Suivez-nous sur LinkedIn

Motif De L'offre D'emploi

Remplacement temporaire d'un poste permanent

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

12

Famille D’emplois

Admissions

Nombre De Postes à

- Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Affaires étudiantes, Relations avec la clientèle, Services du logement, Assignations

Campus

Centre universitaire

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/09/03

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/09/14

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 07

Échelle Salariale

$62,027.00 - $78,349.00

À

- Propos Des Affaires Étudiantes

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures.

Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison D’être Du Poste La personne titulaire du poste est le premier point de contact pour les services du Logement, de la Carte uOttawa et de l’U-Pass. À ce titre, elle offre des services à l’ensemble de la communauté universitaire, notamment aux étudiantes et étudiants, aux membres du personnel, au corps professoral et aux personnes invitées de l’Université. Elle fait la promotion de l’expérience universitaire et des services offerts, tout en évaluant les besoins et les enjeux.

Elle répond aux demandes générales et accompagne la clientèle dans les différents processus, tout en veillant au respect des politiques, des règlements et des procédures du secteur et de l’Université. Ses responsabilités concernent notamment l’ajout de fonds sur les cartes, la gestion des forfaits alimentaires, le soutien au processus d’attribution et de placement en résidence, l’autorisation des accès de sécurité et les autres services connexes.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :

Attribution des logements

- Déterminer l’admissibilité des personnes étudiantes à une place en résidence en analysant les données relatives aux demandes, aux admissions et aux inscriptions. Évaluer les attributions de chambres conformément aux principes, aux règlements et aux politiques du Service du logement et de l’Université, ainsi qu’aux échéances du calendrier d’admission et aux ententes de résidence.
- Coordonner les changements de chambre autorisés ou demandés, les prolongations de séjour, l’acceptation et la résiliation des ententes, les remplacements temporaires et les transferts en situation de crise. Veiller à offrir une expérience positive et professionnelle aux personnes étudiantes, rassurer les parents au besoin et assurer la confidentialité des renseignements étudiants.
- Évaluer les besoins des personnes étudiantes et de la clientèle à court terme, puis recommander le type d’hébergement le mieux adapté en fonction de la provenance de la demande, des disponibilités, des besoins particuliers et du budget. Valider l’admissibilité des personnes étudiantes temporaires, qu’elles fréquentent ou non l’Université d’Ottawa, et gérer leur inscription ainsi que leurs ententes d’occupation dans un système centralisé de réservation. Veiller au respect des conditions d’occupation et superviser le contrôle des accès conformément aux protocoles de santé et de sécurité.

Services de cartes

- Expliquer ou promouvoir les forfaits alimentaires,



l’utilisation des cartes, les dollars Flex et les dollars Repas, ainsi que les différents services qui y sont associés. Effectuer le réapprovisionnement ou la réimpression des cartes des personnes étudiantes, des membres du personnel, des personnes invitées et des cartes U-Pass. Promouvoir des forfaits supplémentaires au-delà des forfaits de base et expliquer les modalités applicables. Gérer la réception des cartes perdues, communiquer avec les titulaires afin de résoudre la situation, puis enregistrer et détruire les cartes invalides ou expirées.

- Distribuer ou imprimer les cartes uOttawa et U-Pass de remplacement pour les nouvelles personnes étudiantes après avoir vérifié leur statut dans uoCampus. Veiller à ce que les photos, les signatures et les pièces d’identité délivrées par un gouvernement soient validées ou téléversées conformément aux politiques du Cabinet du registraire.
- Analyser et traiter les renseignements personnels et confidentiels des personnes étudiantes et des personnes invitées à court terme, puis valider leur exactitude. Effectuer les suivis nécessaires et repérer les anomalies afin d’assurer la qualité et la confidentialité des renseignements reçus.

Gestion des comptes et de la clientèle

- Interpréter, expliquer et faire respecter les politiques, les règlements et les procédures du secteur et de l’Université concernant notamment le recrutement, l’attribution des logements, le code de conduite, les échéances financières, les ententes, les remboursements et les retraits. Documenter l’historique des dossiers afin d’assurer une compréhension uniforme par les personnes étudiantes, les facultés et les services.

Vérifier les pièces justificatives fournies et apporter les modifications ou prendre les décisions appropriées concernant les demandes de changement, les exemptions, les retraits et les mesures d’adaptation liées à des besoins particuliers.

- Analyser les dossiers étudiants afin de préparer des documents officiels ou des renseignements précis confirmant le statut de résidence. Participer à des réunions internes, à des événements organisés par l’Université d’Ottawa, à des conférences et à d’autres initiatives visant à promouvoir les résidences du Service du logement et l’Université.

- Créer et tenir à jour des bases de données et des dossiers, puis recueillir et échanger des renseignements avec les partenaires internes et externes, les personnes étudiantes, les personnes invitées et les autres parties concernées afin d’assurer l’intégrité des données dans les activités quotidiennes. Préparer les estimations initiales et finales, traiter les paiements anticipés, préparer la facturation préliminaire et gérer les comptes afin d’assurer une saine gestion financière.
- Produire des rapports d’occupation servant à l’identification des personnes étudiantes et invitées, à la gestion des accès, à la sécurité, à la planification des mesures d’urgence ainsi qu’au téléversement des données dans les systèmes complémentaires. Surveiller et améliorer les services du secteur en produisant des rapports sur différents indicateurs de rendement et en participant à la création de nouveaux outils permettant de mesurer le rendement des secteurs.

Ce Que Vous Apportez

- Connaissance de l’administration de bureau et du service à la clientèle, normalement acquise dans le cadre d’études postsecondaires.
- Au moins trois années d’expérience en administration de bureau, en service à la clientèle ou dans un domaine connexe.
- Bilinguisme en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.
- Expérience dans l’analyse, l’interprétation et l’application de politiques et de procédures.
- Expérience et compétences en préparation, en analyse et en interprétation de rapports.
- Connaissance approfondie des fonctions,



des produits et des services offerts par les différents secteurs de l’Université et les unités connexes.
- Connaissance de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, en ce qui concerne la divulgation des renseignements sur les personnes étudiantes et la clientèle, ainsi que de la Loi canadienne sur les droits de la personne et des lois et règlements applicables aux Services de vie en résidence.
- Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels, notamment Windows, les logiciels de traitement de texte, les feuilles de calcul, les logiciels de présentation, les bases de données, les logiciels de gestion de la clientèle, le courrier électronique et Internet.
- Capacité à pratiquer l’écoute active et à faire preuve d’empathie, de conciliation, de patience et d’entregent.
- Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
- Bon sens de l’organisation et souci du détail.
- Capacité à travailler rapidement et sous pression.
- Autonomie et bon jugement.

Compétences Clés à

- L’Université
- D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa : Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet.

Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement.

Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté

- LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 –

- Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.

📌 Agente d’information intermédiaire ou agent d’information intermédiaire, Service à la clientèle (Ottawa)
🏢 University of Ottawa
📍 Ottawa