Profil de l'emploi

Titre de l’emploi

Secrétaire de soutien Aspen

Secteur/Service/École

Secteur des affaires, Welland

Lieu de travail

1 Promenade Vanier, Welland, ON L3B 1A1, Canada

Affiliation

Poste temporaire syndiqué (FEÉSO)

Horaire

12H30 à 20h30

Sommaire de l'emploi

Sous la supervision du gestionnaire de projets informatique, la personne titulaire offre un soutien aux parents pour l’accès et l’utilisation du Portail Famille, tout en vulgarisant les processus techniques de manière straightforward et empathique.

La personne assure la gestion fonctionnelle d’Aspen pour les accès parentaux, la résolution des problèmes et le maintien des relations élèves‑contacts. Elle collabore étroitement avec les écoles pour clarifier les bonnes pratiques et soutenir les périodes critiques comme les inscriptions et les bulletins.

Principales responsabilités

- Aider les familles à récupérer, activer et naviguer dans leurs comptes, en vulgarisant les processus techniques.
- Fournir un soutien de premier niveau aux parents pour l’utilisation du Portail Famille et du formulaire d’inscription en ligne.
- Assurer un service à la clientèle professionnel, empathique et adapté à un public non technique.
- Documenter toutes les interventions dans le système de billetterie.
- Gérer les accès parents dans Aspen (permissions, profils, duplications, relations élèves‑contacts).
- Surveiller et résoudre les problèmes systémiques liés au Portail Famille et à l’inscription en ligne.
- Collaborer avec l’équipe de soutien Aspen pour les mises à jour, correctifs et améliorations.
- Soutenir les écoles en clarifiant les bonnes pratiques et en offrant de l’aide durant les périodes critiques (bulletins, inscriptions).
- Rédiger et maintenir les guides, FAQ, communications et offrir des formations au personnel scolaire.
- Analyser les tendances des demandes, produire des rapports internes et escalader les incidents critiques au fournisseur lorsque nécessaire.

Exigences de l'emploi

Formation :





- Diplôme d’études collégiales de deux (2) ans en technique de secrétariat ou en administration ou équivalent.

Expérience :

- Minimum d’une (1) année d’expérience en secrétariat/bureautique.
- Excellente connaissance de Microsoft 365 (Word, Excel, SharePoint, Outlook, Teams, OneDrive).
- Excellente connaissance du logiciel Aspen.
- Expérience en support technique et en service à la clientèle est un atout.

Exigences particulières :

- Connaissance du milieu scolaire, un atout
- Excellentes habiletés de communication en français et en anglais à l’écrit et à l’oral
- Capacité reconnue à prioriser, à travailler sur différents projets à la fois, à respecter des délais serrés, et ce, même sous pression et à gérer le stress
- Démontrer des habiletés supérieures en service à la clientèle
- Avoir un sens de discrétion et respecter la confidentialité
- Capacité de travailler seul ou en équipe

Conformité aux lois et règlements Nous vous remercions pour l’intérêt manifesté pour ce poste. Seules les personnes dont la candidature est retenue recevront une communication officielle du secteur des ressources humaines pour la suite du processus.

Équité en matière d’emploi

À Viamonde, nous valorisons la pluralité des parcours, des identités et des perspectives au sein de nos équipes conformément aux principes d’équité en matière d’emploi. Nous encourageons les personnes s’identifiant membres des groupes désignés (femmes, minorités visibles, autochtones, handicapés, LGBTQ2+) à déposer leurs candidatures.

Nous invitons les personnes en situation de handicap à écrire à [email protected] pour toute demande d’accommodement ou d’adaptation lors du processus de recrutement et ce, conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité (Règlement 191/ 11) pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Vérification préembauche En vertu des Règlements ontariens 521/ 01 et 170/ 02, toute personne embauchée par le Conseil doit fournir un relevé de ses antécédents criminels avant la date d'entrée en fonction

📌 Secrétaire de soutien Aspen-89767 (Welland)
🏢 Conseil scolaire Viamonde
📍 Welland