Assistant(e) administratif(ve)

Horizon 31 – Immobilier international

Salaire : 45,000$ à 55,000$ par année, selon l’expérience

Expérience requise : expérience pertinente en administration immobilière

À propos d’Horizon 31

Horizon 31 est une entreprise québécoise en croissance dans le secteur de l’immobilier international qui accompagne des investisseurs et acheteurs canadiens dans leurs projets immobiliers à l’international, principalement en République dominicaine et en Espagne.

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) organisé(e), rigoureux(se), autonome et polyvalent(e), qui contribuera au bon déroulement des opérations administratives et au suivi des dossiers de transactions immobilières.

Votre rôle

Nous cherchons quelqu’un qui souhaite jouer un rôle central dans l’organisation et le suivi administratif des dossiers, en assurant que les informations, documents et étapes importantes soient correctement préparés, classés et suivis.

Vous serez notamment responsable de soutenir l’équipe dans la gestion des dossiers de transactions, de la documentation électronique et des suivis administratifs, en collaboration avec les conseillers et les différents intervenants.

L’objectif : assurer des dossiers complets, bien structurés et à jour, tout en offrant un soutien administratif efficace à l’équipe et une expérience professionnelle aux clients.

Principales responsabilités

Gestion des dossiers de transactions

· Préparer, compléter et assurer le suivi des formulaires liés aux transactions immobilières.

· Vérifier que les informations requises sont complètes, exactes et cohérentes dans les dossiers.

· Préparer les documents nécessaires aux différentes étapes d’une transaction.

· Assurer le suivi des documents manquants, des signatures et des échéanciers.

· Tenir à jour les dossiers clients et transactions jusqu’à leur conclusion.

· Effectuer les suivis administratifs auprès des conseillers et des différents intervenants lorsque requis.

GED et gestion documentaire électronique

· Créer, organiser et maintenir les dossiers électroniques dans la GED.

· Classer les documents selon les procédures et la structure établies.

· S’assurer que les documents sont nommés, classés et facilement accessibles.

· Maintenir les dossiers à jour et effectuer les contrôles nécessaires afin d’éviter les documents manquants ou en double.





· Assurer l’archivage électronique des dossiers complétés.

· Contribuer à l’amélioration continue de l’organisation documentaire.

Suivis clients et coordination administrative

· Effectuer des suivis par courriel, téléphone ou autres outils de communication lorsque requis.

· Répondre aux demandes administratives des clients ou les diriger vers la bonne personne.

· Coordonner les rendez-vous, signatures et échanges de documents.

· Assurer une communication professionnelle, claire et humaine, cohérente avec l’image d’Horizon 31.

· Faire remonter rapidement à l’équipe toute situation nécessitant une intervention ou une décision.

Soutien à l’équipe

· Assurer diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.

· Préparer des documents, tableaux, listes et suivis administratifs.

· Soutenir les conseillers dans la préparation et le suivi de leurs dossiers.

· Maintenir à jour certaines informations dans les outils utilisés par l’entreprise.

· Identifier les tâches répétitives ou les processus pouvant être simplifiés ou améliorés.

Organisation et contrôle de la qualité

· Effectuer des vérifications afin de s’assurer que les dossiers sont complets et conformes aux procédures internes.

· Suivre les échéances et prioriser les tâches selon l’urgence et l’importance des dossiers.

· Maintenir une organisation rigoureuse même lorsque plusieurs dossiers sont traités simultanément.

· Signaler les erreurs, incohérences ou informations manquantes avant qu’elles ne créent des délais ou des problèmes.

· Contribuer à standardiser et améliorer les processus administratifs.

Outils et environnement numérique

· Être à l’aise avec les outils de gestion documentaire électronique et les plateformes de travail numériques.

· Utiliser efficacement les courriels, calendriers, documents partagés et outils de suivi.

· Apprendre rapidement les outils et systèmes propres à Horizon 31.





· Utiliser l’intelligence artificielle et les outils numériques lorsque ceux-ci permettent d’améliorer l’efficacité administrative, tout en conservant un contrôle humain sur l’exactitude des documents.

Profil recherché

· Expérience pertinente en administration, coordination, immobilier, services professionnels ou service à la clientèle.

· Excellente organisation et grande rigueur dans la gestion des documents.

· Attention aux détails et capacité à repérer rapidement les informations manquantes ou incohérentes.

· Bonne capacité à gérer plusieurs dossiers et échéances simultanément.

· Autonomie, débrouillardise et sens des priorités.

· Excellente maîtrise du français oral et écrit. L’anglais et l’espagnol sont des atouts, mais pas obligatoires.

· Aisance avec les outils informatiques et les environnements de gestion électronique de documents.

· Discrétion et professionnalisme dans la gestion de renseignements et de documents confidentiels.

· Excellentes aptitudes de communication et de collaboration.

Atouts

· Expérience dans le domaine immobilier ou dans la gestion de dossiers de transactions.

· Expérience avec une GED, des outils de signature électronique ou des CRM.

· Connaissance des formulaires et processus administratifs liés aux transactions immobilières.

· Expérience avec des outils comme Google Workspace, Microsoft 365 ou des plateformes similaires.

· Connaissance de l’espagnol.

· Intérêt pour l’amélioration des processus et l’automatisation des tâches administratives.

Concrètement ?

Nous cherchons une personne fiable, structurée et proactive, qui aime que les choses soient bien faites et qui comprend l’importance des détails dans un dossier de transaction.

Quelqu’un capable de se demander non seulement : « Est-ce que le document a été envoyé? » mais surtout : « Est-ce que le dossier est complet, bien classé et prêt pour la prochaine étape? »

Nous apprécions également une personne qui prend les devants lorsqu’elle constate un élément manquant, une échéance à venir ou une occasion d’améliorer notre façon de travailler.

Conditions

Salaire : à discuter, selon l’expérience et les compétences.

Rémunération : 45 000,00$ à 55 000,00$ par an

Avantages

- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC

📌 Assistant(e) administratif(ve)
🏢 Horizon 31
📍 Montreal