Description de l’employeur La Société du parc industriel et portuaire de Bécancour (SPIPB) joue un rôle clé dans le développement économique du Québec. Elle planifie, développe et administre l’un des plus importants parcs industriels de la province, en accueillant des projets industriels majeurs dans les secteurs stratégiques de demain.
Afin de soutenir ses activités et la réalisation de ses projets stratégiques, la SPIPB est actuellement à la recherche d’un adjoint exécutif ou d’une adjointe exécutive - Bureau de projets. Description du poste Sous l’autorité de la Directrice principale du Bureau de projets, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif, organisationnel et de coordination de haut niveau afin de contribuer à la planification, au suivi et à la réalisation efficace des projets stratégiques de la Société.
Agissant comme point de liaison auprès des différentes parties prenantes internes et externes, elle veille notamment à la préparation, à la circulation et au suivi des documents requis. Elle soutient également la direction principale dans la gestion des priorités, des échéanciers, des rencontres et des communications liées aux projets.
Principales responsabilités :

• Planifier, filtrer et gérer l’horaire de la Direction principale du Bureau de projets et l’adapter selon les priorités et les imprévus;
• Assurer différents suivis administratifs, notamment les comptes de dépenses et les formations;
• Filtrer les courriels et contribuer à la gestion des priorités;
• Soutenir, au besoin,
  
  
  
  la planification de l’agenda des directeurs et directrices de projet;
• Agir comme point de coordination auprès des collaborateurs du Bureau de projets;
• Agir à titre de secrétaire lors de différents comités et rencontres et préparer les ordres du jour;
• Assurer la consolidation des actions et le suivi des rencontres et des livrables;
• Organiser les réunions et différents événements liés au Bureau de projets;
• Rédiger, transcrire, réviser et corriger différents documents;
• Créer des formulaires et contribuer à la conception d’outils de travail liés aux projets;
• Effectuer le classement et l’archivage des documents;
• Assurer le suivi des approbations, des signatures et de la facturation;
• Participer à la préparation et au suivi de documents de projets, notamment les bons de commande, avenants et ordres de changement;
• Assurer le suivi des dénonciations, quittances et retenues applicables, en soutien aux équipes des finances et des projets;
• Participer à la préparation des documents d’appel d’offres ainsi qu’aux processus de publication sur le SEAO et d’octroi de contrats;
• Effectuer toute autre tâche visant à soutenir le Bureau de projets.