Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière.

Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). Sommaire du poste Sous la supervision de l'agente administrative ou de l'agent administratif, la coordonnatrice ou le coordonnateur des affaires étudiantes fournit un soutien administratif aux départements de recherche et d'interprétation musicales.

Les principales responsabilités comprennent l'horaire des cours, l'enseignement pratique, l'organisation des examens ainsi que le service de première ligne. La personne titulaire du poste soutient également les affaires étudiantes pour les étudiantes et étudiants ainsi que le personnel de l'École de musique Schulich, notamment en conseillant les étudiantes, étudiants et membres du corps professoral sur les politiques académiques et les exigences des programmes, en vérifiant et en traitant divers documents, en coordonnant les activités connexes et en résolvant les questions liées aux dossiers étudiants.

Principales Fonctions Et Responsabilités

- Participe à la planification et à l'organisation des horaires de cours, de l'enseignement pratique (individuel et en petits ensembles) et des examens. Cela comprend notamment l'attribution et la réservation des locaux, la saisie des capacités d'inscription, des préalables et des restrictions des cours, la gestion des inscriptions, la préparation du matériel destiné aux juges, examinateurs, surveillants et accompagnateurs, la coordination des besoins liés à la production des prestations et des salles de spectacle, ainsi que la réservation et l'accordage des instruments. Selon les besoins, vérifie et recommande des modifications aux renseignements relatifs aux cours, aux programmes et au calendrier universitaire, et traite ou dirige les demandes d'inscription interuniversitaires ou interdépartementales.
- Agit à titre de personne-ressource quant aux politiques et procédures relatives aux modifications de cours et de programmes. Assure la liaison avec les unités concernées de l'Université (notamment l'ACTP, l'ES, le SCTP, etc.) afin de faire progresser les dossiers d'approbation relatifs aux propositions de modification de cours, de programmes et de politiques.
- Fournit des renseignements détaillés sur les programmes de musique à l'ensemble des étudiantes et étudiants de McGill. Assure la liaison avec la vice-doyenne associée ou le vice-doyen associé aux affaires académiques et étudiantes (ADASA), la gestionnaire ou le gestionnaire des services aux étudiants, les directrices ou directeurs de département, l'agente ou l'agent des affaires étudiantes et les coordonnatrices ou coordonnateurs de secteur afin de soumettre des propositions de nouveaux cours ou programmes ainsi que des révisions de programmes existants. Aide également l'ADASA et la gestionnaire ou le gestionnaire des services aux étudiants à produire divers rapports liés aux services aux étudiants, notamment les rapports de bourses,



les statistiques relatives aux programmes et aux inscriptions, etc.
- Fournit un soutien administratif et de secrétariat aux directrices ou directeurs des départements de recherche et d'interprétation musicales ainsi qu'aux autres membres de l'équipe, au besoin. Cela peut comprendre la gestion des calendriers et des ordres du jour, l'organisation et la participation à des réunions, la préparation des ordres du jour et des procès-verbaux, la gestion de la correspondance départementale, la participation aux processus d'embauche et l'exécution de tâches dans Workday, le soutien aux procédures d'évaluation des cours ainsi que l'organisation d'activités spéciales telles que des conférences, des classes de maître ou des colloques.
- À titre de premier point de contact de l'unité, accueille les étudiantes et étudiants, les membres du personnel académique et les autres visiteurs. Reçoit les demandes, fournit des renseignements et explications détaillés aux étudiantes, étudiants et membres du corps professoral, effectue les références nécessaires et assure le suivi approprié. Prépare et vérifie les documents connexes.
- Compile des données et produit des rapports. Coordonne l'attribution et le traitement des bourses et distinctions (notamment les bourses en cours de programme, les bourses renouvelables, les subventions de voyage, les concours et les prix). Examine les demandes relatives aux possibilités enrichies d'apprentissage (EEO) approuvées par la faculté. Crée et met à jour les formulaires relevant des services aux étudiants.
- Soutient les autres unités de musique lors des périodes de pointe liées à la planification et à la réalisation d'activités concernant les étudiantes et étudiants actuels ou potentiels, notamment les activités de recrutement, les admissions et auditions d'entrée, les séances d'orientation, les inscriptions, la transmission des notes, les cérémonies de collation des grades et les séances d'information. Assure également le remplacement à l'accueil lorsque nécessaire.
- La liste des fonctions et responsabilités ci-dessus est représentative des principales tâches associées au poste et ne constitue pas une liste exhaustive des responsabilités pouvant être confiées à la personne titulaire.
- La personne doit être disponible pour travailler selon un horaire versatile, incluant certaines fins de semaine (notamment durant les périodes d'auditions et d'examens ou lorsque des échéances critiques l'exigent) ainsi que certains vendredis d'été en juillet et en août.

Durant les périodes de pointe (par exemple à la fin août, au début septembre et au début janvier) ainsi que pendant la période initiale de probation, la personne pourrait être tenue de travailler à 100 % sur le campus. Pour le reste de l'année, une entente de travail flexible pourra être demandée conformément aux lignes directrices de l'Université (par exemple : 3 jours au bureau et 2 jours en télétravail).



Autres Compétences Et Aptitudes Requises

- Une expérience dans un établissement d'enseignement postsecondaire, idéalement au sein d'une école de musique, constitue un atout important.
- Une formation en musique, un parcours musical ou une bonne connaissance du milieu des études et de la pratique musicales constituent un atout important.
- Expérience de travail auprès d'étudiantes et d'étudiants universitaires ainsi qu'avec les processus de gestion des horaires académiques.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément, à assurer le suivi de données et à respecter des échéances dans un environnement dynamique.
- Forte orientation vers le service à la clientèle et capacité à communiquer l'information avec exactitude et efficacité.
- Grand souci du détail et capacité à appliquer rigoureusement les procédures et lignes directrices établies.
- Capacité démontrée à soutenir les étudiantes, étudiants et membres du corps professoral relativement à leurs questions et préoccupations, tout en faisant preuve de professionnalisme et de discrétion.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Access et PowerPoint)
- Expérience avec des systèmes d'information institutionnels et étudiants tels que Minerva, Banner SIS, Workday et Slate.
- Excellentes habiletés de communication interpersonnelle, orale et écrite en français et en anglais.
- Capacité démontrée à travailler de façon autonome ainsi qu'au sein d'une équipe.

L'Université McGill est un établissement d'enseignement de langue anglaise. Les tâches courantes associées à ce poste nécessitent des communications en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau de compétence linguistique en anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau 4. Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez consulter la documentation pertinente. Formation Et Expérience Minimales Requises DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire Horaire (AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures Par Semaine 33.75 (Temps plein)

Superviseur Conseiller administratif

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) : 2027-09-17

Date Limite Pour Postuler 2026-09-08

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].

📌 Coordonnateur(trice) des affaires étudiantes (Montreal)
🏢 McGill University
📍 Montreal