiative et sens aigu des responsabilits Approche optimiste et axe sur les rsultats face aux situations difficiles.

Trs crdible, stratgique, diplomate et proactif. A le sens de lorganisation et le souci du dtail Capacit travailler en permanence avec un sens de lurgence sans perdre de vue les dtails Esprit dquipe et de collaboration.

Intrt marqu pour lintgrit du poste Sensibilit culturelle ; capacit travailler avec des cultures diverses et des quipes multignrationnelles --------------------------------------------------------- Position Purpose The first point of contact upon entering the Montreal studio, the Studio Coordinator plays a pivotal role in contributing to the experience, organization and wellbeing of the companys workspace. A self-starter who thrives on creating and maintaining systems, digging into planning projects and mastering details, the Studio Coordinator is a linchpin in any and all projects that come through our doors.

Responsibilities Guest experience Liaise with clients coming to Montreal Studio; support reservations for hotel and travel Arrange for welcome packages and other perks as needed, alongside marketing Organize catering and special needs for in-office meetings with clients and guests Following up with clients and guests ahead of their visit to prepare them, offer assistance, and ensure they feel welcomed and expected Provide polished facility tours as needed (even if not hosting, arrange qualified individuals to give tours) Greet everyone who comes to the Montreal Studio as a VIP and provide intuitive guidance (clients, vendors, tour staff) Provide a welcome environment for guests visiting our buildings.

Ensure a prompt welcome, follow sign-in and sign-out process, provide badges when needed, and provide any information necessary for a productive visit Provide a welcome environment for guests visiting our buildings.

Ensure a prompt welcome, follow sign-in and sign-out process, provide badges when needed, and provide any information necessary for a productive visit Assist with general administrative duties which may include organizing and ordering lunches, special projects, and ad hoc client requests as assigned (arranging car service, hotel arrangements, etc.).

Develop an understanding of VIP clients, repeat clients, vendors, etc.



and develop good working relationships Set up reception desk to handle incoming phone calls promptly (within 3 rings), log calls for tracking and future reference inside the CRM Access client information database (CRM) as needed to triage needs Own and manage this Studio spaces Own the front door experience and layout for welcoming all visitors and ensuring an easy process for entry/signing in/waiting area Own ''Hot Desk'' and Conference Room booking, set-up and tear down for the Montreal Studio Own the stocking of Office Supplies in the Montreal Studio facility In addition to office supplies, also Maintain Kitchen supplies.

Handle time-sensitive and confidential projects as requested or required by Executives Work alongside Facilities Management Team to ensure the office areas and conference rooms remain tidy Work alongside GTS Team to ensure the tech. needed in office areas and conference rooms is setup and working Process incoming invoices for payment.

Track access badges to the building and parking Maintain an active Employee roster to reference for phone requests that are not in the system, as well as safety for the front desk with recently terminated.

Maintain a credit card and process monthly expenses for approval.

Sort all mail anddistribute it throughout the company.

Maintain an active ''Do Not Call'' list Backup for Operations, lights on, doing dishes, stocking coffee and utensils.

Backup for HR, help with onboarding, offboarding and orientations for new hires Process incoming requests for Business cards.

Facility Management Maintaining spaces to create a healthy living and working environment Participate in the development of new procedures and propose optimisations to existing procedure Inspects, maintains, and makes minor repairs to the buildings and grounds for the company.

Perform various repair work to include painting, replace hardware, assemble office equipment, etc.

Work with GTS to maintain phone and alarm systems.

Maintains building access systems (key and card distributions systems) Coordination of routine facility maintenance (HVAC, regular cleaning schedule, etc) Responds to facility issues and coordinate resolutions (liaison to highly skilled experts if necessary) Maintain overall day to day cleanliness of the offices and kitchens (empty trash, clean windows, sweep sidewalks, etc) Order, restock and keep current inventory of all cleaning and hospitality supplies.

Purchasing Produce and process purchase orders, follow up with suppliers and keep information up to date in the ERP system Make the necessary purchases from suppliers Manage the invoicing of purchases made (validations, coding, sending for approvals) Sort and communicate invoices to the appropriate people Open corporate accounts and maintain relationships with our regular suppliers Shipping/Receiving Responsible for the receiving and shipping area of the studio Prepare packages for shipment and follow up with delivery services Receive incoming packages, code, inventory and forward to the appropriate people Follow up on deliveries to be received Perform assigned duties according to the policies and expectations prescribed by the company.

To perform this position successfully, each essential responsibility/accountability must be fulfilled satisfactorily.

Reasonable accommodations may be made to enable an individual with disabilities to perform the responsibilities and accountabilities outlined above.

Other duties may be assigned to meet business needs.

Position Requirements 3 years relevant work experience, entertainment experience is a plus College diploma Knowledge of French and fluency in English Highly developed planning and organizing skills, with the ability to anticipate and nimbly react to change Superb judgment, common sense, discretion, confidentiality, and decisiveness Poised under pressure, unflappable with a calm approach to problems Creates a positive and innovative atmosphere Exercises initiative and possesses a sterling sense of accountability Takes an optimistic and results-oriented approach to challenging situations.

Highly credible, strategic, diplomatic, and proactive.

Has an eye for organization and attention to detail Ability to consistently operate with a sense of urgency while not losing sight of the details A team player/cooperative.

Vested interest in the integrity of the position Culturally sensitive; ability to work with diverse cultures and multi-generational teams #LI-AB1

📌 Coordonnateur (trice) de Studio / Studio Coordinator (Montreal)
🏢 Tait
📍 Montreal