Job Description Fonde en 1971, NEUF architectes est lune des firmes darchitecture et de design les plus importantes et diversifies du Canada.

Avec des bureaux Montral, Ottawa et Toronto, notre approche collaborative a men la ralisation de plus de 10 000 projets au service des communauts dici et dailleurs.

Mais au-del de ses ralisations, NEUF est avant tout un collectif de 250 cratifs brillants qui faonnent des lieux inspirants.

Ports par linnovation, la technologie et les solutions durables, nous sommes toujours lcoute des nouveaux talents pour nourrir la rflexion et faire voluer notre pratique. TON RLE Nous sommes la recherche dune personne pour le poste d''adjoint(e) excutif(ve) hautement proactive et rigoureuse pour prendre en charge les responsabilits administratives auprs de notre prsident et architecte associ ainsi que son quipe de Montral.

Ce poste joue un rle essentiel dans le bon droulement des activits excutives quotidiennes.

Nous recherchons une personne organise, minutieuse et discrte, capable dvoluer avec aisance dans un environnement dynamique o les priorits sont multiples et en constante volution.

La personne recherche se distingue par son professionnalisme, son agilit face au changement et sa capacit maintenir son calme et son efficacit sous pression. TON QUOTIDIEN Assister le prsident dans ses tches excutives et assurer lavancement des projets ou des mandats dans les dlais prvus ; Rdiger, rviser et mettre en forme des documents cls, notamment des prsentations internes et externes, de la correspondance, des rapports, des notes de service, des courriels et tout autre document de soutien ; Coordonner les runions internes et externes, y compris la planification, la prparation des ordres du jour, la rdaction des procs-verbaux, lorganisation des dplacements et la production des rapports de dpenses ; Assurer la liaison avec les clients, les consultants et les membres de lquipe de manire professionnelle au nom du prsident ; Collaborer avec les quipes de projet et leur fournir le soutien ncessaire selon les besoins ; Soutenir l''quipe administrative de nos bureaux en Ontario ; Rdiger la documentation des projets darchitecture selon les diffrentes phases des projets, assurer les soumissions, les suivis, les rappels et le classement des dossiers. ///// Founded in 1971, NEUF architectes is one of the largest and most diverse architecture and design firms in Canada.

With offices in Montral, Ottawa, and Toronto, our collaborative approach has led to the successful completion of over 10,000 projects serving communities here and abroad.

But beyond our achievements, NEUF is first and foremost a collective of 250 brilliant creatives shaping inspiring places.

Guided by innovation, technology, and sustainable solutions,



we continually seek recent talent to challenge ideas and contribute to the evolution of our practice. YOUR ROLE: We are seeking a highly proactive and precision-driven Executive Assistant to spearhead the administrative responsibilities for our President and Partner Architect and his Montreal team.

This position will play a critical role in ensuring the seamless operation of the President and Partner Architects daily activities.

This role requires a highly organized, detail-oriented, and discreet professional who thrives in a fast-paced environment and can manage multiple priorities with confidence and efficiency.

This individual will demonstrate professionalism, agility in navigating change, and unwavering composure under pressure. YOUR DAY-TO-DAY: Assist the President and Partner Architect in executive tasks and ensure the timely advancement of projects or assignments ; Draft, refine, and format key documents, including internal and external presentations, correspondence, reports, memos, emails and other supporting documents ; Coordinate internal and external meetings, including scheduling, preparing agendas, taking minutes, travel arrangements and generate expense reports ; Liaise professionally with clients, consultants, and team members on behalf of the President and Partner Architect ; Collaborate with project teams and provide assistance as needed ; Support our administrative team in our Ontario offices ; Draft architectural project documents according to the project phases | Handle submissions, follow-ups, reminders, and filing.

Profil TES COMPTENCES Minimum de 8 ans dexprience dans un rle administratif ou dadjointe de direction, idalement dans un environnement similaire ; Excellentes comptences en gestion du temps, avec la capacit dtablir les priorits et de porter une attention particulire aux dtails ; Matrise avance de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Power

Point), dmontrant un souci exceptionnel du dtail et une grande prcision ; Aptitudes en communication crite et verbale, avec la capacit de transmettre linformation de faon claire et professionnelle, en franais et en anglais ( En raison du territoire desservi de la firme (Qubec et Ontario), la matrise de langlais est requise et utilise environ 40 % du temps) ; Capacit grer des informations daffaires hautement confidentielles, tout en faisant preuve de discrtion et de professionnalisme en tout temps ; Prsentation soigne et professionnelle,



refltant une approche assure et raffine dans lensemble des responsabilits assumes. TON PROFIL Possder de lentregent et capacit interagir avec diffrents intervenants ; tre laise dans un environnement rapide et dynamique ; Avoir de lautonomie ; Avoir un excellent sens des priorits et une approche mthodique et organise ; Capacit grer les priorits et respecter les chanciers ; Sens de la discrtion. ///// YOUR SKILLS: Minimum 8 years of experience in an administrative or executive assistant role, ideally in similar environment ; Possesses excellent time management skills and the ability to identify priorities and demonstrate attention to detail ; Advanced proficiency in MS Office (Outlook, Word, Excel, Power

Point) demonstrating exceptional attention to details and accuracy ; Outstanding written and verbal communication skills, with the ability to convey information clearly and professionally in English and French ( Given the regions we serve (Qubec and Ontario), English is required and used approximately 40% of the time) ; Capable of handling highly sensitive business information, always maintaining confidentiality and professionalism ; Polished and professional presence, embodying a confident and sophisticate approach to all responsibilities.

Informations contractuelles NEUF RAISONS DE FAIRE QUIPE Mandats stimulants : projets diversifis, denvergure, innovants et durables.

Environnement de choix : accs facile aux transports en commun.

Horaire flexible: 37,5 h/semaine, horaire dt.

Avantages sociaux attrayants : assurances, tlmdecine et compte sant.

Dveloppement professionnel : formations continues.

Culture participative : collaboration relle, accs des mentors.

Vie de bureau anime : activits sociales et sportives couvertes par NEUF.

Engagement durable : fruits frais, rabais pour le transport actif, bornes de recharge.

Bien-tre : caf et ths volont, gym sur place gratuit, aires de dtente, soccer sur table.

Rejoins NEUF et dessine avec nous larchitecture de d emain ! Des questions, crivez-nous : Prpare ton CV et postule ds maintenant ! ///// 9 REASONS TO JOIN NEUF Exciting projects Diverse, large-scale, innovative, and sustainable ; Prime location Easy access by public transportation ; Flexible schedule 37.5 hours/week, summer hours, remote work options ; Great benefits Group insurance, telemedicine, and health spending account ; Professional development Ongoing training and learning opportunities ; Collaborative culture Real teamwork, access to mentors ; Vibrant office life Social and sports activities covered by NEUF ; Sustainability focus Fresh fruit, active transport deals, EV chargers ; Well-being Unlimited coffee and tea, access to gym, lounge areas, and foosball table.

Join us in building the future! Have questions? Write to us at: Get your CV ready and apply today!

📌 Adjoint(e) exécutif(ve )/ Executive Assistant
🏢 Neuf Architectes
📍 Montreal