Notre équipe est à la recherche d’une personne très organisée, proactive et axée sur le service au poste d’adjoint·e administratif·ve pour soutenir l’équipe de direction et les opérations du bureau de Montréal. La personne offrira un soutien administratif, de coordination et opérationnel dans un large éventail d’activités, contribuant ainsi au bon fonctionnement quotidien du bureau. Elle devra établir des relations solides au sein de l’entreprise, faire preuve de bon jugement et offrir un soutien fiable à la direction, aux activités de développement des affaires, aux tâches administratives et aux initiatives en matière de santé, sécurité, environnement et qualité.

La maitrise du français, à l’oral comme à l’écrit, est essentielle. La maitrise d’une autre langue peut être exigée pour communiquer avec des collègues, des partenaires d’affaires et notre clientèle à l’extérieur du Québec. Ce poste représente une belle occasion pour une personne d’expérience en administration d’élargir son champ d’expertise et de contribuer à une variété d’activités clés, dont le soutien à la direction, les tâches administratives, l’organisation d’évènements, le développement des affaires et les programmes de santé et sécurité au travail, au sein d’un environnement axé sur la collaboration.

Préparer les ordres du jour, les documents de réunion, les procès-verbaux et les listes de suivi, et veiller à ce que les actions et les engagements fassent l’objet d’un suivi en temps opportun. · Tenir à jour les systèmes de classement électronique, les dossiers et les renseignements administratifs du bureau. · Soutenir les activités du bureau en coordonnant les demandes administratives et en contribuant au bon déroulement des activités quotidiennes. · Assurer la gestion des déplacements, des allocations de dépenses, des factures et d’autres processus administratifs à l’aide des systèmes de l’entreprise. · Contribuer aux activités de développement des affaires en assurant la mise à jour des données du CRM, la coordination des réunions, la réalisation de recherches de base et la préparation de propositions et de documents destinés à la clientèle. · Fournir un soutien administratif aux activités liées à la santé, à la sécurité, à l’environnement et à la qualité, notamment par la tenue des dossiers, la coordination des réunions, le suivi des formations et des exigences de conformité, l’appui aux exercices d’urgence et la mise à jour de la documentation. · Établir des relations de collaboration au sein du bureau et offrir un soutien réactif aux membres de la direction, aux équipes de projet et aux collègues. · Identifier les occasions d’améliorer les processus administratifs,



l’organisation du travail et l’efficacité des équipes. · Être basé·e à Montréal et disponible pour travailler au bureau. · Posséder de trois à cinq ans d’expérience dans un poste administratif, de coordination de bureau, de soutien à une équipe ou à la direction. · Détenir un diplôme d’études professionnelles ou collégiales, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience en administration des affaires ou dans un domaine connexe. · Posséder d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale en français ; la maitrise d ’ une autre langue peut ê tre exig é e selon les besoins, notamment pour r é diger, r é viser et coordonner des communications professionnelles avec des coll è gues, des partenaires d ’ affaires et notre client è le à l ’ ext é rieur du Qu é bec. · Excellente maitrise de la suite Microsoft365, notamment Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint. · Grand souci du détail et engagement à produire un travail soigné et de grande qualité. · Aisance à apprendre de nouvelles technologies et à utiliser divers systèmes d’entreprise, y compris les plateformes de CRM et les outils de gestion des dépenses. · En plus d’un salaire compétitif, équitable et juste, nous offrons une carrière où chaque membre peut développer son appartenance, évoluer et s’épanouir — grâce à des avantages qui soutiennent la santé et le bienêtre, un large éventail de possibilités d’apprentissage et de nombreuses façons d’avoir un effet positif à travers le travail accompli. Nous sommes détenus en fiducie au nom de nos membres, ce qui nous donne la liberté, avec responsabilité personnelle, de définir notre propre direction et de choisir des projets alignés sur notre raison d’être et qui enrichissent l’héritage d’Arup. Nos membres collaborent sur des projets ambitieux pour livrer des résultats remarquables pour nos clients et nos communautés.

Des avantages sociaux concurrentiels — Arup offre un programme d ’ avantages sociaux g é n é reux et complet destin é aux employ é s et à leurs familles. Ceux-ci sont couverts à 100 % par Arup, à l ’ exception de l ’ assurance vie facultative. À titre d’employé estimé d’Arup, vous pouvez également souscrire à notre régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER)



— avec contribution équivalente de 5% de l’employeur — vous permettant ainsi d’épargner pour l’avenir. Veuillez prendre note que la fourchette salariale s’appliquant aux candidats qui travaillent à l’extérieur du bureau de Montréal peut varier.

Formule de travail versatile — Nous croyons que la formule de travail flexible favorise un cadre plus inclusif qui soutient notre engagement envers la diversit é et le bien ê tre de nos membres. Parmi les options proposées, notons l ’ horaire de travail r é am é nag é , r é duit ou à temps partiel, ou la possibilité de travailler à distance (t é l é travail) pendant une portion de votre semaine de travail. Diversité et inclusion Chaque candidat à un emploi sera traité de manière égale, équitable et respectueuse en ce qui concerne la race, la couleur, l’ascendance, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, la grossesse, l’état civil, l’âge (sauf dans les cas prévus par la loi), la croyance/religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique ou nationale, le handicap, le casier judiciaire ayant fait l’objet d’un pardon, la condition sociale (état matrimonial ou familial, réception d’une aide sociale) et tout autre motif protégé par la législation applicable en matière de droits de la personne.

Guidés par nos valeurs et en accord avec les Objectifs de développement durable de l’ONU, nous créons et contribuons à des espaces et systèmes équitables, tout en cultivant un sentiment d’appartenance pour tous. Nos réseaux internes soutiennent notre culture inclusive: de la diversité culturelle et ethnique à l’équité de genre, en passant par l’inclusion LGBTQ+ et le handicap — nous visons à créer un espace où vous pouvez vous exprimer et faire une différence positive. Nos réseaux internes d’employés soutiennent pleinement notre culture inclusive, s’agissant de race, d’ethnicité, de collaboration interculturelle, d’équité des genres et d’inclusion des personnes LGBTQ+ et handicapées.

Le bureau d’Arup à Montréal est situé sur le territoire traditionnel non cédé des nations autochtones Haudenosaunee, Kanien’kehá:ka et Anishinaabeg. Nous passerons en revue les candidatures pour ce poste sur une base continue. Arup accorde à tous les candidats qualifiés un traitement équitable en matière d’emploi sans discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, la nationalité, le statut d’ancien combattant, le statut de conjoint d’un ancien combattant ou le handicap.

Restez vigilant en ligne. Les fraudes liées au recrutement sont en hausse, et le nom, le logo et l’image de marque d’Arup ont été utilisés dans des annonces frauduleuses.

📌 Assistant administratif en téletravail h/f (Montreal)
🏢 Arup
📍 Montreal