Adjoint(e) administratif(ve) aux propriétaires – MelkSommaire du poste

Melk recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir directement les propriétaires dans leurs tâches administratives quotidiennes.

L’objectif du poste est de retirer aux propriétaires le plus grand nombre possible de tâches administratives, répétitives et de suivi, afin qu’ils puissent consacrer leur temps à la gestion de l’entreprise, aux décisions importantes et aux projets.

La personne travaillera principalement avec les propriétaires et devra être très organisée, fiable, discrète et autonome.

Responsabilités principales

- Gérer et organiser certaines parties des courriels des propriétaires.
- Identifier les messages nécessitant une réponse, un suivi ou une action.
- Préparer des brouillons de réponses lorsque demandé.
- Organiser les rendez-vous et réunions.
- Gérer certains calendriers et invitations.
- Préparer les documents nécessaires avant les réunions.
- Prendre des notes et garder une trace des suivis demandés.
- Faire les rappels nécessaires concernant les échéances importantes.
- Organiser et classer les documents administratifs.
- Retrouver rapidement contrats, factures, ententes et autres documents.
- Préparer, remplir et envoyer des formulaires.
- Faire le suivi de signatures et documents manquants.
- Transmettre des documents aux comptables, avocats, banques, assureurs ou autres professionnels.
- Faire certaines recherches simples demandées par les propriétaires.
- Effectuer des réservations, inscriptions ou prises de rendez-vous.
- Faire certaines commandes ou achats pour l’entreprise.
- Organiser les reçus, factures et documents transmis à la comptabilité.
- Préparer des tableaux simples ou résumés d’information lorsque nécessaire.
- Maintenir une liste des dossiers administratifs en cours et de leur statut.
- Effectuer les suivis nécessaires lorsqu’une réponse est attendue.




- Soutenir les propriétaires dans diverses tâches administratives ponctuelles.

Soutien en tenue de livres La personne n’a pas besoin d’être comptable, mais doit avoir une bonne compréhension de base de la tenue de livres et être capable d’effectuer certaines tâches simples, par exemple :

- classer et organiser factures, reçus et pièces justificatives;
- aider à préparer l’information pour la tenue de livres;
- faire certains suivis de factures fournisseurs;
- vérifier que les documents nécessaires sont disponibles;
- effectuer certaines saisies simples lorsque nécessaire;
- aider à concilier ou valider certaines informations administratives de base;
- travailler efficacement avec la personne responsable de la comptabilité ou de la tenue de livres;
- repérer certaines incohérences évidentes et les signaler.

Une expérience avec un logiciel comptable ou de tenue de livres constitue un atout.

Profil recherché

- Très organisé(e) et méthodique.
- Capable de gérer plusieurs demandes en parallèle.
- Excellente capacité de suivi.
- Autonome et débrouillard(e).
- À l’aise avec les courriels, calendriers, documents et outils de bureautique.
- Bonne compréhension de base de la tenue de livres.
- À l’aise avec les chiffres et les documents financiers courants.
- Capable de traiter des informations confidentielles avec discrétion.
- Bonne capacité de rédaction.
- Français et anglais fonctionnels.
- Capable de comprendre rapidement une demande et de l’exécuter sans avoir besoin de beaucoup d’encadrement.

Qualité particulièrement importante Nous cherchons quelqu’un à qui les propriétaires peuvent confier une tâche administrative et ne plus avoir à y penser jusqu’à ce qu’elle soit complétée ou qu’une décision de leur part soit réellement nécessaire.

Le poste n’est pas responsable de la gestion des employés, des horaires des cafés, du recrutement, de la formation ou de la direction des opérations.

Rémunération : 50 000,00$ à 65 000,00$ par an

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC

📌 Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 Café Melk
📍 Montreal