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Sommaire Du Poste

Sous la direction du supérieur immédiat, organiser, distribuer et vérifier le travail d’autres employés et participer à leur formation. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes informatisés.

Principales Responsabilités

- Superviser les activités quotidiennes de l’unité ou du département. Fixer lespriorités et établir le calendrier des projets. Collaborer à l’élaboration et à la mise en œuvre de projets, de procédures et de méthodes de travail. Formuler des changements de procédure en vue d'accroître l'efficacité de l'unité, y compris des recommandations quant aux besoins en personnel. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.

- Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre des problèmes complexes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes

- Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication. Rédiger des lettres et d’autres documents courts de nature complexe. Formater des documents, en vérifier l’exactitude et en corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports et des notes de service. Signer certains documents.

- Préparer les budgets ou les propositions de budget. Formuler des recommandations répondant aux problèmes courants. Administrer les comptes de l’unité. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes.

Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.

- Tenir à jour les dossiers des employés et remplir la documentation relative aux paiements, aux avis, aux nominations, aux promotions, aux congés sabbatiques, aux absences, de même que d’autres formulaires administratifs.



Expliquer les procédures à suivre. Veiller au respect des échéances
- Participer aux activités liées aux affaires étudiantes comme l’admission, la préinscription, l’inscription, l’aide financière et les questions relatives aux étudiants étrangers.

Assurer le suivi des inscriptions, des changements de cours, des rapports sur les mentions, des prêts, des bourses d’études et des bourses d’excellence. Soumettre les problèmes qui sont hors de son champ de compétences aux personnes-ressources ou aux responsables appropriés.

- Mettre à jour l’agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous, en rappeler les dates au superviseur et organiser le calendrier en fonction des priorités.
- Fournir des renseignements détaillés aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l’appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires.

Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d’une intervention d’une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.

- Préparer les fichiers, y joindre les documents connexes appropriés et chercher des renseignements, au besoin. Répondre aux demandes dans sa sphère de responsabilité. Noter les mesures à prendre et assurer un suivi.

- Planifier les réunions spéciales, communiquer avec les participants, préparer les documents pertinents et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l’ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.

- Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l’efficacité au sein de l’unité. Agir en tant que personne-ressource en matière d’utilisation de logiciels spécialisés.

Expliquer et montrer l’utilisation des logiciels, résoudre les problèmes qui relèvent de son domaine de compétence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement complexes et organiser l’archivage.

- Assurer la disponibilité des fournitures et de l’équipement et effectuer les achats. Faire réparer l’équipement de bureau.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative,



mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres Compétences Et/ou Aptitudes

Compétences avérées en matière d'organisation et d'établissement des priorités, avec une capacité prouvée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler dans des délais serrés dans un environnement où le rythme est soutenu.

Capacité avérée à rédiger de la correspondance, y compris des procès-verbaux de réunions, et à relire des documents en utilisant l'orthographe, la grammaire, la ponctuation et le formatage appropriés. Doit être débrouillard, axé sur le client et le service, avec une capacité démontrée à aider la haute direction, à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes. Précision et souci du détail démontrés.

Capacité avérée à coordonner l'organisation d'événements et de réunions.

Compétences avérées en matière de communication et capacité prouvée à transmettre et à recevoir des informations avec précision, tant par écrit que verbalement. Capacité avérée à travailler de manière autonome et en tant que membre d'une équipe. Faire preuve de discrétion dans le traitement des informations confidentielles.

Compétence dans un environnement informatique utilisant des bases de données spécialisées, le traitement de texte, les tableurs, les logiciels de présentation, le courrier électronique et l'Internet. Expérience de l'organisation de voyages et de tâches financières telles que les notes de frais, l'établissement de bons de commande et le paiement de factures. Anglais et français, parlé et écrit.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Administrative Supervisor

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

Date Limite Pour Postuler

2026-09-14

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].

📌 Coordonnateur administratif principal (Montreal)
🏢 McGill University
📍 Montreal