Une expertise reconnue qui façonne le Québec depuis plus de 45 ans!

Groupe Picotte est une entreprise québécoise du secteur de la construction, spécialisée dans l’installation de systèmes de fenestration, de vitrage intérieur et de murs-rideaux pour des projets commerciaux et institutionnels d’envergure.

Depuis plus de 45 ans, notre savoir-faire, notre précision et notre capacité à livrer des travaux de qualité nous permettent de contribuer à des réalisations remarquables partout au Québec.

Joindre Groupe Picotte, c’est évoluer au sein d’une équipe accessible et engagée, où chacun joue un rôle concret dans la réussite des projets. Notre façon de travailler repose sur la rigueur, l’innovation, l’intégrité et le plaisir de collaborer — des valeurs qui nourrissent des relations durables avec nos employés, nos clients et nos partenaires.

Sommaire du poste

Relevant de la direction administrative et financière, la personne titulaire du poste joue un rôle central dans l’administration des contrats et des projets. Elle assure l’ouverture, le suivi documentaire et la fermeture administrative des dossiers, tout en soutenant les équipes d’estimation, de projets, d’opérations et de comptabilité.

Le poste convient à une personne structurée, autonome et minutieuse, capable de gérer plusieurs priorités et d’assurer des suivis constants dans un environnement de construction dynamique.

Principales responsabilités

1. Administration des contrats et des projets

· Ouvrir et fermer les projets et les contrats dans Maestro, SharePoint, OneDrive et Smartsheet, selon les processus établis.

· Recueillir, vérifier, transmettre et classer les documents requis à l’ouverture, pendant l’exécution et à la fermeture des projets.

· Effectuer le suivi administratif des contrats clients et signaler les documents manquants ou incomplets.

· Maintenir des dossiers de projets complets, structurés et à jour.





· Coordonner les suivis documentaires avec les estimateurs, les chargés de projet, les opérations et la comptabilité.

· Participer à l’archivage et à la fermeture administrative des dossiers terminés.

2. Coordination documentaire et rapports

· Préparer, organiser et tenir à jour les bases de données, registres, tableaux de suivi et dossiers administratifs.

· Effectuer les relances nécessaires auprès des intervenants internes afin d’obtenir les informations et documents requis.

· Soutenir la préparation et la circulation de documents administratifs liés aux projets.

· Contribuer à l’amélioration continue des méthodes de classement, de suivi et de contrôle documentaire.

3. Soutien administratif aux équipes

· Offrir un soutien administratif à la direction et aux équipes de projets, d’estimation, d’opérations et de comptabilité.

· Accueillir les appels entrants sur le numéro général de l’entreprise et acheminer les demandes.

· Gérer le courrier, les envois postaux et la correspondance administrative.

· Appuyer la planification et la logistique des réunions.

· Gérer les fournitures de bureau et l’approvisionnement en matériel.

· Organiser certaines activités sociales et corporatives.

4. Assurances, télécommunications et services administratifs

· Gérer les dossiers d’assurances de l’entreprise, des véhicules et des réclamations, incluant les renouvellements et les demandes d’information.

· Administrer les comptes de télécommunications, abonnements, forfaits, facturation et demandes de service.





· Maintenir à jour les renseignements administratifs liés aux fournisseurs de services et aux outils utilisés par l’entreprise.

5. Responsabilités générales

· Assurer un service interne professionnel, rapide et rigoureux.

· Respecter la confidentialité des renseignements administratifs, contractuels et liés aux employés.

· Effectuer toute autre tâche administrative connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation.

· Veiller à la bonne gestion du QG espace coworking.

Profil recherché

Formation et expérience

- Détenir un DEP/DEC en administration ou toutes autres formations pertinentes;
- Expérience dans le domaine dans la construction (un atout);
- Maitrise des logiciels Maestro, Dreeven, Smartsheet et de la suite office;
- Utilisation de l'IA comme outil d'optimisation
- Détenir une expérience de travail de minimum 3 ans dans un poste similaire;

Qualités et savoir être

- Organisation, rigueur et excellent sens des priorités.
- Autonomie, débrouillardise et constance dans les suivis.
- Discrétion, jugement et professionnalisme.
- Esprit d’équipe et facilité à collaborer avec plusieurs services.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.

Avantages

- Emploi permanent à temps plein
- Horaire : 40 heures par semaine
- Vacances : 4 semaines de vacances par année selon la calendrier de la CCQ
- Salaire : entre 50 000$ et 70 000$ par année, en fonction de l’expérience
- Programme d’assurances collectives avec télémédecine
- Lieu de travail : 5136 Rte 132, Sainte-Catherine, QC J5C 1L8

Type d'emploi : Temps plein, Permanent Rémunération : 50 000,00$ à 70 000,00$ par an

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Événements d'Entreprise
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administration et projets (Sainte-Catherine)
🏢 Groupe Picotte
📍 Sainte-Catherine