Assistant Production Coordinator – Personal Care & Beauty Products (Entry Level)

XM Wholesale / XM Design

Location: Laval, QC

Job Type: Full-Time, Permanent

Work Location: In Person

Salary: $45,000–$52,000 per year, depending on experience

Industry: Personal Care, Beauty & Cosmetics

About Us

Founded in Montréal in 2005, XM Wholesale / XM Design is a product development and wholesale company working with leading retailers across Canada.

Our team develops and sources a wide variety of consumer products, with a growing focus on personal care, beauty, and cosmetic products.

We work closely with our manufacturing partners from initial product development and sampling through packaging, production, quality control, and final delivery.

We are currently looking for a detail-oriented, organized, and proactive Assistant Production Coordinator to join our team in Laval and support our growing Personal Care & Beauty division.

The ideal candidate has a genuine interest in the beauty and personal care industry, understands cosmetic and personal care products, and keeps up with current and emerging trends.

This is an excellent opportunity for someone looking to build a career in beauty, cosmetics, product development, production, importing, or retail product development.

Key Responsibilities

Working closely with our Production and Product Development teams, you will assist with the development and production of personal care and beauty products from initial concept through final production.

Responsibilities include

- Communicating daily with manufacturers in China regarding product development, orders, samples, and production status
- Assisting with the development of personal care, beauty, and cosmetic products
- Researching and staying informed about current and emerging beauty, cosmetic, personal care, packaging, and retail trends
- Creating and managing orders in our internal production system, PLG (training provided)
- Sending purchase orders to factories and following up on production progress
- Reviewing product samples for appearance, packaging, quality, fragrance, texture, colour, and overall presentation, as applicable
- Reviewing, organizing, and preparing product samples for internal and customer meetings
- Assisting with the preparation of product presentations for our Sales team
- Completing customer quotation sheets and product information
- Reviewing packaging artwork, price tickets, labels, ingredient information, warnings, directions, and product content for accuracy
- Assisting with the collection and organization of product specifications, testing reports, and other required product documentation
- Conducting quality-control inspections on TOP, advertising, and E-commerce samples before they are submitted to customers
- Maintaining and updating the Production Log on a weekly basis
- Preparing and shipping sample packages using DHL, UPS, FedEx, and Purolator
- Tracking incoming and outgoing samples and parcels
- Assisting with company social media content for Instagram, Facebook, and TikTok
- Working closely with the Production, Product Development, and Sales teams on ongoing projects

Qualifications & Skills We are looking for someone who:
- Has knowledge and a good understanding of cosmetics, beauty, and personal care products
- Has a genuine interest in the beauty and cosmetics industry
- Is aware of current beauty and personal care trends and enjoys keeping up with new products, ingredients, packaging, colours, fragrances, and emerging trends
- Has a good eye for product presentation, packaging, colour, and overall aesthetics
- Is highly organized and detail-oriented
- Is proactive, curious, and willing to learn
- Is comfortable managing multiple projects and deadlines
- Can multitask in a fast-paced environment
- Is comfortable communicating with overseas manufacturers and suppliers
- Is a collaborative team player with a positive attitude
- Is reliable and able to follow through on tasks and deadlines

Previous professional production experience is not required; however, knowledge of and a strong interest in cosmetics and personal care products is important for this role.

Computer SkillsRequired

- Basic Microsoft Excel
- Microsoft Outlook
- Comfortable working with computers and learning new systems

An Asset
- Microsoft PowerPoint
- Adobe Photoshop
- Adobe Illustrator
- Experience using Instagram, Facebook, and TikTok

Language Requirements Because this position involves regular communication with overseas manufacturers:
- English: Fluent written and spoken English required
- French: Proficiency in written and spoken French

Compensation Salary: $45,000–$52,000 per year, depending on experience, skills, and qualifications.

Why Join XM Wholesale / XM Design?

- Entry-level opportunity with room to grow – We value talent, enthusiasm, product knowledge, and willingness to learn
- Hands-on training – Learn the complete product development and production process
- Work directly with beauty products – Be involved with new products, fragrances, colours, packaging, samples, and emerging trends
- See products come to life – Follow products from initial concept and development through production and onto retail shelves
- Small, collaborative team – Work closely with experienced team members across Production, Product Development, and Sales




- Summer perks – Enjoy outdoor picnic lunches when the weather permits
- Shorter summer Fridays – Possible during July and August, workload permitting
- Permanent, full-time opportunity – We are looking for someone who wants to learn, grow, and become an significant part of our team

Who Would Be a Great Fit? This position could be a great fit for a recent graduate or someone beginning their career who already has a strong interest in beauty, cosmetics, skincare, body care, fragrance, or personal care products.

You may already be the person who follows new beauty launches, notices what's trending on TikTok and Instagram, pays attention to new fragrances and packaging, and enjoys discovering what is coming next in the beauty industry.

If you're also organized, detail-oriented, comfortable with Excel, and excited by the idea of helping develop products that will eventually appear on retail shelves, we'd love to hear from you.

How to Apply

Please apply through Indeed with your resume and a brief cover letter explaining why you are interested in the position and telling us about your interest or experience in beauty, cosmetics, or personal care products.

You may also send your resume and cover letter to:

[email protected]

We look forward to meeting you!

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Coordonnateur(trice) adjoint(e) à la production – Soins personnels et produits de beauté (Niveau débutant)

XM Wholesale / XM Design

Lieu : Laval, Québec

Type d’emploi : Temps plein, permanent

Lieu de travail : En présentiel

Salaire : 45 000 $ à 52 000 $ par année, selon l’expérience

Secteur : Soins personnels, beauté et cosmétiques

À propos de nous

Fondée à Montréal en 2005, XM Wholesale / XM Design est une entreprise spécialisée dans le développement de produits et la vente en gros, qui collabore avec d’importants détaillants partout au Canada.

Notre équipe développe et s’approvisionne en une grande variété de produits de consommation, avec un secteur en pleine croissance consacré aux soins personnels, aux produits de beauté et aux cosmétiques.

Nous travaillons en étroite collaboration avec nos partenaires manufacturiers, du développement initial du produit et de l’échantillonnage jusqu’à l’emballage, la production, le contrôle de la qualité et la livraison finale.

Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne organisée, minutieuse et proactive pour se joindre à notre équipe de Laval à titre de coordonnateur(trice) adjoint(e) à la production et soutenir notre division en pleine croissance de soins personnels et produits de beauté.

La personne idéale possède un réel intérêt pour l’industrie de la beauté et des soins personnels, une bonne compréhension des cosmétiques et des produits de soins personnels, et se tient au courant des tendances actuelles et émergentes.

Il s’agit d’une excellente occasion pour une personne qui souhaite commencer et développer une carrière dans les domaines de la beauté, des cosmétiques, du développement de produits, de la production, de l’importation ou du développement de produits pour le commerce de détail.

Principales responsabilités En étroite collaboration avec nos équipes de Production et de Développement de produits, vous participerez au développement et à la production de produits de soins personnels et de beauté, du concept initial jusqu’à la production finale.

Vos responsabilités comprendront notamment :

- Communiquer quotidiennement avec nos fabricants en Chine concernant le développement de produits, les commandes, les échantillons et l’état de la production
- Participer au développement de produits de soins personnels, de beauté et de cosmétiques
- Effectuer des recherches et se tenir au courant des tendances actuelles et émergentes en matière de beauté, de cosmétiques, de soins personnels, d’emballage et de commerce de détail
- Créer et gérer les commandes dans notre système interne de production, PLG (formation fournie)
- Envoyer les bons de commande aux usines et effectuer les suivis concernant l’avancement de la production
- Examiner les échantillons de produits en portant attention à l’apparence, l’emballage, la qualité, le parfum, la texture, la couleur et la présentation générale, selon le produit
- Examiner, organiser et préparer les échantillons de produits pour les réunions internes et les rencontres avec les clients
- Participer à la préparation de présentations de produits pour notre équipe des ventes
- Remplir les feuilles de soumission et les renseignements sur les produits destinés aux clients
- Vérifier l’exactitude des éléments d’emballage, des étiquettes de prix, des étiquettes de produits, des listes d’ingrédients, des mises en garde, des modes d’emploi et des renseignements sur les produits
- Participer à la collecte et à l’organisation des spécifications de produits,



des rapports d’essais et de tout autre document requis
- Effectuer des contrôles de qualité sur les échantillons TOP (Top of Production), publicitaires et de commerce électronique avant leur envoi aux clients
- Maintenir et mettre à jour le registre de production sur une base hebdomadaire
- Préparer et expédier les colis d’échantillons par DHL, UPS, FedEx et Purolator
- Effectuer le suivi des échantillons et colis entrants et sortants
- Participer à la création et à la publication de contenu pour les médias sociaux de l’entreprise, notamment Instagram, Facebook et TikTok
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes de Production, de Développement de produits et des Ventes sur différents projets

Qualifications et compétences recherchées Nous recherchons une personne qui :
- Possède une bonne connaissance et compréhension des cosmétiques, des produits de beauté et des produits de soins personnels
- Démontre un réel intérêt pour l’industrie de la beauté et des cosmétiques
- Connaît les tendances actuelles en matière de beauté et de soins personnels et aime découvrir les nouveaux produits, ingrédients, emballages, couleurs, parfums et tendances émergentes
- Possède un bon œil pour la présentation des produits, l’emballage, les couleurs et l’esthétique générale
- Est très organisée et minutieuse
- Est proactive, curieuse et désireuse d’apprendre
- Est à l’aise de gérer plusieurs projets et échéances simultanément
- Est capable d’effectuer plusieurs tâches dans un environnement de travail dynamique
- Est à l’aise de communiquer avec des fabricants et fournisseurs à l’étranger
- Aime travailler en équipe et possède une attitude positive
- Est fiable et capable d’assurer le suivi des tâches et de respecter les échéances

Une expérience professionnelle préalable en production n’est pas requise. Toutefois, une bonne connaissance et un intérêt marqué pour les cosmétiques et les produits de soins personnels sont importants pour ce poste.

Compétences informatiquesRequises

- Connaissance de base de Microsoft Excel
- Microsoft Outlook
- Être à l’aise avec l’informatique et l’apprentissage de nouveaux systèmes

Atouts
- Microsoft PowerPoint
- Adobe Photoshop
- Adobe Illustrator
- Expérience avec Instagram, Facebook et TikTok

Exigences linguistiques Puisque ce poste nécessite des communications régulières avec des fabricants à l’étranger :
- Anglais : Excellente maîtrise de l’anglais parlé et écrit requise
- Français : Bonne maîtrise du français parlé et écrit

Rémunération Salaire : 45 000 $ à 52 000 $ par année, selon l’expérience, les compétences et les qualifications.

Pourquoi vous joindre à XM Wholesale / XM Design?

- Poste de niveau débutant avec possibilités de croissance – Nous accordons de l’importance au talent, à l’enthousiasme, à la connaissance des produits et au désir d’apprendre
- Formation pratique – Apprenez l’ensemble du processus de développement et de production d’un produit
- Travaillez directement avec des produits de beauté – Participez au développement de nouveaux produits, parfums, couleurs, emballages, échantillons et tendances émergentes
- Voyez les produits prendre vie – Suivez leur évolution, du concept initial et du développement jusqu’à la production et leur arrivée sur les tablettes des détaillants
- Petite équipe collaborative – Travaillez en étroite collaboration avec des collègues expérimentés des équipes de Production, de Développement de produits et des Ventes
- Avantages estivaux – Profitez de dîners pique-nique à l’extérieur lorsque la température le permet
- Vendredis d’été écourtés – Possibilité de terminer plus tôt les vendredis en juillet et en août, selon la charge de travail
- Poste permanent à temps plein – Nous recherchons une personne qui souhaite apprendre, évoluer et devenir un membre important de notre équipe

Le profil idéal Ce poste pourrait convenir parfaitement à une personne récemment diplômée ou en début de carrière qui possède déjà un grand intérêt pour la beauté, les cosmétiques, les soins de la peau, les soins corporels, les parfums ou les produits de soins personnels.

Vous êtes peut-être déjà la personne qui suit les nouveaux lancements beauté, remarque les tendances sur TikTok et Instagram, s’intéresse aux nouveaux parfums et emballages et aime découvrir les prochaines tendances de l’industrie de la beauté.

Si vous êtes également organisé(e), minutieux(se), à l’aise avec Excel et enthousiaste à l’idée de participer au développement de produits qui se retrouveront éventuellement sur les tablettes des détaillants, nous aimerions vous rencontrer!

Comment postuler

Veuillez soumettre votre candidature sur Indeed en joignant votre CV ainsi qu’une courte lettre de présentation expliquant pourquoi ce poste vous intéresse et nous parlant de votre intérêt ou de votre expérience dans le domaine de la beauté, des cosmétiques ou des soins personnels.

Vous pouvez également envoyer votre CV et votre lettre de présentation à :

[email protected]

Au plaisir de vous rencontrer!

Job Types: Full-time, Fixed term contract

Pay: $45,000.00-$52,000.00 per year

Benefits

- Casual dress

Flexible language requirement:
- French not required

Work Location: In person

📌 Entry-Level Assistant Production Coordinator (Laval)
🏢 XM Wholesale
📍 Laval