Description de fonction

Rôle principal Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

- Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
- Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
- Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
- Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
- Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
- Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
- Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
- Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
- Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.

Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
- chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

- Tout ouvrir

- Tout fermer

À titre d'information

Autres logiciels utilisés: Zoom, Explo, Peoplesoft, Adobe Acrobat X Pro, Brio, Dexero,



Dexero eCommerce « L'éducation est l'arme la plus puissante que l'on puisse utiliser pour changer le monde. »

– Nelson Mandela

Depuis plus de 20 ans, le Collège des administrateurs de sociétés contribue à élever les compétences en gouvernance en offrant des expériences d'apprentissage distinctives destinées aux administratrices, administrateurs, dirigeantes et dirigeants du Québec.

Avec l'ouverture de son HUB de la gouvernance au cœur du quartier des affaires de Montréal, le Collège franchit une nouvelle étape de son développement.

Nous recherchons une personne reconnue pour son sens de l'organisation, la qualité de son service à la clientèle et sa capacité à coordonner efficacement plusieurs activités simultanément. Par sa rigueur, son autonomie et son esprit de collaboration, elle contribuera au bon fonctionnement du HUB de la gouvernance et au déploiement d'expériences de formation de grande qualité.

En vous joignant à notre équipe, vous participerez à un projet mobilisateur : faire du HUB de la gouvernance un lieu de référence où se rencontrent formations, développement des affaires, partenariats et communauté des administratrices et administrateurs.

Votre impact au Collège En appui à l'équipe pédagogique et à l'équipe du HUB de la gouvernance de Montréal, vous contribuerez au bon déroulement des activités de formation, des communautés de pratique et des événements du Collège. Vous jouerez un rôle clé dans l'accueil de notre clientèle, le soutien administratif, la coordination logistique des activités ainsi que dans le fonctionnement quotidien du bureau de Montréal.

Vous serez un véritable pilier de l'expérience offerte aux participantes et participants, aux personnes formatrices, aux partenaires et à l'ensemble des collaborateurs du Collège.

Plus spécifiquement, vos missions seront les suivantes :

- Recevoir et répondre aux demandes de la clientèle et des intervenant.e.s dans le cadre de notre mission d’élever le niveau des compétences en gouvernance des administratrices et administrateurs ;
- Assurer le soutien administratif et logistique du HUB de la gouvernance de Montréal, notamment en contribuant à la préparation des activités, à l'accueil des visiteurs, à la coordination des besoins matériels ainsi qu'au suivi auprès des différents fournisseurs et du gestionnaire de l’immeuble ;
- Collaborer à la logistique des formations, des communautés de pratique et des événements du Collège, en assurant le suivi des préparatifs avec les équipes concernées, la confirmation des personnes participantes, la coordination avec les personnes formatrices, les collaborateurs et les traiteurs, la préparation des salles ainsi que le soutien sur place ou en mode virtuel (Zoom), lorsque requis ;
- Réviser et mettre en forme le matériel pédagogique et les documents administratifs du Collège (PowerPoint, Excel, Word, propositions de services, plans de cours, examens, etc.), en veillant à la qualité du français ;
- Assurer le suivi budgétaire par poste des projets et des activités qui lui sont confiés, en complément du système comptable institutionnel;
- Effectuer l’entrée et la mise à jour des informations dans la base de données clients, des intervenant.e.s et professeur.e.s du Collège et assure la qualité des données dans le portail du Collège (Dexero) ;
- Soutenir l’équipe pédagogique dans la mise à jour des sites de cours sur la plateforme institutionnelle BRIO ;




- Compiler et préparer les rapports d’évaluation des personnes intervenantes à la suite des formations et les transmettre au responsable dans les meilleurs délais pour assurer des communications efficaces et rapides avec toute l’équipe pédagogique ;
- Etc.

Profil recherché La suite Office et vous ne faites qu’un. Power point et les outils de travail collaboratifs Office 365 font partie de votre quotidien. Votre débrouillardise, votre rapidité d’exécution, votre sens de l’organisation et votre capacité à anticiper les besoins vous incitent à donner le meilleur de vous-même. Vous gérez vos priorités et aimez travailler en équipe.

Vous aimez offrir un service à la clientèle professionnel et contribuer à une expérience de grande qualité pour les participantes et participants, les partenaires et les personnes formatrices.

Vous possédez d’excellentes habiletés rédactionnelles (aucune erreur d’orthographe ne peut vous échapper !).

Vous avez une très bonne connaissance des logiciels essentiels à la réalisation des formations et vous avez un intérêt pour découvrir le potentiel offert par l’IA.

Travailler dans l’environnement collaboratif Sharepoint du Collège et y déposer la documentation conformément aux procédures établies.

Mais surtout … vous avez une attitude positive, collaborative et tournée vers l’excellence.

SIGNIFICANT

La personne est basée au HUB de la gouvernance du Collège, situé en plein quartier des affaires, à Montréal. Elle doit être en mesure d'assurer une présence régulière au bureau et d'offrir, à l'occasion, un soutien lors d'activités tenues en soirée ou le samedi.

Alors, vous avez le profil recherché pour vous joindre à l’équipe du Collège ?

Nous avons hâte de vous rencontrer !

Candidature

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent. Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: [email protected]

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval

Bureau 3578

Pavillon Alphonse-Desjardins [email protected]

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Posez votre candidature

Lieu de travail

Faculté des sciences de l'administration

Collège des administrateurs des sociétés

Hub de la gouvernance - Montréal

Numéro d'offre: 17355

Période d'affichage : Du 26-08-2026 au 02-09-2026

Statut et admissibilité

Poste régulier syndiqué

Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 11

Taux horaire: 29.00$ à 34.55$

Salaire annuel: 52 960.67$ à 63 096.25$

Numéro de poste: 72226

Régime d'emploi: 35 heures/semaine

Horaire: Temps plein, horaire fixe

Du lundi au vendredi de 8h à 12h et 13h à 16h

Budget: Subvention de la recherche

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

📌 Agent ou agente de secrétariat (Quebec City)
🏢 Université Laval
📍 Quebec City