Career Opportunity

Administrative Assistant, Air Service Development

1 Full-time, Term Position (18 months) Is This Role for You? We are looking for an exceptionally organized, proactive and solutions-oriented professional who makes the people and teams around them more effective.

Reporting to the Director, Air Service Development this role provides high-level administrative, business planning and operational support to multiple Director-level stakeholders. The successful candidate will be someone who can see around corners, anticipate what is coming next and bring structure to a complex and fast-moving environment. You will help leaders stay organized, keep priorities moving, improve processes and ensure important details do not get lost.

You are calm under pressure, highly dependable and comfortable managing competing priorities. You bring strong organization, financial and business acumen, excellent judgment and a proactive mindset. You take pride in creating order, improving how work flows and helping a team operate at its best.

Day in the Life Provide proactive administrative and business support to multiple Director-level leaders, managing competing priorities, confidential information and time-sensitive requests.

Anticipate upcoming requirements, deadlines and internal stakeholder needs, identifying issues before they become urgent.

Support the corporate business planning process by coordinating timelines, inputs, meetings, documentation, approvals and follow-up.

Maintain visibility of key priorities, commitments and deliverables, helping leaders stay organized and focused on what matters most.

Develop and improve workflow processes, trackers, templates and administrative systems that make the team more efficient.

Support departmental financial management, including budgeting, expense and variance tracking, purchase orders, invoice processing, and relevant inventory planning.

Prepare agendas and meeting materials, capture concise notes, decisions and action items, and follow up on commitments.

Coordinate meetings, planning sessions and selected internal or external events, including scheduling, logistics, event organization and stakeholder coordination.

You Have: Post-secondary education in Business Administration, Office Administration or a related field, or an equivalent combination of education and experience.

At least 3 years of progressively responsible administrative, executive support, business operations or coordination experience

Demonstrated experience supporting senior leaders in a complex, fast-paced setting.

Advanced proficiency with Microsoft 365 applications including Teams, Outlook, Excel, Powerpoint, Word and others. Financial acumen, including experience with expense management and financial administration.

A positive, collaborative approach and the ability to contribute constructively to team culture, support colleagues and build strong working relationships across the organization.

A proactive working style and continuous improvement mindset with the ability to anticipate needs and identify issues early.

Strong critical thinking and communication skills.





Exceptional organizational skills and the ability to create structure across multiple priorities, deadlines and stakeholders.

Excellent judgment, attention to detail and discretion when handling sensitive information Ability to remain calm, organized and constructive under pressure.

REPORTS TO: Director, Air Service Development

BAND: Band 4 (Included in the bargaining unit)

SALARY: $35.24 to $39.06 per hour (37.5 hours per week)

POSTING DATE: August 28, 2026 (Internal & External)

CLOSING DATE: September 7, 2026 (Internal & External) Applicants from this competition may be utilized to fill future vacancies of a similar nature Offre d’emploi

Adjointe administrative ou adjoint administratif, Développement des services aériens

1 poste à temps plein à durée déterminée (18 mois) Ce rôle est-il fait pour vous? Nous cherchons une personne exceptionnellement organisée, proactive et axée sur les solutions, capable d’améliorer l’efficacité de travail de ses collègues et des équipes qui l’entourent.

Relevant de la directrice ou du directeur, Développement des services aériens, la personne titulaire de ce poste assure un appui de haut niveau sur le plan administratif ainsi que de la planification des activités et de l’exploitation auprès de plusieurs membres de la direction. La personne retenue devra savoir anticiper les enjeux, prévoir les prochaines étapes et favoriser la structure dans un environnement complexe et en constante évolution. Vous aiderez des responsables à organiser leur travail, à faire progresser les priorités, à améliorer les processus et à veiller à ne négliger aucun détail important.

Vous savez garder votre sang-froid sous pression, êtes très fiable et maîtrisez parfaitement la gestion des priorités concurrentes. Vous faites preuve d’un sens aigu de l’organisation, des finances et des affaires, d’un excellent jugement et d’un esprit proactif. Vous tirez une grande fierté à mettre de l’ordre, à améliorer le déroulement des activités et à contribuer au fonctionnement optimal d’une équipe.

Déroulement d’une journée Fournir une assistance administrative et opérationnelle proactive à plusieurs membres de la direction, y compris gérer les priorités concurrentes, les renseignements confidentiels et les demandes urgentes.

Anticiper les besoins, les échéances et les attentes des parties prenantes internes ainsi que cerner les problèmes avant qu’ils ne constituent une urgence.

Faciliter le processus de planification stratégique de l’entreprise : coordonner les échéances, les contributions de membres, les réunions, la documentation, les validations ainsi que veiller au suivi.

Mettre en évidence les priorités,



les engagements et les résultats attendus clés afin d’aider l’organisation des activités des membres de la direction et de leur permettre de se concentrer sur l’essentiel.

Mettre en place des processus de travail, des outils de suivi, des modèles et des systèmes administratifs qui améliorent l’efficacité de l’équipe, puis les optimiser.

Assister la gestion financière du service, notamment en matière de budgétisation, de suivi des dépenses et des écarts, de bons de commande, de traitement des factures et de planification pertinente des stocks.

Préparer l’ordre du jour et les documents des réunions, rédiger des comptes rendus concis, consigner les décisions et les mesures à prendre ainsi qu’assurer le suivi des engagements pris.

Coordonner les réunions, les séances de planification et certaines activités internes ou externes, notamment en ce qui concerne la planification, la logistique, l’organisation des événements et la coordination des parties prenantes.

Vous : êtes titulaire d’un diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires, en organisation de bureau ou dans un domaine connexe ou encore une combinaison équivalente d’études et d’expérience.

avez au moins trois ans d’expérience dans des rôles à responsabilités progressives en administration, en soutien à la haute direction, en exploitation commerciale ou en coordination.

avez une expérience reconnue en matière d’assistance à des membres de la haute direction dans un environnement complexe et dynamique.

maîtrisez parfaitement les applications Microsoft 365, notamment Teams, Outlook, Excel, PowerPoint, Word et autres. possédez un sens aigu des finances, notamment une expérience en matière de gestion des dépenses et d’administration financière.

adoptez une attitude positive et collaborative, pouvez contribuer de manière constructive à la culture d’équipe, aider vos collègues et tisser des liens solides au sein de l’organisme.

avez un style de travail proactif et un engagement envers l’amélioration continue ainsi que la capacité d’anticiper les besoins et de repérer rapidement les problèmes.

possédez un esprit critique aigu et de solides compétences en communication.

faites preuve d’un sens exceptionnel de l’organisation et êtes capable de structurer vos activités compte tenu de multiples priorités, échéances et parties prenantes.

faites preuve d’un excellent jugement, d’un souci du détail et de discrétion dans le traitement de renseignements sensibles. êtes capable de garder votre sang-froid, de faire preuve d’organisation et d’adopter une attitude constructive, et ce, même sous pression. LIEN HIÉRARCHIQUE IMMÉDIAT : Direction, Développement des services aériens

BANDE : Bande 4 (comprise dans l’unité de négociation)

SALAIRE : 35,24 $ à 39,06 $ de l’heure (37,5 heures semaine)

DATE D’AFFICHAGE : 28 août 2026 (interne et externe)

DATE DE CLÔTURE : 7 septembre 2026 (interne et externe) Nous pourrions nous servir des candidatures reçues en vertu de cet affichage pour pourvoir de futurs postes vacants de nature similaire.

📌 Administrative Assistant, Air Service & Business Development (Nisku)
🏢 YEG Edmonton International Airport
📍 Nisku