SOMMAIRE DU MANDAT

L’Ordre des psychologues est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ive) qui relèvera du Secrétaire général et du secrétaire général adjoint. La personne titulaire du poste aura à effectuer différentes tâches en lien avec le registre des doctorant(e)s et des candidat(e)s à la profession, le Tableau de l’Ordre, la pratique à distance. Ses tâches incluent le traitement des demandes, la correspondance, les suivis administratifs, l’ouverture de dossier ainsi que la mise à jour et l’archivage des dossiers.

Et ce, avec un souci pour l’efficacité des processus, le respect des délais de traitement et la qualité des services offerts à la clientèle.

PRINCIPALES TÂCHES

Traiter les demandes d’inscription au registre et en assurer le suivi administratif

- Traiter les demandes d’inscription au registre des étudiant(e)s et des candidat(e)s à la profession ;
- Assurer la mise à jour du registre des étudiant(e)s et des candidat(e)s;
- Recevoir, valider et archiver les attestations d’études, les changements d’emploi et les ajouts de superviseurs ;
- Répondre aux demandes de renseignements des étudiants, candidat(e)s et membres ;
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des doctorant(e)s, des superviseur(e)s et des employeurs ;
- Envoyer les rappels relatifs aux attestations trimestrielles ;
- Aviser les parties concernées en cas de retrait du registre.

Mise à jour du Tableau de l’Ordre et produire les attestations

- Traiter les demandes de changement de nom;
- Traiter les demandes de confirmation de statut de membre et d’antécédents disciplinaires ;
- Mettre à jour les informations des membres au Tableau de l’Ordre ;
- Produire diverses listes administratives sur demande.





Soutenir les activités liées à la pratique professionnelle

- Transmettre l’information pertinente concernant le cadre légal de la pratique à distance aux psychologues du Québec et de l’extérieur ;
- Assurer la liaison entre l’assureur et l’Ordre pour l’assurance responsabilité professionnelle ;
- Répondre aux questions des membres et assurer le suivi des dossiers d’assurance ;
- Transmettre les listes de membres à l’assureur et effectuer les suivis mensuels ;
- Préparer les listes de radiations destinées au Comité des permis, au besoin.

Autres responsabilités

- Exécuter toute autre tâche connexe selon les besoins opérationnels du secrétariat général.

PROFIL RECHERCHÉ

- Diplôme d’études collégiales en sciences humaines, ou technique en bureautique, en services sociaux, éducatifs ou juridiques, recherche sociale ou autre domaine pertinent au poste. Certificat ou baccalauréat universitaire, un atout.
- Maîtrise des logiciels populaires (suite MS, Outlook, etc.) et aisance à apprendre un nouveau système informatique.
- Excellente maîtrise du français écrit, anglais un atout.
- Orientation client.
- Aptitude pour les relations interpersonnelles.

Expérience

- Expérience pertinente au poste, minimum 5 ans.

Connaissances et aptitudes

- Sens de l’organisation et des priorités.
- Discrétion et conscience professionnelle.
- Autonomie.
- Souci du détail.
- Bonne capacité d’analyse et de synthèse.
- Connaissance du système professionnel, un atout.

DURÉE ET RÉMUNÉRATION

Il s’agit d’un poste temporaire à temps complet. L’Ordre fonctionne en mode hybride.

Le salaire et les avantages sociaux seront discutés avec les candidats retenus pour une entrevue.

📌 Adjoint.e administratif.ive au secrétariat général (Mount Royal)
🏢 Ordre des psychologues du Québec
📍 Mount Royal