The International Business Aviation Council (IBAC) is searching for an administrator to support its office at the U.N.

International Civil Aviation

Organization (ICAO) in Montreal, Quebec, Canada. IBAC is an international, non-governmental organization representing the interests of business aviation at the global level, serving as an official observer organization at ICAO. The position is integral to the efficient functioning of IBAC’s principal office. Ideally, the selected candidate will be an energetic, detail-oriented professional with abilities to work effectively on a team and with little direction.

This is a temporary job for about a year while the incumbent is on maternity leave.

Duties and Responsibilities The Executive Officer serves as the central point of administrative support and contact for IBAC and its programmes: the Air Crew Card, the International Standard for Business Aircraft Operations (IS-BAO), the International Standard for Business Aircraft Handling (IS-BAH), CORE, and the Industry Partner Programme (IPP).

General Administrative and Financial Support

· Supports the Director General by regularly scanning and emailing or forwarding correspondence,

invoices, and other documents

· Arranges express shipping, as needed

· Drops off and picks up mail regularly

· Sorts, responds to, and distributes for action incoming email and correspondence

· Responds accurately and quickly to telephone queries

· Makes bank deposits, as needed

· Provides to accountants on a monthly basis the details for office transactions and transactions via Stripe.

Air Crew Card

· Manages and executes the Aircrew Card programme, including receiving electronic applications, reviewing applications for accuracy and eligibility, preparing applications for processing, issuing and shipping cards, and sending credentials to travel-agency partner.

· Provides customer support as needed.

Support for IBAC Programmes

· Provides administrative support for IBAC programmes, working closely with programme directors and team members.

· Coordinates programme applications, registrations, invoicing, and payment tracking.

· Prepares and distributes programme documentation, certificates, and related materials.

Assists with other programme administration and coordination activities as required. The Executive Officer answers to the Director General and works in close coordination with the Directors of the IS-BAH and IS-BAO Programmes, the Head of the Industry Partner Programme, and the Director for ICAO Liaison.

Experience and Qualities Sought The selected candidate shall be an energetic, detail-oriented professional with abilities to work effectively on a team and with little direction. The successful candidate must also be meticulous, versatile, and able to manage multiple tasks at once. He or she shall demonstrate abilities to take initiative and to think and work independently, as well as have a calm, positive disposition for working with colleagues and dealing with external inquiries from around the world.

Education

Essential

· A Diploma of College Studies (DEC) or equivalent level of education

Desired





· Additional training or certification in office productivity tools

· Additional training or certification in Web-based tools and applications

· University degree or college technical program with concentration in a relevant area of study (e.g., commerce, management or aviation)

Languages

Essential

· Fluent reading, writing, and speaking abilities in English (working language of IBAC, an international organization, is English)

Desired

· Fluent reading, writing, and speaking abilities in French

Experience and abilities

Essential

· Ability to use Word, Excel

· Understanding of database software

· At least five years of experience in administrative work

Desired

· Familiarity with Web-based platforms, including payment-management systems and QuickBase

· Experience in working with aviation organizations, including ICAO.

FRENCH

Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Conseil International de l’Aviation d’Affaires (IBAC)

Montréal, Québec, Canada

Le Conseil International de l’Aviation d’Affaires (IBAC) recherche un/une coordonnateur(trice) administratif(ve) pour soutenir son bureau auprès de l'Organisation de l'aviation civile internationale (OACI) des Nations Unies à Montréal, Québec, Canada. L'IBAC est une organisation internationale non gouvernementale représentant les intérêts de l'aviation d'affaires au niveau mondial, agissant en tant qu'organisation observatrice officielle auprès de l'OACI. Ce poste est essentiel au fonctionnement efficace du bureau principal de l'IBAC.

Idéalement, la personne sélectionnée sera un/une professionnel(le) énergique, soucieux du détail, capable de travailler efficacement en équipe et de façon autonome, avec un minimum de supervision.

Il s'agit d'un poste temporaire d'environ un an pendant que l'employée substantielle est en congé de maternité.

Note: Dans ce document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte ; il s'adresse tant aux candidates qu'aux candidats.

Fonctions et responsabilités

Le coordonnateur administratif sert de point central de soutien administratif et de contact pour l'IBAC et ses programmes : la Carte de membre d'équipage (Air Crew Card), l'International Standard for Business Aircraft Operations (IS-BAO), l'International Standard for Business Aircraft Handling (IS-BAH), CORE, et le programme de partenaires de l'industrie (Industry Partner Program - IPP)

Soutien administratif général et financier

Soutient le directeur général en numérisant et en envoyant régulièrement par courriel ou en faisant suivre la correspondance, les factures et autres documents.

- Organise les envois express, au besoin.
- Ramasse et dépose le courrier régulièrement.
- Trie, répond et distribue pour action les courriels et la correspondance entrants.




- Répond avec précision et rapidité aux demandes téléphoniques.
- Effectue des dépôts bancaires, au besoin.
- Fournit mensuellement aux comptables les détails des transactions de bureau et des transactions via Stripe.

Carte de membre d'équipage (Air Crew Card)

Gère et exécute le programme de la Carte de membre d'équipage, incluant la réception des demandes électroniques, l'examen de l'exactitude et de l'admissibilité des demandes, la préparation des demandes pour le traitement, l'émission et l'expédition des cartes, ainsi que l'envoi des accréditations au partenaire de l'agence de voyages.

- Fournit un soutien à la clientèle au besoin.

Soutien aux programmes de l'IBAC

Fournit un soutien administratif aux programmes de l'IBAC, en travaillant étroitement avec les directeurs de programme et les membres de l'équipe.

- Coordonne les demandes de programme, les inscriptions, la facturation et le suivi des paiements.
- Prépare et distribue la documentation du programme, les certificats et le matériel connexe.
- Aide aux autres activités d'administration et de coordination des programmes selon les besoins.

Le coordonnateur administratif relève du directeur général et travaille en étroite coordination avec les directeurs des programmes IS-BAH et IS-BAO, le responsable du programme de partenaires de l'industrie (IPP) et le directeur de la liaison avec l'OACI. Expérience et qualités recherchées La personne sélectionnée doit être un professionnel énergique, soucieux du détail, capable de travailler efficacement en équipe et avec peu de supervision. Le candidat doit également être méticuleux, flexible et capable de gérer plusieurs tâches à la fois. Il ou elle devra démontrer une capacité à prendre des initiatives, à penser et à travailler de manière autonome, tout en ayant un tempérament calme et positif pour collaborer avec ses collègues et traiter les demandes externes provenant du monde entier.

Formation

Essentielle

· Diplôme d’études collégiales (DEC) ou niveau de formation équivalent.

Atouts

· Formation ou certification supplémentaire en outils de bureautique;

· Formation ou certification supplémentaire en outils et applications Web;

· Diplôme universitaire ou diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent, notamment en commerce, en gestion ou en aviation.

Langues

Essentielle

· Excellente maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit et en compréhension de lecture (l’anglais est la langue de travail de l’IBAC, une organisation internationale).

Atouts

· Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit et en compréhension de lecture.

Expérience et compétences

Essentielle

· Maîtrise de MS Word et d’Excel;

· Bonne compréhension des logiciels de gestion de bases de données;

· Au moins cinq années d’expérience en travail administratif.

Atouts

· Familiarité avec les plateformes Web, notamment les systèmes de gestion des paiements et QuickBase;

· Expérience de travail au sein d’organisations du secteur de l’aviation, notamment l’OACI.

📌 Executive Officer (Montreal)
🏢 IBAC
📍 Montreal