Administrative Assistant

Job Details

Professional Discipline :

Admin/Clerical Support

Specialty :

Administrative Assistant

Employment Type :

Full Time

City :

Kirkland

State :

QC

Pay Range :

Job Description:

InGenesis is currently seeking an Administrative Assistant to support our client in the pharmaceutical industry. This is a hybrid position based in the Kirkland, Quebec area, with approximately 80% work from home and 20% in-person support, depending on business needs.

In this role, you will provide a combination of administrative, operational, financial, and billing support across the department. The ideal candidate is highly organized, detail-oriented, comfortable working with numbers, and able to proactively follow up on outstanding items while managing multiple priorities.

As the Administrative Assistant, you’ll get to:

- Manage supplier invoices, purchase orders, non-PO payments, payment requests, and related financial documentation.
- Review and reconcile invoices, purchase orders, and supporting entries to ensure accuracy and proper processing.
- Monitor payment and approval workflows, follow up on outstanding items, and help resolve billing, invoice, and payment discrepancies.
- Maintain and support supplier and vendor records, including vendor master information and related administrative processes.
- Track departmental budgets, expenses, accruals, invoices, and purchase orders.
- Generate and maintain financial and billing tracking reports and support month-end and quarter-end activities.
- Work closely with Finance, suppliers, and internal stakeholders to ensure payments and financial documentation are processed accurately and on time.
- Maintain accurate departmental records, reports, and business documentation.
- Provide general administrative support, including document review, communications, translations, and payment processing.
- Coordinate meetings, departmental activities, catering, and occasional onsite support as required.
- Support employee onboarding and offboarding activities, interview scheduling, and distribution list updates.
- Assist with expense reports, travel coordination, sponsorship requests, and other departmental administrative needs.
- Prepare reports, presentations, correspondence, and other documentation of varying levels of complexity.
- Build strong working relationships with internal and external stakeholders and proactively identify and resolve administrative issues.
- Manage multiple priorities independently and follow tasks through to completion.

You’ll be a outstanding fit for this role if you:

- Have previous experience in administration, finance support, billing, bookkeeping, accounts payable, or a related field.
- Have experience working with invoices, purchase orders, payment processing, and financial reconciliation.
- Are comfortable working with numbers and detailed transactional information.
- Have excellent attention to detail and a strong commitment to accuracy.
- Are organized and able to manage multiple priorities and deadlines.
- Are resourceful and comfortable researching issues, following up with stakeholders, and finding solutions independently.
- Take initiative and proactively follow up on outstanding tasks.
- Have strong communication and relationship-building skills.
- Are comfortable working independently in a primarily remote environment while collaborating with a broader team.
- Are proficient with Microsoft Office applications.
- Experience with SAP, Coupa, or similar purchasing/payment systems is considered an asset.

Qualifications

- Previous administrative, financial operations, billing, bookkeeping, accounts payable, or related experience.
- Strong experience with invoice and purchase order management and reconciliation.
- Strong proficiency with Microsoft Office.
- Excellent organizational and communication skills.




- English proficiency required; bilingualism in French and English is considered an asset.
- Ability to work in a hybrid environment, approximately 80% remote and 20% in person in the Kirkland area, based on business needs.

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InGenesis est actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) afin de soutenir l’un de ses clients œuvrant dans l’industrie pharmaceutique. Il s’agit d’un poste hybride situé dans la région de Kirkland, au Québec, avec une répartition d’environ 80 % en télétravail et 20 % en présentiel, selon les besoins opérationnels.

Dans le cadre de ce rôle, vous offrirez un soutien administratif, opérationnel et financier, notamment en matière de facturation, de gestion des fournisseurs et de traitement des paiements. La personne recherchée est organisée, rigoureuse, à l’aise avec les chiffres et capable de gérer plusieurs priorités tout en assurant des suivis efficaces et proactifs.

Principales responsabilités

- Gérer les factures fournisseurs, les bons de commande, les paiements sans bon de commande, les demandes de paiement ainsi que la documentation financière connexe.
- Vérifier et rapprocher les factures, les bons de commande et les écritures connexes afin d’assurer l’exactitude des informations et le traitement approprié des paiements.
- Assurer le suivi des approbations et des paiements en attente, et contribuer à la résolution des écarts liés à la facturation, aux factures et aux paiements.
- Maintenir à jour les dossiers fournisseurs et soutenir les activités liées à la gestion des données maîtres fournisseurs.
- Effectuer le suivi des budgets du service, des dépenses, des charges à payer, des factures et des bons de commande.
- Préparer et tenir à jour des rapports de suivi financiers et de facturation, et soutenir les activités de fin de mois et de fin de trimestre.
- Collaborer étroitement avec les équipes des Finances, les fournisseurs et les parties prenantes internes afin d’assurer le traitement exact et en temps opportun des paiements et de la documentation financière.
- Maintenir des dossiers, rapports et documents administratifs complets, exacts et conformes aux processus internes.
- Fournir un soutien administratif général, notamment en matière de communications, de traduction, de révision de documents et de traitement de paiements.
- Coordonner les réunions, certaines activités d’équipe, les services de traiteur et offrir un soutien ponctuel sur place, au besoin.
- Soutenir les activités d’intégration et de départ des employés, la planification des entrevues ainsi que la mise à jour des listes de distribution.
- Offrir un soutien pour les rapports de dépenses, l’organisation des déplacements, les demandes de commandite et d’autres besoins administratifs du service.
- Préparer des rapports, des présentations, de la correspondance et divers documents de niveaux de complexité variés.
- Établir et maintenir de solides relations de travail avec les parties prenantes internes et externes.
- Faire preuve d’initiative, identifier les enjeux de façon proactive et assurer le suivi des dossiers jusqu’à leur résolution.

Profil recherché

- Expérience en administration, soutien financier, facturation, tenue de livres, comptes fournisseurs ou dans un domaine connexe.
- Expérience en gestion de factures, de bons de commande,



de paiements et de rapprochements financiers.
- Grande aisance avec les chiffres, les données transactionnelles et les tâches nécessitant un haut niveau de précision.
- Excellente attention aux détails et souci constant de l’exactitude.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances simultanément.
- Débrouillardise, autonomie et capacité à rechercher l’information, effectuer les suivis nécessaires et trouver des solutions.
- Esprit d’initiative et capacité à assurer un suivi proactif des éléments en suspens.
- Excellentes aptitudes en communication et en collaboration.
- Capacité à travailler de façon autonome dans un environnement principalement à distance, tout en collaborant efficacement avec une équipe élargie.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
- Une expérience avec SAP, Coupa ou un système similaire de gestion des achats et des paiements constitue un atout.

Qualifications

- Expérience pertinente en administration, opérations financières, facturation, tenue de livres, comptes fournisseurs ou dans un domaine connexe.
- Expérience démontrée en gestion et en rapprochement de factures et de bons de commande.
- Excellente maîtrise de Microsoft Office.
- Excellentes compétences en organisation, en communication et en gestion des priorités.
- Maîtrise de l’anglais requise; le bilinguisme français et anglais constitue un atout.
- Capacité à travailler selon un modèle hybride, soit environ 80 % en télétravail et 20 % en présentiel dans la région de Kirkland, selon les besoins opérationnels.

AODA Statement

InGenesis is proud to be an affirmative action employer and is committed to providing equal employment opportunity regardless of race, ancestry, place of origin, colour, ethnic origin, citizenship, creed, sex, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, record of offences, marital status, family status or disability. If you have a disability or special need that requires accommodation in the hiring process or during your employment, please let us know.

EEO Statement:

InGenesis is an equal opportunity employer committed to fostering a diverse, inclusive, and equitable workplace. We comply with all applicable federal, state, and local employment laws, including recent executive orders, and strictly prohibit discrimination, harassment, or retaliation based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, genetic information, age, veteran status, or any other characteristic protected by law.

InGenesis is dedicated to making reasonable accommodations for qualified individuals with disabilities and ensuring that all employment decisions are based on qualifications, merit, and business needs. If you require a reasonable accommodation during the hiring process, please contact us by visiting our website at https://www.ingenesis.com/careers/site-accommodations.

To learn more about your rights, please refer to the Know Your Rights: Workplace Discrimination is Illegal poster issued by the U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC).

Company Statement:

With decades of experience, InGenesis has grown into one of North America’s most trusted Healthcare Services Firms, which includes comprehensive health and workforce solutions. As the industry landscape shifts with new challenges in patient care, quality and compliance requirements, workforce retention, and operational efficiencies, we deliver strategic, data-driven solutions that include redefining workforce management and clinical service delivery. Explore InGenesis to discover how our expertise, innovative strategies, and commitment to excellence are shaping the future of healthcare workforce solutions. Join us in celebrating the professionals who define the next era of healthcare.

📌 Administrative Assistant (Kirkland)
🏢 InGenesis
📍 Kirkland