Recruiter & HR Coordinator — Fixed-Term Contract (Montreal)

Location: Saint-Laurent, Montreal, QC — on-site

Contract term: Start date ASAP through December 31, 2026 (fixed term)

Hours: Full-time, 40 hrs/week.

Reports to: VP, People & Culture

About Fresh Prep

Fresh Prep is Canada's largest Canadian-owned meal kit company and a certified B Corporation. We employ more than 600 people across production facilities in British Columbia, Alberta, Ontario and Quebec, and we deliver fresh, pre-portioned meals to households across the country. Our Saint-Laurent facility is the hub of our Quebec operation and is growing.

Why this role exists

Production is the engine of our business, and the engine only runs if the line is staffed. Over the next four months we need to hire a significant volume of Production Associates.

You will own the funnel end to end: sourcing, screening, scheduling, offers, and the onboarding handoff. You will also carry a lighter HR coordination load for the Quebec site to keep the employee lifecycle moving.

What you'll do

High-volume recruitment (roughly 70% of the role)

- Own the full-cycle hiring process for Production Associates and other hourly production roles at Saint-Laurent, and support hourly hiring at our BC, Alberta and Ontario sites.
- Build and maintain a live pipeline sized to weekly production headcount targets set with Operations.
- Source through the channels that actually work for hourly hiring in Montreal: job boards, community and newcomer settlement organizations, local employment centres, social and community groups, referral programs, and direct outreach.
- Run high-throughput screening — phone screens, group interviews, and on-site open hiring days — with rapid turnaround between application and offer.
- Manage temporary staffing agency relationships where agency labour is used, including requisitions, fill rates and conversion to permanent.
- Prepare and issue offer letters and coordinate pre-employment steps.
- Keep the ATS clean and current, and report weekly on time-to-fill, offer acceptance, interview show rate, first-day show rate and 30-day retention.

HR coordination (roughly 30% of the role)

- Coordinate onboarding logistics for new production hires: paperwork, payroll and system setup, PPE, access, uniform, and scheduling of required food safety and health & safety training.
- Maintain accurate employee records and support HRIS data integrity for the Quebec site.
- Support day-to-day employee lifecycle administration — status changes, employment verification letters, leave paperwork, offboarding.
- Act as a bilingual first point of contact for production employees on routine HR questions, escalating anything substantive to the People & Culture team.
- Support People & Culture initiatives at the site as needed, including translation and distribution of employee communications.

What we're looking for

Required

- Demonstrated high-volume recruitment experience. You have personally hired at volume — think dozens of hourly hires in a quarter — in manufacturing, food production, warehousing, logistics, retail or QSR.
- 2+ years in recruitment, with at least one year focused on hourly or frontline roles.
- Hands-on ATS experience and comfort working from a metrics dashboard.
- Strong organization under pressure: you can run twenty open requisitions, three sites and a hiring event in the same week without dropping candidates.
- Based in Montreal and able to be on-site at Saint-Laurent regularly.

Nice to have

- HR coordination or HR generalist experience alongside recruitment.




- Familiarity with Quebec employment standards and CNESST requirements.
- Experience recruiting from newcomer, student or seasonal labour pools.
- Experience supporting a rapid site ramp-up or a new facility launch.

What success looks like
- First 14 days: you know our roles, shifts and hiring managers; the pipeline is mapped; sourcing channels are live; weekly reporting is running.
- By 30 days: open production roles are filled to Operations' weekly targets, and time-to-fill is trending down.
- By December 31: headcount targets are met, onboarding is documented and repeatable, and a clean handover package sits with the People & Culture team.

What we offer
- A defined, high-impact contract with a clear mandate and real ownership.
- Competitive contract compensation (range to be confirmed based on experience).
- The chance to build something durable at a B Corp that is growing in Quebec.

Note: strong performers in fixed-term roles are considered for future openings, but this contract carries no guarantee of extension or of permanent employment. À propos de Fresh Prep

Fresh Prep est la plus grande entreprise de prêt-à-cuisiner à propriété canadienne au pays et une entreprise certifiée B Corp. Nous comptons plus de 600 personnes réparties dans nos installations de production en Colombie-Britannique, en Alberta, en Ontario et au Québec, et nous livrons des repas frais et préportionnés partout au Canada. Notre usine de Saint-Laurent est le cœur de nos activités québécoises et elle est en pleine croissance.

Vos responsabilités

Recrutement à haut volume (environ 70 % du rôle)

- Assurer le processus d'embauche complet des associés et associées à la production et des autres postes horaires de production à Saint-Laurent, et soutenir l'embauche de personnel horaire dans nos sites de la Colombie-Britannique, de l'Alberta et de l'Ontario.
- Bâtir et maintenir un bassin de candidatures actif, dimensionné en fonction des cibles hebdomadaires d'effectifs établies avec les Opérations.
- Recruter par les canaux qui fonctionnent réellement pour l'embauche de personnel horaire à Montréal : sites d'emploi, organismes communautaires et organismes d'accueil et d'intégration des personnes nouvellement arrivées, Services Québec et carrefours jeunesse-emploi, groupes communautaires et réseaux sociaux, programme de recommandation d'employés et sollicitation directe.
- Mener une présélection à haut débit : entrevues téléphoniques, entrevues de groupe et journées d'embauche sans rendez-vous sur place, avec un court délai entre la candidature et l'offre.
- Gérer les relations avec les agences de placement temporaire lorsque de la main-d'œuvre d'agence est utilisée, y compris les demandes de personnel, les taux de comblement et les conversions vers des postes permanents.
- Préparer et transmettre les offres d'emploi et coordonner les étapes préalables à l'embauche.
- Tenir le système de suivi des candidatures (SSC) à jour et produire un rapport hebdomadaire sur le délai d'embauche, le taux d'acceptation des offres, le taux de présence aux entrevues,



le taux de présence à la première journée et la rétention à 30 jours.

Coordination RH (environ 30 % du rôle)

- Coordonner la logistique d'intégration des nouvelles personnes embauchées en production : documents, ouverture de dossier dans les systèmes de paie, équipement de protection individuelle (EPI), accès, uniformes et planification des formations obligatoires en salubrité alimentaire et en santé et sécurité du travail.
- Tenir des dossiers d'employés exacts et veiller à l'intégrité des données du SIRH pour le site québécois.
- Soutenir l'administration courante du cycle de vie des employés : changements de statut, lettres d'attestation d'emploi, documents liés aux absences et aux congés, départs.
- Agir comme premier point de contact bilingue auprès du personnel de production pour les questions RH courantes, en dirigeant vers l'équipe Personnel et culture toute question de fond.
- Appuyer les initiatives de l'équipe Personnel et culture sur le site, y compris la traduction et la diffusion des communications aux employés.

Profil recherché

Exigences

- Expérience démontrée en recrutement à haut volume. Il s'agit de la qualification la plus importante. Vous avez personnellement mené des dizaines d'embauches de personnel horaire en un seul trimestre, dans le secteur manufacturier, la production alimentaire, l'entreposage, la logistique, le commerce de détail ou la restauration rapide.
- Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.
- Au moins 2 ans d'expérience en recrutement, dont au moins un an consacré à des postes horaires ou de première ligne.
- Expérience pratique d'un système de suivi des candidatures et aisance à travailler à partir d'indicateurs de performance.
- Sens de l'organisation à toute épreuve : vous pouvez gérer vingt postes ouverts, trois sites et un événement d'embauche dans la même semaine sans perdre de candidatures en chemin.
- Résider dans la région de Montréal et pouvoir être présent régulièrement à l'usine de Saint-Laurent.
- Capacité à travailler dans un environnement de production alimentaire (froid, rythme rapide) pour les entrevues, les visites et la présence sur le plancher.

Atouts

- Expérience en coordination RH ou comme généraliste RH, en complément du recrutement.
- Connaissance des normes du travail au Québec et des exigences de la CNESST.
- Expérience de recrutement auprès de bassins de main-d'œuvre issus de l'immigration récente, du milieu étudiant ou du travail saisonnier.
- Expérience de soutien à une montée en cadence rapide ou au démarrage d'une nouvelle installation.

Ce à quoi ressemble le succès
- Après 14 jours : vous connaissez nos postes, nos quarts de travail et les gestionnaires responsables de l'embauche; le bassin de candidatures est cartographié; les canaux de sourçage sont actifs; le rapport hebdomadaire est en place.
- Après 30 jours : les postes ouverts en production sont comblés selon les cibles hebdomadaires des Opérations et le délai d'embauche est à la baisse.
- Au 31 décembre : les cibles d'effectifs sont atteintes, le processus d'intégration est documenté et reproductible, et un dossier de transition complet est remis à l'équipe Personnel et culture.

Ce que nous offrons
- Un mandat structuré et à fort impact, avec un objectif clair et une réelle autonomie.
- Une rémunération contractuelle concurrentielle (échelle à confirmer selon l'expérience).
- L'occasion de bâtir quelque chose de durable au sein d'une entreprise certifiée B Corp en croissance au Québec.

📌 Recruiter (Montreal)
🏢 Fresh Prep
📍 Montreal