Administrative Assistant – Administration, E-commerce & Customer Service

Salary: $26.00–$26.50 per hour

Job Type: Permanent, Full-time

Schedule: Monday to Friday, Day shift

Workplace: In person

Location: Mirabel, QC

Transportation: Access to a vehicle is required

Company Description

Flexomeric Crack Repair Products is a Canadian company specializing in concrete crack repair and waterproofing products for customers in Canada and the United States.

Our business operates through several online sales channels, including ecommerce platforms and online marketplaces. We are looking for an organized, reliable, and detail-oriented Administrative Assistant to support our daily administrative, customer service, ecommerce, shipping, accounting, and marketing operations.

This position is ideal for someone who is comfortable working in a small business environment, can manage multiple tasks at the same time, and has experience with office administration, online order management, customer communication, and digital tools.

Main Responsibilities The selected candidate will be involved in the daily operations of the company, including:

- Managing customer inquiries by phone, email, and online platforms.
- Providing professional customer service in French and English.
- Processing ecommerce orders and following up on order-related tasks.
- Assisting with shipping and delivery operations using ShipStation.
- Helping manage products, orders, and customer information through Amazon Seller Central.
- Updating products, inventory, orders, and related information in Shift4Shop.
- Performing administrative and bookkeeping-related tasks using Xero.
- Processing, organizing, and filing invoices, receipts, and company documents.
- Preparing spreadsheets, reports, and operational documents using Microsoft Excel.
- Maintaining organized records, files, and internal administrative systems.
- Assisting with social media management and online business presence.
- Supporting digital marketing campaigns, ecommerce promotions, and advertising activities.
- Creating basic promotional and marketing materials using Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Adobe Express, Canva, or similar tools.
- Coordinating several administrative, operational, and ecommerce tasks while maintaining accuracy and organization.

Required Languages
- French spoken and written – Required
- English spoken and written – Required
- Spanish spoken – Asset

The candidate must be able to communicate professionally in a multilingual business environment.

Education

- High school diploma (DES) or equivalent required.
- Studies or training in administration, accounting, ecommerce, marketing, business, or a related field will be considered an asset.

Experience Required The candidate must have at least 2 years of relevant experience.

Relevant experience may include

- Administrative support
- Customer service
- Ecommerce operations
- Online order processing
- Accounting or bookkeeping support
- Invoice processing and document organization
- Digital marketing or social media support

Experience or knowledge related to foundation crack repair, waterproofing, construction products, or similar technical products will be considered an asset.



Technical Skills The ideal candidate should have strong working knowledge or practical experience with:
- Xero accounting software
- Microsoft Office
- Advanced Microsoft Excel
- Amazon Seller Central
- ShipStation
- Shift4Shop
- Ecommerce platforms
- Social media management
- Digital marketing tools
- Adobe Photoshop
- Adobe Illustrator
- Adobe Express
- Canva or similar graphic design tools

Desired Qualities We are looking for someone who demonstrates:
- Strong organizational skills
- Attention to detail
- Professional communication
- Ability to work independently
- Ability to manage several tasks at the same time
- Reliability and professionalism
- Good time management
- Problem-solving skills
- Ability to learn new systems and processes
- Ability to work efficiently in a dynamic business environment

Employment Conditions
- Permanent position
- Full time
- 35 hours per week
- Monday to Friday
- Day schedule
- Hourly wage: $26.00–$26.50
- In-person work
- Access to a vehicle required

Work Location: In person

VERSION FRANÇAISE

Adjoint(e) administratif(ve) – Administration, commerce électronique et service client

Salaire : 26,00 $ à 26,50 $ de l’heure

Type d’emploi : Permanent, temps plein

Horaire : Du lundi au vendredi, quart de jour

Lieu de travail : En présentiel

Emplacement : Mirabel, QC

Transport : Accès à un véhicule requis

Description de l’entreprise

Flexomeric Crack Repair Products est une entreprise canadienne spécialisée dans les produits de réparation de fissures de béton et d’imperméabilisation destinés aux clients du Canada et des États-Unis.

L’entreprise exerce ses activités par l’intermédiaire de plusieurs canaux de vente en ligne, incluant des plateformes de commerce électronique et des marchés en ligne. Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) organisé(e), fiable et rigoureux(se) afin d’appuyer les opérations quotidiennes de l’entreprise.

La personne recherchée doit être à l’aise dans un environnement de petite entreprise, capable de gérer plusieurs priorités et posséder de l’expérience en administration, service à la clientèle, traitement de commandes en ligne, outils numériques et soutien opérationnel.

Responsabilités principales La personne sélectionnée participera aux opérations quotidiennes de l’entreprise, notamment :

- Gérer les demandes des clients par téléphone, courriel et plateformes en ligne.
- Offrir un service à la clientèle professionnel en français et en anglais.
- Traiter les commandes de commerce électronique et effectuer les suivis nécessaires.
- Participer aux opérations d’expédition et de livraison à l’aide de ShipStation.
- Aider à la gestion des produits, commandes et informations clients dans Amazon Seller Central.
- Mettre à jour les produits, inventaires,



commandes et informations connexes dans Shift4Shop.
- Effectuer des tâches administratives et comptables à l’aide de Xero.
- Traiter, organiser et classer les factures, reçus et documents administratifs.
- Préparer des tableaux, rapports et documents opérationnels à l’aide de Microsoft Excel.
- Maintenir des dossiers, fichiers et systèmes administratifs bien organisés.
- Participer à la gestion des réseaux sociaux et de la présence en ligne de l’entreprise.
- Appuyer les campagnes de marketing numérique, promotions ecommerce et activités publicitaires.
- Concevoir du matériel promotionnel et publicitaire de base avec Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Adobe Express, Canva ou des outils similaires.
- Coordonner plusieurs tâches administratives, opérationnelles et commerciales tout en maintenant un haut niveau d’exactitude.

Langues requises
- Français parlé et écrit – Requis
- Anglais parlé et écrit – Requis
- Espagnol parlé – Un atout

La personne candidate doit être en mesure de communiquer de façon professionnelle dans un environnement d’affaires multilingue.

Formation

- Diplôme d’études secondaires (DES) ou équivalent requis.
- Une formation en administration, comptabilité, commerce électronique, marketing, affaires ou dans un domaine connexe sera considérée comme un atout.

Expérience requise La personne candidate doit posséder au moins 2 années d’expérience pertinente. L’expérience pertinente peut inclure :

- Soutien administratif
- Service à la clientèle
- Opérations de commerce électronique
- Traitement de commandes en ligne
- Soutien comptable ou tenue de livres
- Traitement de factures et organisation de documents
- Marketing numérique ou soutien aux réseaux sociaux

Une expérience ou connaissance liée à la réparation de fissures de fondation, à l’imperméabilisation, aux produits de construction ou à des produits techniques similaires sera considérée comme un atout. Compétences techniques La personne idéale devrait avoir une bonne connaissance ou une expérience pratique avec :
- Logiciel comptable Xero
- Microsoft Office
- Microsoft Excel avancé
- Amazon Seller Central
- ShipStation
- Shift4Shop
- Plateformes de commerce électronique
- Gestion des réseaux sociaux
- Outils de marketing numérique
- Adobe Photoshop
- Adobe Illustrator
- Adobe Express
- Canva ou logiciels similaires de création graphique

Qualités recherchées Nous recherchons une personne qui démontre :
- Excellent sens de l’organisation
- Souci du détail
- Communication professionnelle
- Capacité à travailler de façon autonome
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Fiabilité et professionnalisme
- Bonne gestion du temps
- Aptitude à résoudre des problèmes
- Capacité à apprendre de nouveaux systèmes et processus
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique

Conditions d’emploi
- Poste permanent
- Temps plein
- 35 heures par semaine
- Du lundi au vendredi
- Horaire de jour
- Salaire horaire : 26,00 $ à 26,50 $
- Travail en présentiel
- Accès à un véhicule requis

Lieu du poste : En présentiel Pay: $26.00 per hour

Work Location: In person

📌 Administrative Assistant – Administration, E-commerce & Customer Service (Mirabel)
🏢 Flexomeric
📍 Mirabel