Position Overview
The hiring salary range for this position is from $75,704.85 to $87,014.85 This position provides administrative and coordination support to the Chief Medical Officer (or delegate), faculty, and trainees to enable the effective delivery of residency and/or fellowship training programs. This role is integral to timely trainee recruitment and onboarding, learner registration and compliance tracking, accurate maintenance of confidential trainee records, scheduling of rotations and teaching activities, and the administration of assessments and evaluations. The Program Administrator also supports committee meetings and documentation, assists with accreditation and program reviews, supports the appointment process, and serves as a first point of contact for trainee inquiries, directing learners to appropriate resources and supports.
Key accountabilities include Academic Administration and Coordination Supports the trainee selection and recruitment process
Coordinates onboarding and registration activities for recent trainees, including tracking required documentation and compliance requirements in collaboration with relevant internal offices and clinical sites
Maintains accurate, complete, and confidential trainee files and program records; establishes and maintains electronic and paper filing systems, including archiving in accordance with retention requirements
Coordinates and tracks trainee leave requests and supports completion of training verification requests
Develops, updates, and communicates trainee schedules (e.g., rotations, call, electives, and off-service schedules), resolves scheduling conflicts, and supports equitable scheduling practices
Acts as a central point of contact for general postgraduate medical education inquiries and liaises with internal departments, clinical sites, and external organizations as required (e.g., partner institutions, regulatory bodies, specialty organizations, and matching services)
Serves as an initial point of contact for trainees seeking administrative assistance and, where appropriate, directs trainees to relevant supports and resources while maintaining discretion and confidentiality
Escalates concerns to the Chief Medical Officer (or delegate) as appropriate, recognizing the boundaries of the role and the need to involve clinical and learner support services when required
Tracks emerging issues, deadlines, and action items related to program operations and supports timely follow-up with stakeholders
Committee, Event, and Teaching Activity Support Organizes and supports program committees and meetings (e.g., residency/fellowship training committees and competency committees), including scheduling, agenda preparation, distribution of materials, and follow-up on action items
Attends meetings as required, records minutes, and prepares meeting documentation for review/approval and distribution
Coordinates planning and delivery of teaching activities and events (e.g., academic days, rounds, workshops, examinations/OSCEs, retreats, research days, and award activities), including rooms, technology, speakers, and materials
Supports virtual and in-person learning logistics, including coordinating videoconferencing/web conferencing and ensuring basic readiness of required audiovisual/technology resources
Maintains committee and program documentation and ensures materials are appropriately organized, version-controlled, and archived
Financial Administration Supports development and monitoring of education-related budgets, including tracking expenditures, reconciling accounts, and preparing variance updates and summary reports
Processes and tracks education-related financial transactions (e.g., invoices, reimbursements, deposits, and internal chargebacks) in accordance with organizational policies and approval requirements
Administers and tracks distribution of learner education funds (e.g., travel/education funds, grants, or other program allocations) and supports required reporting
Coordinates, as required, with external partners and sponsors regarding education-related financial support, ensuring documentation is maintained and funds are managed in accordance with applicable requirements
Document Management and Office Administration Prepares, formats and edits a range of documents – memos, correspondence, reports, training materials, presentations, spreadsheets, lectures, posters, manuscripts, policies, procedures, research applications, accreditation processes
Creates, or assists with creation, of forms and templates
Maintains tracking systems for documents and deliverables
Maintains databases and filing systems including file set up, data entry, data validation and archiving
Arranges for translation services
Completes internet searches to identify and retrieve information, reports, publications, etc.
Triages and tracks incoming mail and email for response and action
Photocopies, faxes and scans a range of documents and information
Arranges for courier / mail services
Assessments, Evaluations, and Learner Progression Coordinates administrative processes related to trainee assessments and evaluations, including distributing tools/forms, monitoring completion, and collating information for trainee files and program reporting
Supports trainee review meetings and related documentation, including scheduling meetings and preparing materials for review
Assists with the administration of specialty- or program-specific examinations and objective structured clinical examinations (OSCEs) as applicable
Supports documentation and tracking related to learners requiring additional support, in accordance with established processes and direction from program leadership
Accreditation, Program Reviews, and Operational Support Coordinates logistics and documentation for accreditation activities and program reviews (e.g., compiling materials, tracking requirements, supporting site visits, and preparing draft reports for review)
Assists with the planning, development, and maintenance of program policies, procedures, and orientation materials; supports communication and distribution to trainees and faculty as needed
Produces routine reports, statistics, and summaries to support program operations and decision-making (e.g., schedule reports, compliance status,



and education activity tracking)
Coordinates trainee communications and information packages (e.g., academic calendars, schedules, call information, orientation resources, and notices), ensuring materials are current and accessible
Rotation/Shifts Days, 8-hour shifts. For information purposes only - EORLA reserves the right to change.
Basic Requirements Completion of a college diploma in office administration;
Minimum of five (5) years of previous experience in an administrative support function;
Knowledge of office administration and customer service practices, including scheduling, document and records management, meeting coordination, and support for day-to-day operations;
Understanding of postgraduate medical education program processes, including learner onboarding, registration, rotation scheduling, teaching coordination, and accreditation-related documentation;
Proficiency with office and program management systems, including Microsoft Office applications, collaboration tools, learner management/evaluation platforms, and the ability to handle confidential information in compliance with privacy requirements;
Strong communication, customer service, and relationship-building skills, with the ability to maintain professionalism, tact, and confidentiality;
Proven ability to manage competing priorities, coordinate complex schedules, and adapt to changing operational needs in a fast-paced environment;
Effective organizational, problem-solving, and decision-making skills, with a focus on accuracy, follow-through, and meeting deadlines.
As a pre-condition of employment, all new EORLA employees will be required to obtain and provide a satisfactory Criminal Records Check dated within six (6) months from the date of issue.
Mandatory Vaccination Policy Per EORLA's COVID-19 Vaccination Policy, if you are successful in the selection process, an offer of employment is conditional upon presentation of government issued documentation confirming that you have been fully vaccinated with a vaccine that has been approved in Canada. Any individual who cannot be vaccinated on medical grounds or other grounds recognized by the Human Rights Code can request an accommodation.
Please note that with respect to the COVID-19 pandemic, the Ontario Human Rights Commission’s (OHRC) position has been that a singular belief or personal preference against vaccinations and/or masks is not protected on the ground of creed under the Code.
Preferred Qualifications Bilingual (French and English) is considered an asset;
Experience working in healthcare is considered an asset.
Artificial Intelligence (AI) Disclosure EORLA may use artificial intelligence (AI) technology during the recruitment process to assist with the screening, assessment, or selection of applicants. These tools may be used to help identify qualifications, skills, experience, and other job-related criteria relevant to the position. AI is used solely as a support tool and does not make employment decisions. All hiring decisions are subject to human review and oversight and are made in accordance with applicable employment legislation, human rights obligations, and EORLA's recruitment policies and practices.
Equal Opportunity Employer The Eastern Ontario Regional Laboratory Association (EORLA) is an equal opportunity employer. Upon request, accommodations due to a disability are available throughout the selection process.
Responsable de programme, Formation médicale postuniversitaire Aperçu du poste
La fourchette d'embauche pour ce poste est comprise entre 75 704,85 et 87 014,85 dollars Ce poste consiste à apporter un soutien administratif et de coordination au directeur médical (ou à son représentant), au corps enseignant et aux stagiaires afin de garantir le bon déroulement des programmes de formation en internat et/ou de spécialisation. Ce poste joue un rôle essentiel dans le recrutement et l’intégration des stagiaires dans les délais impartis, l'inscription des apprenants et le suivi de la conformité, la gestion rigoureuse des dossiers confidentiels des stagiaires, la planification des stages en milieu de travail et des activités pédagogiques, ainsi que l'organisation des évaluations. L'administrateur du programme assure également le suivi des réunions et de la documentation des comités, apporte son aide dans le cadre des procédures d'accréditation et d'évaluation des programmes, participe au processus de nomination et sert de premier point de contact pour les demandes des stagiaires, en orientant ces derniers vers les ressources et les aides appropriées.
Administration et coordination académiques Apporte son soutien au processus de sélection et de recrutement des stagiaires
Coordonne les activités d'accueil et d'inscription des nouveaux stagiaires, notamment en assurant le suivi des documents requis et des exigences de conformité, en collaboration avec les services internes concernés et les sites cliniques
Gère des dossiers de stagiaires et des registres de formation précis, complets et confidentiels ; met en place et gère des systèmes de classement électroniques et papier, y compris l'archivage conformément aux exigences en matière de durée de conservation
Coordonne et assure le suivi des demandes de congé des stagiaires et facilite le traitement des demandes de validation de formation
Élabore, met à jour et communique les plannings des stagiaires (par exemple, rotations, gardes, stages optionnels et plannings hors service), résout les conflits d’horaires et favorise des pratiques équitables en matière de planification
Sert de point de contact central pour les demandes générales relatives à la formation médicale post-universitaire et assure la liaison avec les services internes, les sites cliniques et les organisations externes selon les besoins (par exemple, les établissements partenaires, les organismes de réglementation,



les associations de spécialités et les services de placement)
Sert de premier point de contact pour les stagiaires à la recherche d’une aide administrative et, le cas échéant, les oriente vers les aides et ressources pertinentes tout en faisant preuve de discrétion et en préservant la confidentialité
Transmet les préoccupations au médecin-chef (ou à son représentant) si nécessaire, en tenant compte des limites de son rôle et de la nécessité de faire intervenir les services cliniques et d’accompagnement des stagiaires lorsque cela s’avère nécessaire
Assure le suivi des problèmes émergents, des échéances et des mesures à prendre liées au fonctionnement du programme, et facilite un suivi en temps opportun auprès des parties prenantes
Soutien aux comités, aux événements et aux activités pédagogiques Organise et apporte son soutien aux comités de programme et aux réunions (par exemple, les comités de formation en internat/post-internat et les comités de compétences), notamment en matière de planification, de préparation de l'ordre du jour, de distribution des documents et de suivi des points à traiter
Assiste aux réunions selon les besoins, rédige les comptes rendus et prépare les documents de réunion en vue de leur examen, de leur validation et de leur diffusion
Coordonne la planification et la mise en œuvre des activités et événements pédagogiques (par exemple, journées académiques, tournées cliniques, ateliers, examens/OSCE, retraites, journées de recherche et cérémonies de remise de prix), y compris la réservation des salles, le matériel technique, les intervenants et les supports pédagogiques
Assure la logistique de l'enseignement à distance et en présentiel, notamment en coordonnant les visioconférences et les webconférences et en veillant à ce que les ressources audiovisuelles et technologiques nécessaires soient prêtes à l'emploi
Gère la documentation relative aux comités et aux programmes et veille à ce que les documents soient correctement organisés, soumis à un contrôle de version et archivés
Administration financière Contribue à l'élaboration et au suivi des budgets liés à l'éducation, notamment en assurant le suivi des dépenses, le rapprochement des comptes et la préparation des rapports de variation et des rapports de synthèse
Traite et assure le suivi des transactions financières liées à la formation (par exemple, factures, remboursements, versements et refacturations internes) conformément aux politiques de l'organisation et aux exigences en matière d'approbation
Gère et assure le suivi de la répartition des fonds destinés à la formation des apprenants (par exemple, fonds de déplacement/formation, subventions ou autres dotations liées aux programmes) et apporte son soutien à l'établissement des rapports requis
Assure, selon les besoins, la coordination avec les partenaires externes et les bailleurs de fonds concernant le soutien financier lié à l'éducation, en veillant à ce que la documentation soit tenue à jour et que les fonds soient gérés conformément aux exigences applicables
Gestion documentaire et administration de bureau Prépare, met en forme et révise divers types de documents : notes de service, correspondance, rapports, supports de formation, présentations, tableurs, cours, affiches, manuscrits, politiques, procédures, demandes de recherche, procédures d’accréditation
Crée ou participe à la création de formulaires et de modèles
Gère les systèmes de suivi des documents et des livrables
Gère les bases de données et les systèmes de classement, notamment la configuration des dossiers, la saisie, la validation et l'archivage des données
Organise les services de traduction
Effectue des recherches sur Internet pour identifier et récupérer des informations, des rapports, des publications, etc.
Trie et assure le suivi du courrier postal et électronique reçu en vue d’y répondre et d’y donner suite
Photocopie, envoie par fax et numérise divers documents et informations
Organise les services de messagerie et d’envoi postal
Évaluations, bilans et suivi des progrès des apprenants Coordonne les processus administratifs liés aux évaluations et aux bilans des stagiaires, notamment la distribution des outils et des formulaires, le suivi de leur remplissage et la compilation des informations destinées aux dossiers des stagiaires et aux rapports sur les programmes
Apporte son soutien aux réunions d’évaluation des stagiaires et à la documentation associée, notamment en planifiant les réunions et en préparant les supports nécessaires à l’évaluation
Participe à l’organisation des examens spécifiques à une spécialité ou à un programme, ainsi qu’aux examens cliniques objectifs structurés (ECOS), le cas échéant
Apporte son soutien à la documentation et au suivi des stagiaires nécessitant un accompagnement supplémentaire, conformément aux processus établis et aux directives de la direction du programme
Accréditation, évaluations des programmes et soutien opérationnel Coordonne la logistique et la documentation liées aux activités d’accréditation et d’évaluations des programmes (par exemple : rassembler les documents, assurer le suivi des exigences, apporter un soutien lors des visites sur place et préparer les projets de rapports pour la révision)
Participe à la planification, à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, des procédures et des supports d’orientation du programme ; facilite la communication et la diffusion de ces documents auprès des stagiaires et des formateurs selon les besoins
Rédige des rapports, des statistiques, et des synthèses réguliers afin de soutenir le fonctionnement du programme et de la prise de décision (par exemple, rapports sur les plannings, état de conformité, et suivi des activités de formation)
Coordonne la communication avec les stagiaires et la préparation des dossiers d'information (par exemple, calendriers universitaires, horaires, informations sur les gardes, ressources d'orientation et avis), en veillant à ce que les documents soient à jour et accessibles
Rotation/Quarts de travail De jour, quarts de 8 heures. À titre d'information seulement - L'ALREO se réserve le droit de modifier.

#J-18808-Ljbffr

📌 Program Administrator, Postgraduate Medical Education (PGME) (Quebec City)
🏢 EORLA - Eastern Ontario Regional Laboratory Association
📍 Quebec City