Sous la supervision de la Responsable des opérations techniques, l’agent(e) de bureau assure le soutien administratif et la coordination des activités financières et documentaires du département de service technique. La personne contribue directement à la fluidité des opérations en veillant à l’exactitude des documents, à la validation des informations et au respect des processus internes. Des responsabilités supplémentaires s’ajouteront en fonction des conditions à et de l’horaire de travail à respecter.

Responsabilités

Effectuer la pré-approbation des factures clients selon les ententes contractuelles et les travaux réalisés;

Valider les honoraires, taux, heures et frais applicables;

Préparer les offres de service;

Assurer la gestion administrative des bons de commande (PO);

Réviser et revérifier les éléments de facturation avant émission;

Collaborer avec les équipes techniques pour confirmer les informations nécessaires à la facturation;





Maintenir à jour les dossiers clients et la documentation opérationnelle;

Soutenir la Responsable des opérations techniques dans diverses tâches administratives;

Contribuer à l’amélioration continue des processus et des outils administratifs.

Formation en administration, bureautique ou domaine connexe;

Expérience minimale de 5 ans dans un rôle administratif, idéalement en environnement industriel ou technique;

Aisance avec les outils informatiques (ERP, Suite office 365);

Rigueur, souci du détail et excellent sens de l’organisation;

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;

Autonomie et sens des priorités;

Excellentes habiletés de communication en français, tant à l’oral qu’à l’écrit et connaissance professionnel de l’anglais. La connaissance de l’anglais est requise considérant les échanges réguliers avec différentes parties prenantes au Canada et aux États-Unis.

📌 Agent(e) de bureau (Quebec City)
🏢 Groupe Machitech
📍 Quebec City