ENGLISH WILL FOLLOW

À propos de Landmark

Nous sommes une société de conseils en immobilier commercial axée sur les locataires de comptes nationaux dont l’objectif est de mettre à profit l'influence collective des locataires et de renforcer la valeur qu'ils créent. Grâce à notre modèle de services intégrés, les clients ont accès à une équipe multidisciplinaire comprenant la recherche et étude du marché, la gestion des transactions, les services juridiques et l’administration et vérification des baux. Tous ces services fonctionnent en harmonie comme une seule unité intégrée.

Landmark recherche un support aux opérations immobilières, (https://)pour se joindre à notre organisation.

Rôle:

Relevant du gestionnaire de transactions, le coordinateur des transactions jouera un rôle clé dans le soutien à l’équipe des transactions tout au long du processus, en veillant à ce que la documentation, les échéances et la coordination soient bien organisées et suivies. Ce poste exige un grand sens du suivi, une grande attention aux détails et la capacité à gérer plusieurs priorités, tout en veillant à ce que les principaux livrables liés aux transactions soient réalisés avec précision et dans les délais impartis.

Le candidat idéal est hautement organisé, proactif et à l’aise dans un environnement où le volume de travail est élevé. Il possédera de solides compétences en communication et sera capable de coordonner efficacement avec les membres des équipes internes et les autres parties prenantes afin de contribuer à l’avancement efficace des transactions.

:

Responsabilités principales:

- Apporter un soutien administratif et de coordination à l’équipe des transactions tout au long du processus.
- Préparer, mettre en forme et tenir à jour la documentation relative aux transactions, notamment les accords de commission, la correspondance et tout autre document requis, en veillant à l’exactitude et à la confidentialité des informations.
- Coordonner la circulation et la signature des documents auprès des clients et des autres parties concernées, et assurer le suivi des documents en attente selon les besoins.
- Maintenir à jour, avec exactitude et dans les délais requis, les informations liées aux transactions, aux clients et aux activités dans le CRM de l’entreprise et les autres outils de suivi internes.
- Préparer, mettre à jour et transmettre les rapports clients et les rapports d’activités, en veillant à l’exactitude des informations et au respect des délais.
- Coordonner les procédures de clôture des transactions, y compris la documentation finale, les mises à jour du CRM et la tenue précise des dossiers.
- Préparer les factures de commission, obtenir les approbations requises et transmettre les factures approuvées au service des finances pour traitement.
- Coordonner les calendriers et planifier les réunions internes et externes de l’équipe des transactions, au besoin.
- Soutenir certaines initiatives en collaboration avec les responsables de projet désignés, en fonction des priorités et des capacités de l’équipe.

Qualifications essentielles:

- Parfaitement bilingue en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit, puisque le poste nécessite des communications régulières avec des clients et des parties prenantes situés partout au Canada.
- Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente dans un rôle administratif ou de coordination.




- Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Excellent sens de l’organisation et grande attention aux détails.
- Capacité à gérer plusieurs priorités, à respecter les échéances et à s’adapter aux changements.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et d’autres logiciels professionnels; une expérience avec un système CRM constitue un atout.
- Une expérience dans le domaine de l’immobilier commercial constitue un atout.

Vous êtes…:

- Déterminé à dépasser les idées conventionnelles et aller au-delà des idées reçues pour atteindre les objectifs.
- Poursuivre sans relâche,
- Collaboratif, disposé à travailler en collaboration au sein d'une entité à but unique afin d'atteindre nos objectifs.
- Capable de solliciter de l'aide tout en étant conscient de vos aptitudes. Vous êtes ouvert à l’apprentissage continu.

:

Ce que nous offrons:

Chez Landmark, nous investissons autant dans nos équipes que dans nos clients. Vous vous joindrez à une équipe collaborative où vous serez soutenu pour développer vos compétences professionnelles, évoluer, contribuer et offrir le meilleur de vous-même.

- Rémunération compétitive.
- Présence au bureau du lundi au jeudi, avec télétravail le vendredi.
- Congés annuels et congés maladie généreux.
- Avantages sociaux étendus (assurance médicale, dentaire, soin de la vue) et assurance invalidité et vie pour les employés éligibles.
- Contribution de l’employeur au REER collectif.

Soutien et ressources pour le développement de carrière.
- Environnement inclusif et axé sur le travail d’équipe, où vos idées sont toujours valorisées.

:
- Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

Chez Landmark, nous favorisons un milieu de travail inclusif où chaque personne a la possibilité de s'épanouir. En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons toutes les personnes qualifiées, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles, à postuler. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. *:

About LANDMARK A tenant-centered commercial real estate advisor of national accounts, whose purpose is to harness the collective influence of our clients and bring power to the value they create. Our integrated service model provides our clients with access to a multi-disciplinary team of experts in Market Intelligence, Transaction Management, Legal Services and Lease Administration & Audit all working in harmony as a single coordinated unit.

Landmark is looking for a Transaction Coordinator to join our organization.

Your Role

Reporting to the Transaction Manager, the Transaction Coordinator will play a key role in supporting the Transaction Team throughout the deal process, helping to keep documentation, timelines, and coordination organized and on track. The role requires strong follow-through, attention to detail,



and the ability to manage multiple priorities while ensuring transaction deliverables are completed accurately and on time.

The ideal candidate is highly organized, proactive, and comfortable working in a high-volume environment. They will have strong communication skills and the ability to coordinate effectively with internal team members and other stakeholders to help move transactions forward efficiently.

Your Key Responsibilities

- Provide administrative and coordination support to the Transaction Team throughout the transaction process.
- Prepare, format, and maintain transaction documentation, including commission agreements, correspondence, and other required documents, ensuring accuracy and confidentiality.
- Coordinate the circulation and execution of documents with clients and other relevant parties and follow up on outstanding documentation as required.
- Maintain accurate and timely transaction, client, and activity information within the company’s CRM and other internal tracking systems.
- Compile, update, and distribute client and activity reports, ensuring information is accurate and delivered within required timelines.
- Coordinate transaction closing procedures, including final documentation, CRM updates, and accurate recordkeeping.
- Prepare commission invoices, coordinate required approvals, and submit approved invoices to the Finance Department for processing.
- Coordinate calendars and schedule internal and external meetings for the Transaction Team, as required.
- Support selected initiatives in coordination with assigned project owners, aligned with team priorities and capacity.

Your core competencies
- Fluently bilingual in English and French, both written and spoken
- Minimum 2 years of relevant administrative or coordination experience
- Excellent written and verbal communication skills
- Strong organizational skills and exceptional attention to detail
- Ability to manage multiple priorities, meet deadlines, and adapt to changing demands
- Strong working knowledge of MS Office and other business software; CRM experience is an asset.
- Experience in commercial real estate is considered an asset

You are
- Relentless in pursuit, going beyond conventional thought to achieve your goals.
- A collaborative team player, working with other team members as a single purpose unit to reach our goals and objectives.
- Known to seek assistance when needed and aware of your abilities. You are open to continuous learning.
- Energetic and embrace opportunities for change.

What we Offer At Landmark, we invest in our people as much as we invest in our clients. You’ll join a collaborative team where you’re supported to develop your skilled acumen, grow, contribute, and do your best work.
- Competitive compensation.
- In-office Monday to Thursday, with remote work on Fridays.
- Generous vacation and sick leave.
- Extended health benefits (Medical, Dental, Vision) and Disability & Life insurance for eligible employees.
- Group RRSP matching.
- Career development support and resources.
- Inclusive, team-oriented environment where your ideas are always valued.

At Landmark, we foster an inclusive workplace where every individual has the opportunity to thrive. As an equal opportunity employer, we encourage applications from all qualified individuals, including Indigenous peoples, persons with disabilities, and members of visible minorities. Please note that only short-listed candidates will be contacted.

📌 Coordonnateur des transactions // Transaction Coordinator (Montreal)
🏢 Landmark Advisory Services
📍 Montreal