Les Rives du Saint-Maurice | Résidence Sainte-Famille
Nous sommes à la recherche d’une adjointe administrative / réceptionniste afin de joindre notre équipe et de contribuer au bon fonctionnement de nos activités, tant pour notre résidence pour personnes aînées (RPA) que pour notre volet immobilier locatif.
La personne recherchée est organisée, professionnelle, souriante et possède un excellent sens du service à la clientèle. Elle sera appelée à être un point de contact key pour nos résidents, locataires, visiteurs, fournisseurs et membres de l’équipe.
Principales responsabilités
Réception et service à la clientèle
- Accueillir les résidents, locataires, visiteurs et fournisseurs avec courtoisie et professionnalisme;
- Répondre aux appels téléphoniques, courriels et demandes générales;
- Diriger les demandes vers les bonnes ressources et assurer les suivis nécessaires;
- Fournir de l’information générale concernant les services, les logements, les activités et le fonctionnement de la résidence;
- Effectuer diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif.
Volet administratif – RPA
- Effectuer la saisie et la mise à jour de données dans les différents systèmes;
- Préparer, classer et tenir à jour divers documents administratifs;
- Assurer le suivi de certains dossiers des résidents;
- Préparer et transmettre des communications aux résidents;
- Effectuer la facturation,
les suivis administratifs et certaines tâches liées aux dossiers des résidents;
- Collaborer avec la direction et les différents départements afin d’assurer une bonne circulation de l’information.
Volet immobilier
- Répondre aux demandes d’information concernant les logements disponibles;
- Effectuer les suivis auprès des clients potentiels;
- Préparer certains documents liés aux locations et aux renouvellements de baux;
- Effectuer les entrées de données et les mises à jour des dossiers de locataires;
- Assurer le suivi administratif des demandes de location;
- Collaborer avec l’équipe de location et la direction dans la gestion quotidienne des immeubles;
- Effectuer diverses tâches administratives liées à la gestion immobilière.
Logiciels et compétences recherchés
- Connaissance du logiciel HOPEM – un atout important;
- Connaissance du logiciel Building Stack – un atout;
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Word et Excel;
- Aisance avec les outils informatiques et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels;
- Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Très bonne organisation et souci du détail;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à établir les priorités;
- Autonomie, jugement et discrétion;
- Excellent service à la clientèle et attitude professionnelle.