Job Overview:

- Provide high-level administrative support to senior executives.

- Serve as a gatekeeper for internal and external stakeholders.

- Support Managing Directors reporting to senior executives.

- Partner with the Chief of Staff/Chief Operating Officer for administrative coordination.

- Manage complex calendars and schedules across multiple time zones.

- Arrange domestic and international travel and manage expense claims.

- Coordinate webcasts, video, and teleconferences as needed.

- Plan and coordinate internal and external events, including Town Halls, team-building activities, and staff events.

- Manage agenda and logistics for VIP visitors.

- Prepare, modify, and distribute reports, invoices, and contracts.

- Ensure timely approvals and signatures.

- Assist with internal communications and coordinate with marketing communications when required.

- Complete projects and tasks as requested by senior executives.

Requirement/Must Have:

- 5–10 years of experience in an Executive Assistant role.

- Excellent written and verbal communication skills.

- Strong calendar management skills, including complex meeting coordination.

- Robust organizational and relationship management skills.

- Effective time management and prioritization abilities.

- Proficiency with MS Office and digital tools.

- Ability to manage confidential information with discretion.

- Positive attitude and strong team player.

- Ability to interact professionally with senior leaders.

Responsibilities:

- Provide comprehensive executive support.

- Coordinate and manage complex schedules and meetings.

- Plan and execute corporate events and meetings.

- Prepare and distribute reports and official communications.

- Assist in travel arrangements and expense management.

- Ensure compliance with approvals, documentation, and internal policies.

Skills:





- Excellent organizational and planning skills.

- Strong interpersonal and communication skills.

- Ability to handle sensitive and confidential information.

- Proficiency in digital productivity tools.

- Effective multitasking and problem-solving skills.

Qualification And Education:

- Undergraduate degree in a related business field.

- Minimum of 2 years of relevant Executive Assistant experience; 5+ years preferred.

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Aperçu du poste :

- Fournir un soutien administratif de haut niveau aux cadres supérieurs.

- Agir en tant que point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes.

- Soutenir les Directeurs Généraux relevant des cadres supérieurs.

- Collaborer avec le/la Chief of Staff / Chief Operating Officer pour la coordination administrative.

- Gérer des calendriers complexes et des plannings sur plusieurs fuseaux horaires.

- Organiser les déplacements nationaux et internationaux et gérer les notes de frais.

- Coordonner les webcasts, vidéoconférences et téléconférences selon les besoins.

- Planifier et coordonner des événements internes et externes, y compris les réunions générales (Town Halls), les activités de team-building et les événements du personnel.

- Gérer l'agenda et la logistique des visiteurs VIP.

- Préparer, modifier et distribuer des rapports, factures et contrats.

- Assurer l'obtention des approbations et signatures dans les délais.





- Participer aux communications internes et collaborer avec l'équipe de communication marketing si nécessaire.

- Réaliser des projets et tâches à la demande des cadres supérieurs.

Exigences / Compétences requises :

- 5 à 10 ans d'expérience en tant qu'Assistant(e) de Direction.

- Excellentes compétences en communication écrite et orale.

- Solides compétences en gestion d'agenda, y compris la coordination de réunions complexes.

- Excellentes capacités d'organisation et de gestion des relations.

- Bonne gestion du temps et sens des priorités.

- Maîtrise de MS Office et des outils numériques.

- Capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion.

- Attitude positive et esprit d'équipe.

- Capacité à interagir de manière professionnelle avec des cadres supérieurs.

Responsabilités :

- Fournir un soutien exécutif complet.

- Coordonner et gérer des agendas et réunions complexes.

- Planifier et exécuter des événements et réunions d'entreprise.

- Préparer et distribuer des rapports et communications officielles.

- Aider à l'organisation des déplacements et à la gestion des notes de frais.

- Assurer la conformité des approbations, de la documentation et des politiques internes.

Compétences :

- Excellentes compétences organisationnelles et de planification.

- Solides compétences interpersonnelles et en communication.

- Capacité à gérer des informations sensibles et confidentielles.

- Maîtrise des outils de productivité numériques.

- Capacité à gérer plusieurs tâches et à résoudre des problèmes efficacement.

Qualifications et formation :

- Diplôme universitaire dans un domaine lié aux affaires.

- Minimum de 2 ans d'expérience pertinente en tant qu'Assistant(e) de Direction ; 5 ans ou plus préférés.

📌 Executive Assistant - Assistant(e) de direction (Montreal)
🏢 Cynet Systems
📍 Montreal