Relevant du directeur d’usine, l'adjoint(e) administratif(ve) assure le soutien administratif des opérations de Sept-Îles. La personne en poste contribue au bon fonctionnement des activités quotidiennes en offrant un support efficace aux équipes de gestion, aux projets et aux employés. Elle agit comme personne-ressource pour plusieurs dossiers administratifs et veille à la qualité, à l'exactitude et au suivi des informations.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Administration générale
- Assurer l'accueil des visiteurs, des employés et des fournisseurs.
- Répondre aux appels téléphoniques et gérer la boîte courriel générale.
- Préparer, rédiger, corriger et mettre en forme divers documents administratifs.
- Effectuer le classement électronique et papier des dossiers.
- Commander les fournitures de bureau et assurer le suivi des inventaires administratifs.
- Organiser les réunions et préparer les comptes rendus au besoin.
Soutien aux opérations
- Soutenir les gestionnaires dans la préparation et le suivi des dossiers de projets.
- Effectuer la saisie de données dans les différents systèmes de l'entreprise.
- Préparer les bons de commande, demandes administratives et divers formulaires.
- Assurer le suivi des documents contractuels, certificats, permis et autres documents requis.
- Collaborer avec les équipes de production, de chantier et de gestion afin d'assurer un bon suivi administratif.
Ressources humaines
- Participer à l'accueil administratif des nouveaux employés.
- Préparer les dossiers d'embauche et assurer le suivi des documents requis.
- Effectuer le suivi des formations,
certifications et documents de conformité.
- Collaborer avec le département des ressources humaines pour différents dossiers administratifs.
Comptabilité
- Effectuer le traitement et la vérification de factures.
- Facturer les projets.
- Préparer les documents nécessaires à la comptabilité.
- Assurer le suivi des dépenses, cartes de crédit et petites caisses lorsque requis.
- Collaborer avec le département des finances pour différents suivis administratifs.
Santé et sécurité
- Assurer le suivi administratif des dossiers SST.
- Compiler diverses statistiques et registres.
- Préparer la documentation nécessaire aux audits ou inspections.
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Excellent sens de l'organisation.
- Grande rigueur et souci du détail.
- Autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Excellentes habiletés en communication.
Esprit d'équipe et approche axée sur le service à la clientèle interne.
QUALIFICATIONS
Formation
- DEP en secrétariat, bureautique ou administration, ou toute autre formation pertinente.
Expérience
- Minimum de 2 à 5 années d'expérience dans un poste similaire.
- Expérience en milieu industriel, manufacturier ou de chantier (atout).
Connaissances techniques
- Excellente maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et Teams).
- Aisance avec les systèmes informatiques et les logiciels de gestion.
- Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
Rémunération : 27,00$ à 31,00$ par heure
Avantages :
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés