French Bilingual Legal Aid Worker - Family Senior Counsel Program

Company Bio

Legal Aid Ontario employees are committed to making a difference in the lives of our clients.

As an integral partner in the Justice system, working at Legal Aid Ontario is more than just a job. It's an opportunity to help people who need it the most; to ensure each client receives the access to justice afforded to them under the law.

If you are looking for a new challenge in your already meaningful career with a team dedicated to justice, and innovation in a flexible and supportive work workplace consider this opportunity below.

Primary function The Family Senior Counsel Program has provincial scope and complements LAO’s existing mixed model of private bar and duty counsel services by providing financially and legally eligible clients with another option for high quality, full-scope representation.

This position is responsible for direct litigation support for the Family Senior Counsel Program. This role will assist staff lawyers who will represent clients on legal aid certificates. It includes file management (opening and closing files, docketing and billing on-line), communication with clients, opposing counsel/parties, family court staff and stakeholders; the preparation of correspondence and family court documents, and providing information on court processes and procedural matters under the direct supervision of a staff family.

The legal aid worker will closely assist staff lawyers with varied tasks and administrative duties required to advance client matters through the family court process. The position will be responsible for covering the geographic area of the Central East District, including virtual and in-person attendance throughout the District.

Home Location: Ottawa

Other Locations: Cornwall, L'Orignal, Pembroke, Brockville, and Perth

Reports to: Manager of Operations – Family Senior Counsel Program

Key accountabilities

- Provide general information by responding to in-person, email, and phone inquiries from clients;
- Perform client file management including tasks like opening and closing files, maintaining a tickler system, preparing, and reviewing correspondence, organizing files as well as motion, conference and trial materials and billing files;
- Responsible for client intake, drafting and referrals of client to other services as required;
- Liaise with other legal service providers, internal and external, including court-based services, to ensure seamless client service;
- Liaise with shelters and other community agencies;
- Liaise with private bar lawyers, Children's Aid Society counsel and workers, Mental Health and other court workers, police and other court staff as directed by the staff lawyer;
- Conduct preliminary client interviews to gather case information; serve as the primary point of contact; handle client inquiries and assist lawyers with queries, referrals, information requests, and interviews;
- Prepare court documents and assist with information gathering and correspondence under the direct supervision of the staff lawyer;
- Implement established systems to manage workload and compile information for statistical reporting and analysis.
- Act as floater LAW, including triaging clients and other administrative tasks as assigned;
- Demonstrate flexibility in terms of work hours including occasionally working through lunch breaks or past regular work hours; and
- Provide mentorship and/or training to other staff, information to legal and non-legal staff relating to PLEI, community outreach and drafting.
- Perform other duties as required.

Required Skills & Experience

- Demonstrated proficiency in oral and written French and English, including the ability to speak, read, and write in both languages within a legal setting.
- Fluency in languages other than English and French, will be considered an asset;
- Excellent interpersonal communication and interview skills, and sound judgment for dealing with clients, lawyers and other agencies;
- Resiliency, solution-oriented, possessing a calm temperament; adaptability to working well in a constantly changing environment;
- Ability to work well under strict time constraints;
- Ability to manage client expectations;
- Ability and willingness to work effectively in a team environment;
- Demonstrated ability to work collaboratively with Legal Aid Workers, staff lawyers, paralegals, per diem Duty Counsel and Managers;
- Solid understanding of court processes, rules and practice directions;
- Knowledge of relevant legislation, including the Legal Aid Services Act, Family Law Act and Child Support Guidelines, Children's Law Reform Act, Child and Youth Family Services Act, Divorce Act, An Act respecting First Nations, Inuit and Métis children, youth and families and the Family Law Rules
- Minimum of 3-years demonstrated experience in drafting family law court documents.
- Aptitude and willingness to work effectively with and be sensitive to the needs of vulnerable clients, particularly clients with mental health issues, survivors of domestic abuse, clients from marginalized communities and clients who have concurrent immigration and/or criminal law matters;
- Sound knowledge of legal aid application procedures, financial principles and LAO policies and practices;
- Ability to determine legal and financial eligibility based on LAO eligibility criteria in accordance with office procedures and standard formats;
- Proven ability to learn and adapt to new or modified policies and procedures;
- Ability to assemble child protection and domestic family application records, status review records, motion records, trial records, appeal records, joint briefs and exhibit books;
- An understanding and adherence to discretion and client confidentiality;
- Must have competent computer skills and knowledge of the Microsoft Office programs (Word, Excel, PowerPoint) and Divorcemate;
- Experience with Legal Files would be an asset; and
- Diploma or certificate in law practice or court-related area would be an asset.

Organizational Competencies Expected
- Client Focus
- Adaptability and Flexibility
- Personal Motivation and Accountability
- Focus on Quality and Best Practice
- Problem Solving and Judgement
- Organizational Awareness
- Teamwork and Collaboration

What do we offer? At Legal Aid Ontario, we are committed to fostering a supportive and rewarding work environment for our employees. Our comprehensive benefits package reflects this commitment and is designed to enhance both professional and personal well-being.

We have a comprehensive health and wellness program that include dental, health and life insurance along with Basic Accidental Death & Dismemberment (AD&D;) Insurance, Short-Term Disability (STD), and Long-Term Disability (LTD) coverage.

Employees at Legal Aid Ontario also enjoy generous paid time-off policy including vacation days, illness days, discretionary days and statutory holidays.

Employees are eligible to be enrolled to OPSEU Pension Plan, administered by OPSEU Pension Plan Trust Fund (OPTrust).

How to apply?

Submit a résumé and cover letter.

Please clearly set out in your cover letter why you are interested in the Legal Aid Worker position, and highlight relevant experience, skills, and training that make you an ideal candidate.

Only those candidates selected for an interview will be notified. Final candidates for this position will be required to undergo a criminal record check.

This position is represented by OPSEU and the employee will be governed by the provisions of the collective agreement and union dues will be deducted bi-weekly from date of hire.





Please note that all applicants are encouraged to provide a valid email address for communication purposes. Applicants may receive written correspondence regarding this job posting directly to the email address provided on their résumé or to the one used to set up their Candidate Profile if applying on Njoyn.

As an applicant, it is your responsibility to ensure that you check your email regularly.

First time applying to a position with LAO?

You will need to create a profile AND then apply for the position.

Already have an Njoyn account? Just sign in and select "my jobs" to apply.

Once you have successfully applied you will receive a confirmation email.

Trouble applying? For telephone support please call 1-(phone hidden) or email support:[email protected].

Equity Statement

Building a diverse workforce that represents the communities we serve while promoting a protected culture and work environment that dismantles systemic barriers, welcomes fresh perspectives and embraces differences as a priority is a core value at LAO. LAO encourages applicants from equity-seeking groups, including but not limited to individuals who are First Nations, Inuit or Métis, Black and racialized, as well as persons with disabilities, women and members of the 2SLGBTQ+ community.

We recognize the value of equity, diversity and inclusion and are committed to addressing systemic barriers, and prioritizing, attracting and retaining diverse staff. All interested and eligible people will be considered, with due consideration to all protected grounds under the Ontario Human Rights Code.

Legal Aid Ontario values integrity, respect, responsiveness, excellence, independence, accountability, openness and consistency. Our recruitment process reflects our commitment to equity, diversity and inclusion. Accommodations are available throughout the recruitment process as well as during employment at LAO. Please direct any accommodation requests to our recruitment team.

Auxiliaire de l'aide juridique – Programme d’avocats principaux en droit de la famille

Information sur l'entreprise

Le personnel d’Aide juridique Ontario est déterminé à faire une différence dans la vie de ses clients.

En tant que partenaire à part entière du système de justice, Aide juridique Ontario (AJO) offre à ses employés plus qu’un emploi. Elle offre l’occasion d’aider les personnes qui en ont le plus besoin en faisant en sorte que chaque client reçoive l’accès à la justice que leur confère la loi.

Si Vous Cherchez à Ajouter Un Nouveau Défi à Une Carrière Déjà Enrichissante, Au Sein D’une Équipe Œuvrant En Faveur De La Justice Par Des Moyens Innovants Dans Un Milieu Positif Offrant Des Modalités De Travail Souples, Songez Aux Possibilités Énoncées Ci-dessous

Sommaire du poste

Le programme d’avocats principaux en droit de la famille a une portée provinciale et s’ajouter au modèle mixte existant d’AJO de services d’avocates et avocats privés et d’avocates et avocats de service en offrant aux personnes qui satisfont aux critères d’admissibilité financiers et juridiques une autre possibilité pour une représentation complète de haute qualité.

La personne retenue à ce poste sera chargée de soutenir directement les activités dans les recours en justice dans le cadre du programme d’avocats principaux en droit de la famille. Elle assistera les avocates et avocats salariés qui représentent les clients en vertu des certificats d’aide juridique. Ses tâches comprennent entre autres la gestion des dossiers (ouverture et clôture des dossiers, inscription au rôle et facturation en ligne), la communication avec les clients, les avocats de la partie adverse, le personnel des tribunaux et les intervenants; la préparation de la correspondance et des documents des clients à la cour de la famille, ainsi que la fourniture de renseignements sur les processus judiciaires et les questions de procédure sous la supervision directe d’une avocate ou d’un avocat en droit de la famille.

L’auxiliaire de l’aide juridique assistera de près les avocates et avocats salariés en effectuant diverses tâches et obligations administratives nécessaires pour faire progresser les affaires des clients à la cour de la famille. La personne retenue sera responsable de la couverture de la zone géographique du district du Centre-Est, y compris la présence en personne et virtuelle, dans l’ensemble du district.

Lieu de travail principal : Ottawa

Autres lieux de travail : Cornwall, L’Orignal, Pembroke, Brockville, et Perth

Supervision : Chef des opérations – Programme d’avocats principaux en droit de la famille

Fonctions

- Fournir des renseignements généraux aux clients et répondre à leurs questions en personne, par courrier électronique ou par téléphone;
- Gérer les dossiers des clients, notamment ouvrir et clôturer les dossiers, maintenir un système de fiches, préparer et réviser la correspondance, organiser les dossiers ainsi que les documents relatifs aux motions; aux conférences et aux procès, et les dossiers de facturation;
- Responsable de l’accueil des clients, de la rédaction des renvois des clients vers d’autres services, le cas échéant;
- Servir de liaison entre les prestataires de services internes et externes, dont les services dans les tribunaux, pour assurer aux clients et clientes un service sans discontinuité;
- Assurer la liaison avec les maisons d’hébergement et autres organismes communautaires;
- Assurer la liaison avec les avocats du secteur privé, les avocats et les travailleurs des sociétés d’aide à l’enfance, les travailleurs des services de santé mentale et d’autres services judiciaires, la police et d’autres membres du personnel judiciaire, selon les instructions des avocats salariés;
- Mener des entrevues préparatoires avec les clients afin de recueillir des renseignements sur leur affaire ; servir de point de contact principal ; traiter les demandes des clients et assister les avocats dans le cadre des demandes de renseignements, d’orientations vers d’autres services et des entretiens;
- Préparer les documents de procédure judiciaire et aider à recueillir des renseignements et à rédiger la correspondance, sous la supervision directe de l’avocat salarié;
- Mettre en place des systèmes établis permettant de gérer le volume de travail, de rassembler les renseignements à des fins statistiques et d’établir des rapports et analyses;
- Jouer le rôle de suppléant, notamment en assurant le triage des clients et en effectuant d’autres tâches administratives assignées;
- Faire preuve de flexibilité en ce qui concerne les horaires de travail, notamment en travaillant éventuellement pendant les pauses déjeuner ou en dehors des heures de travail normales;
- Assurer le mentorat et/ou la formation d’autres membres du personnel; fournir des informations au personnel juridique et non juridique concernant l’éducation et l’information juridique, la sensibilisation communautaire et la rédaction;
- Effectuer d’autres tâches selon le besoin.

Exigences
- Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit, notamment la capacité à s’exprimer, à lire et à écrire dans ces deux langues dans un contexte juridique;
- Maîtrise d’autres langues que l’anglais et le français, un atout;




- Excellentes aptitudes aux relations interpersonnelles, à la communication et aux entrevues, et bon jugement pour travailler avec des clients, des avocats et d’autres organismes;
- Faire preuve d’endurance, d’orientation vers la recherche de solutions et d’un tempérament calme; capacité d’adaptation pour travailler dans un environnement continuellement changeant;
- Capacité à travailler en respectant des contraintes de temps strictes ;
- Capacité à gérer les attentes des clients;
- Capacité et désir de travailler efficacement au sein d’une équipe.
- Capacité à travailler en collaboration avec les auxiliaires de l’aide juridique, les avocates et avocats salariés, les parajuristes, les avocates et avocats de service rémunérés à la journée et les gestionnaires;
- Bonne compréhension des procédures, des règles et des directives pratiques du système judiciaire;
- Connaissance des lois pertinentes, notamment la Loi sur les services d’aide juridique, la Loi sur le droit de la famille et les lignes directrices sur les aliments pour enfants, la Loi portant réforme du droit de l’enfance, la Loi sur les services à l’enfance à la jeunesse et à la famille, la Loi sur le divorce, la Loi concernant les enfants, les jeunes et les familles des Premières Nations, des Inuits et des Métis, et les Règles en matière de droit de la famille;
- Au moins trois ans d’expérience avérée dans la rédaction de documents judiciaires en droit de la famille;
- Aptitude et volonté à travailler avec des clients vulnérables et à être sensible à leurs besoins, en particulier les clients ayant des problèmes de santé mentale, les personnes ayant subi des violences familiales, les clients appartenant à des communautés marginalisées et les clients qui ont des affaires concomitantes en droit de l’immigration et/ou en droit criminel;
- Bonne connaissance des procédures de demande d’aide juridique, des principes financiers et des politiques et pratiques d’AJO;
- Capacité de déterminer l’admissibilité en matière juridique et financière en se fondant sur les critères d’admissibilité d’AJO, en accord avec les procédures de bureau et les formats;
- Capacité démontrée à apprendre et à s’adapter à de nouvelles politiques et procédures;
- Capacité à constituer des dossiers en matière de protection de l’enfance et en matière de droit de la famille, des dossiers de révision du statut, des dossiers de motions, des dossiers de procès, des dossiers d’appel, des mémoires conjoints et des dossiers de pièces ;
- Compréhension et respect de la discrétion et de la confidentialité des données des clients;
- Avoir des compétences informatiques et une connaissance des programmes Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et Divorcemate;
- Avoir de l’expérience du logiciel Legal Files est un atout;
- Posséder un diplôme ou un certificat en droit ou dans un domaine lié aux tribunaux serait un atout.

Compétences Organisationnelles Requises

- Approche axée sur la clientèle;
- Adaptabilité et souplesse;
- Motivation personnelle et sens des responsabilités;
- Orientation sur la qualité et les meilleures pratiques;
- Aptitude à trouver des solutions et avoir un bon sens de jugement.
- Conscience organisationnelle;
- Aptitude à travailler en équipe et à la collaboration.

Ce Que Nous Offrons À Aide juridique Ontario, nous nous engageons à favoriser un environnement de travail positif et gratifiant pour nos employés. Notre vaste éventail d’avantages sociaux reflète cet engagement et est conçu pour améliorer le bien-être professionnel et personnel. Nous offrons un programme complet de santé et de bien-être qui comprend une assurance dentaire, une assurance maladie et une assurance-vie, ainsi qu’une assurance de base en cas de décès ou de mutilation par accident, une assurance invalidité de courte durée et une assurance invalidité de longue durée.

Les employés d’Aide juridique Ontario bénéficient également d’une politique généreuse en matière de congés payés, des jours de maladie, des jours discrétionnaires et des jours fériés.

Les employés ont admissibles au Régime de retraite du SEFPO administré par la Fiducie de pension du SEFPO (OPTrust).

Comment Postuler Envoyer un curriculum vitæ et une lettre de motivation.

Veuillez expliquer brièvement dans votre lettre de motivation les raisons pour lesquelles le poste de travailleur en aide juridique vous intéresse et décrire l’expérience, les compétences et les formations pertinentes qui font de vous la candidate ou le candidat idéal.

Nous ne communiquerons qu’avec les personnes convoquées en entrevue. Les candidats retenus pour ce poste doivent se soumettre à une vérification du casier judiciaire.

Ce poste est syndiqué, représenté par le SEFPO et la candidate ou le candidat sélectionné devra se soumettre aux dispositions de la convention collective; les cotisations syndicales seront retenues à la source toutes les deux semaines à compter de l’entrée en fonction.

Les personnes désirant postuler ce poste sont encouragées à fournir une adresse courriel qui servira pour la correspondance. Elles recevront une correspondance écrite concernant cette offre d’emploi directement à l’adresse électronique fournie sur leur CV ou à celle utilisée pour établir leur profil de candidature si elles ont posé leur candidature par l’entremise de Njoyn.

En tant que candidate ou candidat, il est de votre responsabilité de vérifier régulièrement votre courrier électronique. S’agit-il de votre première demande d’emploi à AJO?

Vous devez d’abord créer votre profil de carrière ET ensuite poser votre candidature à ce poste.

Avez-vous déjà un compte Njoyn? Ouvrez votre session et sélectionnez « Mes emplois ». Une fois que vous aurez correctement envoyé votre candidature, vous recevrez un courriel de confirmation.

Éprouvez-vous des difficultés? Appelez au 1 (phone hidden) pour obtenir du soutien au téléphone, ou envoyez un courriel à : [email protected].

Equity Statement La mise en place d’un personnel reflétant la diversité des communautés que nous servons, tout en développant un lieu de travail axé sur la sécurité qui élimine les barrières systémiques, favorise de nouvelles perspectives et considère les différences comme une nécessité, constitue un pilier des valeurs fondamentales d’AJO.

AJO encourage les candidatures des membres des groupes en quête d’équité, notamment et sans s’y limiter, les membres des Premières Nations, les Métis, les Inuits, les Noirs, les membres des communautés racialisées ainsi que les personnes handicapées, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.

Nous sommes conscients de la valeur de l’équité, de la diversité et de l’inclusion et nous sommes déterminés à lutter pour l’élimination des obstacles systémiques et à recruter et retenir un personnel diversifié. La candidature de toutes les personnes intéressées et qualifiées sera considérée, en prenant dûment en considération tous les motifs protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario .

Aide juridique Ontario attache une grande valeur à l’intégrité, au respect, à la réceptivité, à l’excellence, à l’indépendance, à l’imputabilité, à la transparence et à la cohérence. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion.

Des accommodements sont faits au long du processus ainsi que pendant l’emploi à AJO. Veuillez adresser toute demande d’adaptation à notre équipe de recrutement.

📌 French Bilingual Legal Aid Worker - Family Senior Counsel Program (Ottawa)
🏢 Legal Aid Ontario
📍 Ottawa