Description du poste

INSTITUT DE RECHERCHE DU CUSM

L'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (IR-CUSM) est un centre de recherche de réputation mondiale dans le domaine des sciences biomédicales et des soins de santé. Établi à Montréal, au Québec, l'Institut constitue la base de recherche du Centre universitaire de santé McGill (CUSM), centre hospitalier universitaire affilié à la Faculté de médecine de l'Université McGill. L'IR-CUSM est financé en partie par le Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQS).

Sommaire du poste

Département / Programme de recherche : SEDH

Sous la supervision directe de la directrice ou du directeur des opérations, la personne titulaire du poste fournit un soutien administratif au Bureau central du Réseau CHILD-BRIGHT, à ses comités, groupes de travail et équipes de direction.

Ce remplacement de congé de maternité d’une durée d’un an contribue aux activités administratives quotidiennes du Réseau, notamment à la coordination des réunions, aux communications, à la gestion de la documentation, au suivi opérationnel ainsi qu’au soutien occasionnel à la préparation de rapports, de présentations, d’événements et de déplacements.

Le poste comprend également un soutien administratif défini à des projets de recherche liés à la science de l’implantation, en appui à la personne stagiaire postdoctorale en science de l’implantation et à la direction des programmes. Il ne requiert pas d’expertise en science de l’implantation, de formation en gestion de projet ni de responsabilités de recherche indépendantes.

Fonctions et attributions

Administration du Bureau central

- Coordonne les réunions à l’échelle du Réseau, des comités et de la direction, y compris la planification, la préparation des ordres du jour, des documents d’appui, de la logistique des réunions et des activités de suivi.
- Utilise des outils assistés par l’intelligence artificielle pour appuyer la préparation de résumés de réunions et le suivi des actions, et révise le contenu généré par l’IA afin d’en assurer l’exhaustivité, l’exactitude, le ton approprié et le suivi requis.
- Gère les communications administratives entrantes et sortantes, y compris les courriels, la correspondance et les demandes de renseignements courantes.
- Fait preuve de jugement dans l’application des processus établis et assure l’escalade appropriée des dossiers administratifs complexes, confidentiels ou urgents.
- Fournit un soutien administratif et de coordination aux initiatives, aux comités et aux activités du Réseau, y compris le soutien logistique et documentaire requis.
- Agit comme premier point de contact et assure la liaison avec les membres du Réseau, les partenaires, les membres de la communauté, les organismes externes et les bureaux administratifs de l’IR-CUSM.
- Appuie l’application et l’interprétation des processus, procédures et politiques administratives de l’IR-CUSM.
- Rédige, met en forme et gère la correspondance, les documents de réunion et d’autres documents opérationnels, y compris des renseignements administratifs confidentiels et sensibles, apporte occasionnellement son soutien à la préparation de rapports et de présentations.
- Compile et organise l’information provenant de diverses sources afin de préparer des sommaires, des documents contextuels et d’assurer le suivi administratif.
- Maintient et organise la documentation du Réseau, les dossiers, les systèmes de classement et les espaces de travail numériques partagés.
- Apporte occasionnellement son soutien à l’organisation des déplacements, à la logistique des événements et aux mesures d’accommodement pour les réunions.
- Assure le suivi des échéances, des engagements, des mesures à prendre et des activités de suivi administratif.




- Fournit un soutien de premier niveau pour les problèmes courants liés aux technologies et aux logiciels et coordonne le soutien additionnel au besoin.
- Utilise Microsoft 365, les plateformes de collaboration et les outils de travail assistés par l’intelligence artificielle afin d’améliorer l’efficacité administrative, l’organisation de l’information et la qualité des documents.
- Contribue à l’identification et à la mise en œuvre d’améliorations pratiques des processus administratifs et opérationnels.
- Effectue toute autre tâche administrative connexe confiée par la direction.

Soutien administratif au programme de science de l’implantation Dans le cadre des activités de science de l’implantation du Réseau et en collaboration avec la personne stagiaire postdoctorale en science de l’implantation ainsi qu’avec la direction des programmes, la personne titulaire du poste :
- Coordonne la logistique des réunions de programmes et de groupes de travail liées à la science de l’implantation, y compris la planification, la préparation des ordres du jour, des documents d’appui et des activités de suivi.
- Maintient à jour les dossiers de projet, la documentation, les listes de contacts et les ressources partagées associées aux activités et aux projets de recherche en science de l’implantation.
- Contribue à la collecte, à l’organisation et au suivi des mises à jour de projets, des renseignements requis pour les rapports et des communications courantes.
- Participe à la collecte et à l’organisation de l’information nécessaire aux mises à jour de projets, aux activités de planification de l’implantation, aux rapports annuels et aux exigences courantes en matière de documentation.
- Apporte un soutien administratif et de coordination aux équipes de projets en science de l’implantation et à la direction des programmes, notamment en assurant les activités de suivi nécessaires.
- Fournit un soutien administratif contribuant à la continuité des activités lors des congés du personnel et des transitions au sein des programmes.

Critères de performance

- Excellentes aptitudes en organisation, en relations interpersonnelles et en communication.
- Capacité démontrée à gérer de multiples responsabilités, échéances et priorités concurrentes dans un environnement dynamique.
- Grande attention aux détails et souci constant de l’exactitude.
- Capacité de faire preuve de discrétion, de préserver la confidentialité et d’exercer un jugement sûr.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec des collègues et des partenaires issus de divers milieux.
- Expérience dans la coordination de réunions, de comités, d’événements ou d’activités impliquant plusieurs partenaires.
- Expérience dans la tenue de dossiers, le suivi des mesures à prendre et le soutien aux activités de production de rapports.
- Excellente maîtrise des applications Microsoft 365, notamment Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint et SharePoint.
- Aisance à apprendre et à utiliser des logiciels de collaboration et des outils de travail assistés par l’intelligence artificielle afin d’améliorer l’efficacité administrative, la gestion documentaire, la coordination des réunions et l’organisation de l’information.
- Une expérience dans les secteurs de la santé, de la recherche, du milieu universitaire, des organismes à but non lucratif ou des réseaux collaboratifs constitue un atout.

Site web de l’organisation https://rimuhc.ca/fr

Éducation/Expérience

Éducation :



Diplôme d’études collégiales (DEC)

Domaine d’étude : administration, administration des affaires, communications, administration publique, administration de la santé

Autre éducation considérée un atout pour ce poste : Un baccalauréat ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience jugée pertinente sera considérée.

Expérience de travail : Minimum de cinq (2) années d’expérience pertinente en administration.

Compétences requises

- Ce poste requiert une connaissance avancée du français écrit.
- Une connaissance intermédiaire de l’anglais oral et écrit est requise puisque le poste requiert un contact régulier et le traitement d’informations spécifiques avec des chercheuses et chercheurs ou des étudiantes et étudiants internationaux qui maîtrisent exclusivement l’anglais.

Information additionnelle Statut : Temporaire à temps plein (semaine de 35 heures)

Échelle de rémunération : Selon les qualifications et l’expérience

Horaire de travail : Lundi au vendredi 9h00 à 17h00

Site de travail : 5252, boul. de Maisonneuve

- Ce poste offre la possibilité de travail hybride (présentiel et télétravail).

Précisions additionnelles : Contrat d’un an pour un remplacement de congé de maternité. Des modalités de travail flexibles peuvent être envisagées, sous réserve des politiques de l’IR-CUSM et des exigences opérationnelles.

Une participation occasionnelle en personne à des réunions, des événements ou des activités administratives à Montréal peut être demandée lorsque cela est possible. Le Réseau accueille les candidatures de personnes qualifiées, peu importe leur lieu de résidence.

Le travail est généralement effectué pendant les heures normales de bureau, avec une certaine flexibilité selon les besoins opérationnels.

La rémunération sera établie en fonction de la formation et de l’expérience de la personne retenue et confirmée selon le processus de classification de l’IR-CUSM.

Si vous désirez inclure une lettre de motivation, veuillez la joindre à votre curriculum vitae en un seul document.

Pourquoi travailler avec nous?

- 4 semaines de vacances, une 5e semaine après 5 ans
- Banque de 12 congés payés (congés personnels et pour cause de maladie ou raisons familiales),
- 13 jours fériés payés,
- Régime d'assurance collective modulaire (incluant une garantie pour l'affirmation de genre),
- Télémédecine,
- Régime de retraite gouvernemental (RREGOP) à prestations déterminées, régime garanti,
- Opportunités de formation et de développement professionnel,
- Garderie sur les lieux de travail,
- Rabais corporatif (OPUS + Perkopolis),
- Tarif mensuel compétitif pour le stationnement,
- Programme d'aide aux employés,
- Programme de reconnaissance,
- Possibilité de travail versatile et plus encore!

https://rimuhc.ca/fr/careers Pour en savoir plus sur nos avantages sociaux, SVP visitez http://rimuhc.ca/fr/compensation-and-benefits

LE POSTE AFFICHÉ N’EST PAS UN POSTE D’HÔPITAL

Programme d'accès à l'égalité en emploi

L'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill embauche sur la base du mérite et s'engage fermement à respecter l'équité, la diversité et l'inclusion au sein de sa communauté. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés qui s'identifient comme membres de groupes racialisés / minorités visibles, femmes, personnes autochtones, personnes handicapées, minorités ethniques et personnes 2SLGBTQIA+. Nous accueillons également les candidats qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.

Les personnes handicapées qui prévoient avoir besoin de mesures d'adaptation pour toute partie du processus de candidature peuvent contacter, en toute confidentialité, [email protected]

📌 Adjoint.e administratif.ve (Montreal)
🏢 Centre universitaire de santé McGill - Institut de Recherche
📍 Montreal