Faculté des sciences

Institut en systèmes computationnels et de données (ISCD)

Contrat d'un an.

Résumé du poste

L’Institut en systèmes computationnels et de données (ISCD) vise à connecter, compléter et amplifier le riche écosystème d’investissements de McGill à l’intersection de l’informatique, des données et des systèmes — notamment dans les domaines de l’intelligence artificielle et de la science des données.

Par le biais de formations, de solutions en science des données et de divers mécanismes facilitant la recherche convergente, la mission de l’ISCD est d’aider les professeurs et étudiants de McGill à tirer parti d’un large éventail de forces à cette intersection, en collaboration avec divers partenaires du milieu universitaire, industriel et gouvernemental.

En étroite collaboration avec le directeur et sous la supervision de l’agent(e) administrative, l’adjoint(e) administratif(ve) est responsable des opérations quotidiennes des secteurs clés de l’ISCD, incluant notamment les ateliers et camps d’été, la planification d’événements, les ordres du jour de réunions, la coordination des comités et des programmes de prix. Il ou elle fournira un soutien efficace et efficient en matière d’administration générale, incluant, sans s’y limiter, les communications, le soutien aux clients, les opérations et les finances.

Principales Responsabilités

Soutien administratif et résolution de problèmes

- Effectuer et organiser les activités soutenant les opérations quotidiennes de l’ISCD en veillant à ce que les services administratifs soient réalisés conformément aux objectifs établis.
- Évaluer et résoudre les problèmes administratifs, de manière autonome ou en consultation avec le superviseur, et formuler des recommandations au besoin.
- Fournir un soutien administratif de haut niveau au directeur de l’ISCD, notamment en gérant les horaires et engagements.
- Agir comme ressource pour le personnel de recherche et les professeurs de l’ISCD concernant les politiques et procédures universitaires.
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de procédures et de systèmes administratifs répondant aux exigences de qualité établies.
- Offrir un soutien pour les affaires étudiantes et les activités administratives académiques.

Coordination d’événements et de réunions

- Planifier et organiser des événements, réunions, camps d’été, ateliers, conférences, déjeuners, galas et symposiums, incluant tous les aspects logistiques.
- Préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux avec exactitude et assurer le suivi des points d’action.
- Anticiper les problèmes potentiels liés à la planification ou à la logistique, les résoudre et proposer des solutions en temps opportun.

Tâches financières

- Aider à la préparation des budgets ainsi qu’aux demandes de financement et de subventions de recherche.
- Surveiller et rapprocher les comptes; approuver les dépenses selon les directives établies.
- Traiter les achats via MMP.

Communication et relations avec les parties prenantes





- Servir de liaison entre l’unité et les parties internes/externes pour fournir de l’assistance ou de l’information et préparer les rapports connexes.
- Offrir un service à la clientèle de haut niveau aux partenaires, clients et parties prenantes, en assurant des réponses professionnelles et rapides.
- Établir et entretenir des relations de travail efficaces au sein de l’Université et avec des organisations externes en identifiant les besoins et en offrant un soutien adapté.

Soutien aux systèmes et à l’information administrative

- Compiler des statistiques et des données pour les rapports; mettre à jour la documentation imprimée et en ligne.
- Soutenir les initiatives de l’ISCD, y compris, mais sans s’y limiter, les mises à jour du site Web, les projets spéciaux et la préparation de matériel de communication (p. ex., présentations PowerPoint, brochures).
- Gérer les licences de logiciels et la distribution du matériel informatique.
- Maintenir l’inventaire des espaces et coordonner avec les services des installations pour les rénovations, la sécurité, les interventions d’urgence et les questions de sécurité.
- Gérer les ressources physiques de l’unité ou du bâtiment conformément aux règlements universitaires et gouvernementaux.

Autres Compétences Et Aptitudes Requises

- Bilingue; excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
- Capacité démontrée à utiliser les applications Microsoft 365, notamment Power Automate, Word, Excel, Outlook, SharePoint, Access (version Web et bureau), Teams et Zoom, ainsi qu’Envoke et LinkedIn. Une connaissance de Workday, BANNER (FIS), Minerva (FIS) et MMP est preferable.
- Aptitude démontrée à utiliser les technologies et capacité d’apprendre rapidement et de s’adapter à de nouveaux logiciels, outils numériques et systèmes administratifs. Expérience démontrée dans le soutien d’opérations appuyées par les technologies dans un environnement axé sur l’informatique, la science des données, l’intelligence artificielle et les initiatives connexes.
- Solides compétences en planification, en organisation et en gestion du temps; capacité avérée à établir les priorités, à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéances serrées.
- Expérience confirmée dans la planification et la coordination d’événements.
- Expérience du rapprochement de comptes et de la préparation de budgets.
- Grand sens de la discrétion, de l’initiative et de la résolution de problèmes; capacité d’adaptation à un environnement dynamique et en constante évolution.




- Esprit d’équipe démontré et capacité à travailler de façon autonome tout en établissant et en maintenant des relations de travail efficaces avec les parties prenantes internes et externes.
- Souci méticuleux du détail; capacité à rédiger des procès-verbaux précis et à assurer le suivi rapide des mesures à prendre.
- Connaissance approfondie des règlements, politiques et procédures universitaires, un atout significant.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

- Ensemble d'avantages sociaux compétitifs (santé, dentaire, assurance-vie)
- Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution généreuse de l'employeur entre 5 % et 10 %)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles
- Deux (2) journées flexibles
- Neuf (9) « Vendredis d'été » – congés payés entre les jours fériés de la St-Jean Baptiste et la Fête du travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour les employés permanents et leurs personnes à charge.
- Lorsque le poste le permet, la possibilité de travailler jusqu'à deux (2) jours à distance.

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer ici.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEC III 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Associate Director, Strategic Operations and Research

Date de fin de l’emploi (le cas échéant)

2027-08-04

Date Limite Pour Postuler

2026-08-20

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].

📌 Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 McGill University
📍 Montreal