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ABOUT US

Since its inception in 2002, ethica CRO has dedicated its efforts to bringing a new dimension to the clinical research industry, the ethical dimension. Focused on integrating research participants as partners in research rather than simply subjects of research, ethica CRO places the research participant at the center of its standard operating procedures, research activities, and business pursuits.

ethica CRO offers small to mid-tier international pharmaceutical, biotechnology, and medical device companies something no one else does, a participant-centric risk management platform.

See www.ethicacro.com for more information.

JOB SUMMARY

We are actively searching for a detail-oriented and innovative Accounting Operations Coordinator with proven expertise in QuickBooks Online.

The Accounting Operations Coordinator’s core responsibilities will encompass managing the initial six stages of our accounting cycle. This involves not only routine tasks like processing payroll and overseeing payment procedures, but also working with the business operations team towards the implementation of fintech solutions, ensuring a heightened level of efficiency and accuracy in our financial records.

The Accounting Operations

Coordinator will also be entrusted with the task of meticulously tracking project-specific transactions, distinctly separating them from our general operational expenses.

Collaboratively working alongside our business operations team and the Clinical Project Controller, the Accounting Operations Coordinator will be invited to participate in both financial and business discussions. Ideally, the Accounting Operations Coordinator would develop the ability to interpret financial data, providing actionable insights and strategies that will be instrumental in driving ethica CRO's success.

RESPONSIBILITIES

Manage and oversee the first six steps of the accounting cycle using QuickBooks Online, which includes:

- Identification and analysis of business transactions and events, including the distinction between project-specific and general operations expenses;
- Recording of the transactions in the journal as debits and credits;
- Posting transactions from the journal to the ledger;
- Preparation of an unadjusted trial balance;
- Working on the accounting worksheet for adjustment entries for accruals, deferrals, and estimates;
- Adjusting journal entries.

Track and manage project-specific transactions, such as project costs, pass-through costs, sub-contractors' expenses, etc., maintaining accurate records and providing project-specific financial reporting as required.

Process payroll accurately and on time, ensuring all employee records are up to date and all relevant deductions and withholdings are correctly applied.

Enter and manage payments in the banking system for review and approval, ensuring accuracy and adherence to payment schedules.

With the assistance of the company’s business operations team, implementing fintech solutions to streamline the recording, posting, and adjusting of financial transactions, payment processing, and project-specific cost tracking.

Oversee management of payables, ensuring all company debts are paid promptly and accurately.

Manage receivables, overseeing all incoming payments from clients and customers, ensuring that all money is accurately recorded.

Assist with collections, following up on overdue invoices, and maintaining a clear record of these communications.

Prepare interim financial reports,



extracting key data and presenting it in a clear, concise format to support decision-making.

Collaborate with other departments, providing financial information and analysis as needed.

Stay current with the latest fintech trends and developments, ensuring our financial operations stay modern and efficient.

QUALIFICATIONS

- Pertinent training in Finance, Accounting, or a related field.
- Proven experience in managing multiple stages of the accounting cycle, preferably in a project-based business environment.
- Expertise in using QuickBooks Online for accounting, payroll purposes, and project cost tracking.
- Experience in managing payments in a banking system.
- Strong proficiency with fintech solutions and their application in a business workplace.
- Excellent data analysis and interpretation skills.
- Exceptional communication skills and the ability to work effectively with both internal team members and external partners.
- Ability to handle sensitive and confidential information with discretion.
- Strong organizational skills and the ability to manage multiple tasks simultaneously.

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À PROPOS DE NOUS

Depuis sa création en 2002, ethica CRO a consacré ses efforts à apporter une nouvelle dimension à l'industrie de la recherche clinique, la dimension éthique. Axée sur l'intégration des participants à la recherche en tant que partenaires de recherche plutôt qu'en tant que simples sujets de recherche, ethica CRO place le participant à la recherche au centre de ses modes opératoires standardisés, de ses activités de recherche et de ses activités commerciales.

ethica CRO offre aux entreprises pharmaceutiques, biotechnologiques et de dispositifs médicaux internationales de petite et moyenne taille quelque chose que personne d'autre ne fait, une plateforme de gestion des risques centrée sur les participants à la recherche.

Voir www.ethicacro.com pour plus d'informations.

RÉSUMÉ DU POSTE

Nous recherchons activement un(e) Coordonnateur(trice) des opérations comptables méticuleux et innovateur, possédant une expertise éprouvée dans QuickBooks en ligne.

Les principales responsabilités du Coordonnateur des opérations comptables comprendront la gestion des six premières étapes du cycle comptable. Cela implique non seulement des tâches de routine telles que le traitement de la paie et la supervision des procédures de paiement, mais également la collaboration avec l'équipe des opérations commerciales pour la mise en œuvre de solutions fintech, garantissant un niveau accru d'efficacité et de précision dans nos dossiers financiers. Le coordonnateur des opérations comptables se verra également confier la tâche de suivre méticuleusement les transactions spécifiques à un projet, en les séparant clairement de nos dépenses générales de fonctionnement.

Travaillant en collaboration avec notre équipe des opérations commerciales et le Contrôleur de projets cliniques, le Coordonnateur des opérations comptables sera invité à participer aux discussions financières et commerciales. Idéalement,



le Coordonnateur des opérations comptables développerait la capacité d'interpréter les données financières, en fournissant des informations et des stratégies qui contribueront au succès d'ethica CRO.

RESPONSABILITÉS

Gérer et superviser les six premières étapes du cycle comptable à l'aide de QuickBooks en ligne, qui comprend :

- Identification et analyse des transactions commerciales et des événements;
- Enregistrement des transactions dans le journal en débits et crédits;
- Publier les transactions du journal dans le grand livre;
- Préparation d'une balance de vérification non ajustée;
- Travailler sur la feuille de calcul comptable pour les écritures d'ajustement pour les charges à payer, les reports et les estimations;
- Ajuster les écritures de journal.

Suivre et gérer les transactions spécifiques au projet, telles que les coûts du projet, les coûts répercutés, les dépenses des sous-traitants, etc., en conservant des enregistrements précis et en fournissant des rapports financiers spécifiques au projet, le cas échéant.

Traiter la paie avec précision et dans les délais, en vous assurant que tous les dossiers des employés sont à jour et que toutes les déductions et retenues pertinentes sont correctement appliquées.

Saisir et gérer les paiements dans le système bancaire pour examen et approbation, en garantissant l'exactitude et le respect des calendriers de paiement.

Avec l'aide de l'équipe des opérations commerciales de l'entreprise, mettre en œuvre des solutions fintech pour rationaliser l'enregistrement, la publication et l'ajustement des transactions financières, le traitement des paiements et le suivi des coûts spécifiques aux projets.

Superviser la gestion des comptes créditeurs, en veillant à ce que toutes les dettes de l'entreprise soient payées rapidement et avec précision.

Gérer les créances, superviser tous les paiements entrants des clients et des clients, en veillant à ce que tout l'argent soit enregistré avec précision.

Aider aux recouvrements, assurer le suivi des factures en souffrance et conserver un enregistrement clair de ces communications.

Préparer des rapports financiers intérimaires, extraire les données clés et les présenter dans un format clair et concis pour soutenir la prise de décision.

Collaborer avec d'autres départements, en fournissant des informations et des analyses financières au besoin.

Rester au courant des dernières tendances et développements en matière de technologie financière, en veillant à ce que nos opérations financières restent modernes et efficaces.

QUALIFICATIONS

- Formation pertinente en finance, comptabilité ou dans un domaine connexe.
- Expérience dans la gestion de plusieurs étapes du cycle comptable, de préférence dans un environnement commercial basé sur des projets.
- Expertise dans l'utilisation de QuickBooks en ligne à des fins de comptabilité, de paie et de suivi des coûts de projet.
- Expérience dans la gestion des paiements dans un système bancaire.
- Solide maîtrise des solutions fintech et de leur application dans un environnement commercial.
- Excellentes capacités d'analyse et d'interprétation des données.
- Compétences exceptionnelles en communication et capacité à travailler efficacement avec les membres de l'équipe interne et les partenaires externes.
- Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec discrétion.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

📌 Accounting Coordinator / Coordonnateur des opérations comptables (Montreal)
🏢 ethica CRO
📍 Montreal