Faculté des sciences À propos du Bureau des stages et des études sur le terrain Le Bureau des études sur le terrain et des stages de la Faculté des sciences constitue une ressource essentielle pour les étudiantes et étudiants participant à divers programmes de sessions détudes sur le terrain (Field Study Semester, FSS), notamment en Afrique de l’Est, à la Barbade et au Panama, au Programme de stages en sciences (Science Internship Program, SIP), à la mention B.Sc. Global, ainsi qu’au programme des Possibilités enrichies d’apprentissage en sciences (Enriched Educational Opportunities, EEO). Le bureau offre un soutien et un accompagnement essentiels afin de veiller à ce que les étudiantes et étudiants disposent de toute l’information et des ressources nécessaires à la réussite de leur expérience.

Le ou la coordonnateur(trice) administratif(-ive) des affaires étudiantes soutiendra les programmes détudes sur le terrain et de stages en conseillant les étudiants sur les exigences des programmes, en traitant les paiements de factures, en créant du contenu de communication pour les sites Web et les plateformes de médias sociaux, en coordonnant des événements, ainsi qu’en administrant et en maintenant le système bureautique infonuagique du bureau (SharePoint). Pour en savoir plus sur les programmes détudes sur le terrain et de stages. Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et procédures académiques et administratives du Programme de stages en sciences (SIP), des programmes de sessions détudes sur le terrain (FSS) en Afrique de l’Est, à la Barbade, au Panama et ailleurs, du programme de bourses des Possibilités enrichies d’apprentissage (EEO) et de la mention B.Sc.

Assurer le suivi de la boíte de courriel partagée de l’unite, répondre aux demandes de renseignements, fournir l’information requise et veiller à un suivi rapide à travers des étudiantes et étudiants ainsi que des autres parties prenantes. Recueillir, vérifier, organiser et assurer le suivi de la documentation étudiante liée à l’ensemble des programmes administrés par le bureau, et effectuer les suivis nécessaires à très des étudiants. Planifier et participer aux rèunions, aux séances détudes et aux séances préparatoires au départ, prendre des notes,



rédiger des comptes rendus et préparer des rapports à partir des discussions tenues et des données recueillies.

Mettre à jour et maintenir les pages Web ainsi que le système bureautique en ligne du bureau, selon les besoins. Répondre aux questions des étudiants, évaluer les demandes et l’admissibilité, appliquer les cadres réglementaires universitaires, provinciaux et fédérs pertinents et promouvoir le Programme de stages en sciences (SIP). Participer au rapprochement financier et à l’administration des fonds liés aux progrêmes FSS.

Sous la supervision du ou de la responsable, élaborer du matériel promotionnel destiátion à divers canaux de communication (réseaux McGill, Instagram, équipe des communications de la Faculté des sciences, journaux universitaires, etc.) Participer aux activités de recrutement et de développement organisées sur le campus, notamment les activités d'accueil, les foires sur les détudes à l’étranger de la Faculté des sciences, les journées portes ouvertes, Discover McGill, les Foundation Year Interest Groups (FIGS), les événements de reconnaissance des donneurs e autres activités connexes. Fournir également un soutien aux ambassadeurs étudiants (matériel promotionnel, coordination des calendriers, présentations en classe, affichage, etc.). La personne titulaire du poste pourrait être appele à travailler occasionnellement en soir, et la fin de semaine lors d’événements spéciaux. excellent dans les compétences de communication orale et ecrite en français et en anglais.

Expérie nte démontrée dans l’utilisation des applications Microsoft 365, notamment Power Automate, Word, Excel, Outlook, SharePoint et Teams. La connaissance de Minerva, des formulaires Web du dossier étudiant (Student Record Web Forms), du BSAC, de Banner SIS et du MMP constitue un atout.



Expérie démontrée auprès de la population étudiant e bonne connaissance des politiques, procédures et services de soutien aux étudiants.

Capacité démontrée à mettre à jour e maintenir des relations de travail efficaces avec les étudiants, les membres du corps professoral, le personnel et les partenaires externes. Forte orientation vers le service à la clienté et capacité d’adapter son style de communication à différents publics e contextes. Grand souci du détail e de l’exactitude dans l’administration des dossiers, de la documentation étudiante, des transactions financières e des communications.

Expérie dans la création e la gestion de contenu pour des sites Web, des infolettres et des plateformes de médias sociaux, particulièrement Instagram. not changed) à recueillir, organiser, vérifier e conserver de l’information confidentielle avec un haut niveau d’exactitude.

Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible) Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l’employeur jusqu’à 10%) (si éligible) Régime enregistré d’épargne-retraite (RÉER) e Compte d’épargne l’abri de l’impot (CÉLI) Politique de vacances compétitive Neuf (9) “ vendredis d’été ”– congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste e la fête du Travail Congés payés pendant la période des vacances de décembre Jusquà deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet Formation Et Expérience Minimales Requises DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat 33.75 (Temps plein) Field Studies and Internship Officer Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées e de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation e idéntités sexuelles, ainsi qu’une personne possédant les aptitudes e les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’acommodements à n'importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.

📌 Coordonnateur(trice) administratif(ive) des affaires étudiantes
🏢 McGill University
📍 Montreal