Relevant du directeur de la surveillance et de l’inspection professionnelle, le ou la titulaire du poste seconde le directeur dans ses fonctions et assume les activités de secrétariat qui lui sont confiées dans l’atteinte des objectifs visés par la Direction.

RESPONSABILITÉS

- S’occuper de la gestion, de la mise à jour et du suivi des dossiers et des activités de la Direction, proposer au besoin des solutions pour faciliter ses tâches et participer à l’amélioration des méthodes de travail pour favoriser la réalisation des activités et des projets;
- Assurer le suivi des contrats et des factures en lien avec les dossiers et les activités de la direction et en collaboration avec la direction de l’administration-finances de l’Ordre;
- Préparer et réviser divers documents tels que des contrats, des procès-verbaux, des appels de propositions, etc. en assurant une présentation de qualité et en corrigeant ou en complétant certaines données;
- Apporter son soutien administratif dans la gestion des ressources humaines, des agendas et courriels de la Direction et exécuter divers travaux de secrétariat tels que la réception des appels téléphoniques, la prise de rendez‑vous, la préparation et la reproduction de documents, etc.;




- Assurer la convocation et la préparation logistique de comités ou de groupes de travail; coordonner, selon le cas, la préparation matérielle des dossiers requis pour les réunions et s’occuper, au besoin, du secrétariat au cours de celles‑ci et produire les comptes rendus;
- Agir comme intermédiaire entre la Direction générale et sa propre Direction concernant les suivis des dossiers. Faire le suivi des sommaires décisionnels remis aux instances;
- Répondre à diverses demandes autant à l’interne qu’à l’externe en communiquant des informations courantes et spécialisées sur les services de la Direction, en envoyant des documents d'information ou en transmettant, au besoin, la demande à la bonne personne‑ressource;
- Assurer la gestion, le suivi et le respect du système de classement et ce, conformément au système de classement de l’Ordre, afin de maintenir le bon fonctionnement du secrétariat de la Direction et de ses activités en collaboration avec les conseillers en gestion documentaire. S’occuper du suivi des demandes d'achat de matériels et de services;
- Dans le but de soutenir sa Direction, collaborer à la réalisation de divers projets et réaliser les suivis auprès des autres Directions, lorsque nécessaire;

📌 Adjoint.e de direction (Montreal)
🏢 Ordre des ingénieurs du Québec
📍 Montreal