FULL TIME ADMINISTRATIVE SUPPORT STAFF (One year contract with possibility of extension) The United Steelworkers is seeking a smart, energetic and well-organized support staff person to join the union’s Family and Community Education Fund (FCEF), working in person at the Canadian National Office in Toronto. The position is for a One year term, effective immediately, with possibility of extension. At least 2 to 3 years of work experience in administrative support Excellent Microsoft 365 computer skills o Word (including tables, mail merges, styles, tracking, formatting) Excel (including creating and editing spreadsheets, researching formatting issues and formulas, troubleshooting) SharePoint and OneDrive (including cloud drive file maintenance) o PowerPoint (including formatting, editing, troubleshooting) Bilingualism is a strong asset for this position.

We will also consider the following qualifications to be assets when selecting the successful applicant: Experience with: minute taking, using PDF editors, setting up Zoom meetings & webinars, using database software, and posting to WordPress websites Proofreading certification, or experience with proofreading and/or copyediting in English Experience in the labour movement, and/or commitment to or interest in human rights and equity issues Core duties of the FCEF support staff include, but are not limited to: Providing administrative, organizational, basic accounting, and clerical support to the FCEF team, accommodating different requirements, methods, and deadlines Tracking all project applications and related correspondence; entering relevant information in database and saving documents in electronic filing system Maintaining accurate and up-to-date electronic contact information and databases and exporting data as required Ensuring timely payment of all FECF invoices, preparing expense reimbursements and reconciling associated accounts in conjunction with other National Office staff Assisting with setting and adhering to timelines to ensure deadlines are met Drafting correspondence, editing and copyediting, formatting, and finalizing documents Effectively using Outlook calendars and Zoom to communicate, schedule,



and organize hybrid videoconferencing meetings within the Family and Community Education Fund Assisting Fund stakeholders in making travel arrangements and in filing travel-related expenses Sorting and distributing incoming FCEF mail, processing outgoing mail Editing FCEF web content as required Assisting other departments in the Canadian National office as required, including with collating and stuffing bulk mailings Providing reception relief as needed Proofreading documents for the FCEF and from other departments (in the case of a bilingual person, proofreading in English and French) Provide general office support or support for other Departments as requested by the Administrative Assistant or Office Coordinator The successful applicant is expected to use initiative and organizational skills to help ensure the smooth running of the Family and Community Education Fund. USW is committed to employment equity and encourages applications from members of equality deserving groups, including women, racialized people, Aboriginal people, people living with disabilities, as well as members of the 2SLGBTQIA+ community. POSTE DE PERSONNE DE SOUTIEN ADMINISTRATIF À TEMPS PLEIN (Contrat d’un an avec possibilité de prolongation) Le Syndicat des Métallos recherche une personne de soutien intelligente, énergique et bien organisée pour rejoindre le Fonds d'éducation familiale et communautaire (FEFC) du syndicat, travaillant en personne au bureau national canadien à Toronto.

Au moins 2 à 3 ans d’expérience de travail de soutien administratif D’excellentes compétences informatiques dans l’utilisation des logiciels Microsoft 365o Word (y compris les tableaux, les multipostages, les styles, les outils de révision et le formatage) Excel (incluant la création et la révision de tableurs, la recherche de solutions aux problèmes de formules et de formatage, et le dépannage)



SharePoint et OneDrive (y compris la maintenance des fichiers du disque cloud)o PowerPoint (y compris formater, réviser, dépanner) Expérience avec : la prise de procès-verbaux, l'utilisation d'éditeurs PDF, la mise en place de réunions Zoom et de webinaires, l'utilisation d'un logiciel de base de données, et la publication sur des sites WordPress Certification en correction d’épreuves, ou expérience en révision en anglais et en français Fournir un soutien administratif, clérical, organisationnel et comptable à l'équipe du FEFC, en tenant compte de différentes exigences, méthodes et échéances Assurer un suivi de toutes les demandes de projet et de la correspondance associée; saisie des informations pertinentes dans la base de données et sauvegarde des documents dans le système de classement électronique Voir au paiement des factures reliées au FEFC, traiter les remboursements, et réconcilier les comptes associés en collaboration avec d'autres membres du personnel du bureau national. S’occuper de l’édition du contenu web du FEFC au besoin Aider d’autres services du bureau national canadien au besoin, notamment lors d’envois postaux en vrac Remplacer à la réception au besoin Effectuer la correction d’épreuve des documents du FEFC en anglais et en français et de d’autres service du bureau national (en cas de personne bilingue) Fournir un soutien général au bureau ou un soutien à d’autres services sur demande de l’Adjointe administrative ou de la Coordonnatrice de bureau La personne retenue doit faire preuve d'initiative et de compétences organisationnelles pour assurer le bon fonctionnement du Fonds d'éducation familiale et communautaire. Le Syndicat des Métallos offre à la personne retenue une rémunération équitable, proportionnelle à l'expérience, allant de 61 322,20 $ à 73 176,66 $ par année, ainsi que des avantages médicaux compétitifs. À titre d’employeur souscrivant au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de membres de groupes méritant l'égalité, y compris les femmes, les personnes racialisées, les Autochtones, les personnes vivant en situation de handicap, ainsi que les membres de la communauté 2SLGBTQIA+. #

📌 Administrative Support Staff (Temporary Full-Time) (Toronto)
🏢 United Steelworkers
📍 Toronto