Description générale du role

Coordonner les projets assignés et soutenir les activités d’exécution de projets en assurant la gestion des communications, l’exactitude des données ERP, les suivis des tableaux de bord ainsi que la coordination interfonctionnelle tout au long du cycle de vie des projets.

Le ou la coordonnateur(trice) de projets offre un soutien opérationnel et administratif continu à l’équipe de gestion de projets afin d’assurer l’exécution efficace, précise et dans les délais requis des projets. Ce rôle agit comme lien principal de communication entre les client(e)s, les départements internes et les parties prenantes des projets, tout en soutenant la coordination des projets personnalisés et accélérés, depuis le transfert de la soumission jusqu’à l’expédition complète du projet.

Responsabilités principals

- Fournir un soutien continu à l’équipe de gestion de projets durant toutes les phases des projets
- Coordonner les projets assignés, du transfert de la soumission jusqu’à la production et l’expédition finale
- S’assurer que les exigences et attentes des client(e)s sont respectées à mesure que les projets évoluent
- Agir comme principal point de contact pour les client(e)s, les parties prenantes internes et les mises à jour de communication liées aux projets
- Participer activement aux réunions d’équipe et aux activités de coordination interfonctionnelle
- Superviser les activités opérationnelles et d’approvisionnement quotidiennes liées aux projets assignés
- Collaborer avec les équipes de production, des ventes, des achats et les autres départements afin de soutenir l’exécution des projets
- Faciliter le transfert précis des exigences des client(e)s dans les systèmes ERP internes (Epicor)
- Maintenir l’intégrité des données ERP, incluant les bons de commande et les informations relatives aux projets
- Assurer le suivi de l’avancement des projets, des tableaux de bord et des tâches en retard, tout en fournissant des mises à jour régulières sur l’état des projets
- Maintenir une discipline de réponse le jour même et effectuer les suivis requis dans les délais pour les communications et demandes assignées




- Prioriser efficacement la charge de travail dans un environnement à volume élevé et au rythme rapide
- Créer, maintenir et organiser la documentation des projets, les rapports, les notes de réunion et les dossiers
- Identifier, gérer et escalader les risques, retards ou enjeux non clarifiés liés aux projets lorsque requis
- Veiller à ce que les tâches assignées soient réalisées avec exactitude et dans les délais requis
- Soutenir l’exécution opérationnelle des projets personnalisés et accélérés
- Effectuer toute autre tâche raisonnablement assignée par la direction supérieure

Formation

- Diplôme d’études professionnelles (DEP), diplôme d’études collégiales (DEC) ou autre formation technique

Expérience

- Minimum de 2 années d’expérience en gestion du service à la clientèle ou en coordination de projets

Logiciels

- Microsoft Word, Excel et PowerPoint, ERP (Epicor et Asset)

Compétences

- Leadership et aptitudes en résolution de problèmes
- Connaissances mécaniques et architecturales
- Bonne compréhension de la conception d’applications d’éclairage et de contrôles
- Excellentes habiletés de communication
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Conditions générales de travail

- Environnement de bureau à aire ouverte

EN

General Description of the Role

Coordinate assigned projects and support project execution activities by managing communication, ERP accuracy, dashboard follow-ups, and cross-functional coordination throughout the project lifecycle. The Project Coordinator provides ongoing operational and administrative support to the Project Management team to ensure projects are executed efficiently, accurately, and within required timelines. This role acts as a key communication link between customers, internal departments,



and project stakeholders while supporting the coordination of custom and fast-track projects from quote handoff until project ships complete.

Key Responsibilities

- Provide ongoing support to the Project Management team throughout all project phases
- Coordinate assigned projects from quote handoff through production and final shipment.
- Ensure client requirements and expectations are met as projects evolve
- Act as a primary point of contact for customers, internal stakeholders, and project communication updates
- Participate actively in team meetings and cross-functional coordination activities
- Oversee day-to-day operational and procurement activities related to assigned projects
- Coordinate with production, sales, procurement, and other departments to support project execution
- Facilitate accurate transfer of customer requirements into internal ERP systems (Epicor)
- Maintain ERP data integrity, including purchase order and project-related information
- Monitor project progress, dashboards, and overdue tasks while providing regular status updates
- Maintain same-day response discipline and timely follow-up for assigned communications and requests
- Prioritize workload effectively in a high-volume, rapid-paced environment
- Create, maintain, and organize project documentation, reports, meeting notes, and records
- Identify, manage, and escalate project risks, delays, or unclear issues when required
- Ensure assigned tasks are completed accurately and within required timelines
- Support operational execution of custom and fast-track projects
- Perform additional duties as reasonably assigned by senior management

Education

DEP or DEC Diploma, or other technical education.

Experience

Minimum 2 years of experience in customer service management or project coordination.

Software

Microsoft Word, Excel and PowerPoint, ERP (Epicor and asset).

Skills

Leadership and problem-solving skills.

Mechanical and architectural knowledge

A solid understanding of lighting and controls application design

Good communication skills

Ability to work in a team setting

Multitasking

General Work Conditions

Open Plan Office Environment

📌 Coordonnateur(trice) de projets / Project Coordinator (Montreal)
🏢 Éclairage Axis
📍 Montreal