Rle et responsabilits L'' adjoint ou ladjointe aux activits professorales offre du soutien administratif au corps professoral et au personnel denseignement du dpartement.

Cette personne travaille en collaboration avec l''quipe des adjointes afin d''assurer un soutien efficace aux activits pdagogiques et administratives de son secteur. PLUS SPCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI : Voit l''organisation matrielle des cours: Informe le corps professoral et le personnel denseignement des procdures suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de rvision d''examens et assure l''organisation matrielle de leurs cours.

Cre et met jour les sites de cours Zone Cours;Commande le matriel pdagogique selon les dates butoirs de la COOP.

Rend disponible les documents (Prparer et distribue recueils quiz, plans de cours et autres documents pdagogiques) auprs de la communaut tudiante concerne, par impression ou diffusion lectronique;Effectue les dclarations de droits dauteur;Assure le suivi dans la prparation des examens (montage, lecture, correction, mise en page) pour fin dimpression selon lhoraire prvu par le registrariat et planifie les remises de travaux, tests et quiz sur Zone

Cours.

Assure le suivi des demandes dabsences motives, cas spciaux, examens diffrs ou examens diffrents.

Participe, en collaboration avec ladjointe de direction, au suivi de certaines activits budgtaires, de recherche et denseignement.

Contribue, en collaboration avec ladjointe de direction, au processus dengagement et de promotion du corps professoral en appuyant lorganisation des dossiers.

Lors de nouvelles embauches du corps enseignant ou lors de sjours de professeurs visiteurs ou autres, sassure de lattribution des bureaux et de la logistique inhrente ces processus.

Contribue au soutien administratif la direction du dpartement, selon les besoins requis et la demande de ladjointe de direction.

Reoit les visiteurs, fournit les renseignements dordre courant ou relevant de sa comptence.

Obtient le plus dinformations possible avant de transmettre les messages.

Prpare la synthse de problmes ou de questions complexes, achemine les rponses obtenues et senquiert du suivi.





De faon proactive, rappelle les dlais et les dates butoirs aux personnes concernes et prpare les documents en conformit avec les chanciers des autres units de lcole.

Prpare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, prsentations, rapports); compile des donnes, saisit les textes, les corrige, et prpare la mise en page selon les spcifications demandes.

Transcrit et corrige des textes, en langue franaise et en langue anglaise.

Prpare les relevs de dpenses des professeurs et des invits externes et assure le suivi auprs du service de comptabilit et trsorerie.

Traite et assure le suivi des procdures administratives internes de HEC Montral (demandes dautorisation dengagement pour les tudiants canadiens et internationaux, demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel, demandes de bourse, demande dachats et tout autre formulaire interne HEC Montral).

Aide les membres du corps enseignant en rpondant leurs demandes de support lies aux ressources pdagogiques, l''organisation des cours et l''utilisation des outils numriques.

Assiste le corps enseignant dans la ralisation de leurs activits et divers projets.

Prpare les dossiers et assure lorganisation logistique des runions de coordination, de salons ou autres.

Voit lorganisation logistique des sminaires et autres activits du dpartement (remboursement des dpenses, rservation chambre dhtel, rservation de salles, etc.)Assure la correspondance, le suivi administratif, la recherche et la cueillette dinformation pour divers documents.

Participe lamlioration et lautomatisation des processus de travail de son quipe.

Documente, met jour et assure le suivi des procdures relatives aux activits de son secteur de travail.





Vrifie linventaire et procde aux achats des fournitures de bureau.

Tient jour le systme de classement normalis en vigueur HEC Montral.

Procde llagage et larchivage des dossiers semi-actifs.

Soumet ladjointe de direction et/ou la direction de son dpartement tout dossier requrant une attention particulire; excute toute autre tche demande par la direction, ou requise pour maintenir et amliorer les services de son secteur de travail.

Section 3 bleue Profil recherch Diplme d''tudes professionnelles en secrtariat Minimum de quatre annes d''exprience de travail pertinente Excellente connaissance de la langue franaise, parle et crite Trs bonne connaissance de la langue anglaise, parle et crite o La langue principale d''enseignement HEC Montral est le franais.

Certains cours et programmes sont offerts en anglais.

La connaissance de langlais est requise pour lorganisation des cours en cette langue et pour la communication avec la clientle tudiante non francophone.

Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques dusage courant (ex. : Office 365, Excel, Teams, Share

Point, etc.) Connaissances des outils ncessaires la cration et la mise jour de pages Web, tels que Zone

Cours.

Connaissances des environnements administratifs suivants: Synergie, Maximo, Savia, Jira Autonomie, initiative et dbrouillardise Habilets dans les relations interpersonnelles Discrtion Capacit de travailler sous la direction de plusieurs personnes Aptitude travailler en quipe Capacit de travailler sur plusieurs dossiers simultanment et lintrieur de dlais restreints Diplme dtudes collgiales en techniques administratives ou dans une discipline approprie (atout) Connaissance du milieu universitaire (atout).

Section 4 grise Avantages 23 jours de vacances annuelles aprs un an de service 16 jours fris Horaire estival: 10 vendredis d''t Amnagement de temps de travail: mode hybride Programme de formation et de dveloppement plus gnreux que le march Programme dassurances collectives Rgime de retraite prestations dtermines Accs un service de tlmdecine Section 5 bleue Section 6 grise Section 7 bleue Section 8 grise

📌 Adjoint ou adjointe aux activités professorales (Montreal)
🏢 HEC Montréal
📍 Montreal