Soutien administratif Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires): Faculté/Service - Département Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures.

Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore ! Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Offrir un soutien et effectuer diverses tâches visant à appuyer les opérations administratives d’un département, un programme spécifique ou un évènement, tout en assurant la conformité aux politiques et procédures connexes.

Tâches administratives : Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du département/programme/événement, comme la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et préparation de divers documents, la gestion des calendriers et la gestion du courrier, tout en s’assurant de rencontrer les standards de qualité de l’Université dans son travail.

Organisation des rencontres : Fournir un appui administratif dans l’organisation et la coordination des rencontres et événements dans le but d’assurer leur bon déroulement. À cette fin, faire la réservation des salles de rencontre,



faire les arrangements nécessaires avec les traiteurs, préparer les ordres du jour ainsi que tous autres documents. répondre de façon adéquate aux demandes de renseignements générales des clients et les guider dans l’application des procédures internes générales du département/programme/événement dans le but d’offrir un service de haute qualité. Les demandes de renseignements peuvent provenir et être réglées en personne, par courriel, par téléphone ou par courrier.

Achats et contrôle des stocks : Effectuer des achats décentralisés des biens et des services pour le département/programme/événement, par bon de commande ou par carte de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes.

Production de rapports : Fournir divers rapports de nature easy, selon un calendrier fixe et de façon ponctuelle, sur les activités du département/programme/événement afin de soutenir les opérations courantes et la planification stratégique. Au besoin, déléguer des tâches à des subalternes, normalement des étudiants embauchés sous le Régime travail-études (RTE), et s’assurer qu’elles sont complétées selon les normes et directives données. Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.

Bilinguisme : français et anglais (oral et écrit). Pour être considérés pour ce poste, les candidats doivent obtenir au minimum un niveau Avancé faible en compréhension orale et en compréhension écrite dans leur deuxième langue officielle.



Ce niveau est déterminé au moyen d’un test de compétence administré par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme.

Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel. Expérience dans la rédaction administrative bilingue. Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa : Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler.

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa. Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés.

Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes. #

📌 Assistant administratif - TEMPORAIRE H/F (Ottawa)
🏢 University of Ottawa
📍 Ottawa