Bilingual Administrative Assistant – Part-Time

Cosmetology Association of Current Brunswick (CANB)

Fredericton, New Brunswick

Part-Time | Approximately 25 Hours per Week The Cosmetology Association of New Brunswick (CANB) is seeking a friendly, organized, and dependable Bilingual Administrative Assistant to join our small office team.

As one of the first points of contact for the Association, the Administrative Assistant plays an important role in supporting our members, applicants, and the public. This position will also provide administrative support to the Registrar/Executive Director and assist with the day-to-day operations of the Association.

What You'll Do

Responsibilities will include

- Communicating professionally with members, applicants, and the public in both English and French
- Answering telephone calls and responding to or directing emails and member inquiries
- Receiving, reviewing, entering, and processing applications and supporting documentation
- Updating and maintaining accurate member information in the Association's database
- Verifying and inputting information and maintaining accurate administrative records
- Preparing and sending correspondence, newsletters, notices, and other communications on behalf of the Association
- Providing general reception and administrative support
- Preparing documentation for review and approval by the Registrar/Executive Director
- Assisting with the administrative preparation and organization of examinations
- Assisting with examination set-up, clean-up, and other examination-day duties as directed
- Assisting with planning and preparation for the Association's Annual General Meeting
- Filing, scanning, organizing, and maintaining electronic and paper records
- Performing other administrative duties as required to support the Association, its Board of Directors, committees, and Registrar/Executive Director

What We're Looking For The ideal candidate will:

- Be bilingual in English and French, with the ability to communicate professionally in both languages
- Have previous administrative, receptionist, office, or customer-service experience
- Have excellent organizational skills and strong attention to detail
- Be comfortable working with databases, email, Microsoft Office, and other computer-based systems
- Have strong written and verbal communication skills
- Be able to manage multiple tasks and priorities in a busy office environment
- Be comfortable working independently as part of a small team
- Demonstrate professionalism, discretion, and the ability to handle confidential information
- Be dependable, approachable, and comfortable communicating with a wide variety of people

Position Details Position:



Part-Time Bilingual Administrative Assistant

Hours: Approximately 25 hours per week

Schedule: Weekdays during regular office hours

Location: In-person – Fredericton, NB

Compensation: $20 - $23 per hour

This is a great opportunity for someone looking for consistent part-time administrative work in a professional office environment with a varied workload.

How to Apply

Please submit your resume and a brief cover letter outlining your relevant experience and bilingual abilities.

Application Deadline: Sept 1, 2026

We thank all applicants for their interest. Only those selected for an interview will be contacted.

Adjoint(e) administratif(ve) bilingue – Temps partiel

Association de cosmétologie du Nouveau-Brunswick (ACNB)

Fredericton (Nouveau-Brunswick)

Temps partiel | Environ 25 heures par semaine

L’Association de cosmétologie du Nouveau-Brunswick (ACNB) est à la recherche d’une personne empathique, organisée et fiable pour occuper le poste d’adjoint(e) administratif(ve) bilingue au sein de notre petite équipe de bureau.

L’un des premiers points de contact de l’Association, l’adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle important dans le soutien offert à nos membres, aux personnes qui présentent une demande ainsi qu’au public. La personne titulaire du poste fournira également un soutien administratif à la registraire/directrice générale et contribuera aux activités quotidiennes de l’Association.

Responsabilités

Les responsabilités comprennent notamment :

- Communiquer de façon professionnelle avec les membres, les personnes présentant une demande et le public, en français et en anglais
- Répondre aux appels téléphoniques ainsi qu’aux courriels et aux demandes de renseignements des membres, ou les acheminer à la personne appropriée
- Recevoir, examiner, saisir et traiter les demandes ainsi que les documents justificatifs
- Mettre à jour et maintenir les renseignements sur les membres dans la base de données de l’Association
- Vérifier et saisir des renseignements et assurer la tenue de dossiers administratifs exacts
- Préparer et envoyer de la correspondance, des bulletins, des avis et d’autres communications au nom de l’Association




- Fournir un soutien général à la réception et sur le plan administratif
- Préparer les documents devant être examinés et approuvés par la registraire/directrice générale
- Participer à la préparation administrative et à l’organisation des examens
- Aider à l’installation, au rangement et aux autres tâches liées aux journées d’examen, selon les directives
- Participer à la planification et à la préparation de l’assemblée générale annuelle de l’Association
- Numériser, organiser et maintenir les dossiers électroniques et papier
- Effectuer toute autre tâche administrative nécessaire pour soutenir l’Association, son conseil d’administration, ses comités et la registraire/directrice générale

Profil recherché La personne idéale :

- Est bilingue en français et en anglais et est en mesure de communiquer de façon professionnelle dans les deux langues
- Possède de l’expérience dans un poste administratif, de réception, de bureau ou de service à la clientèle
- Possède d’excellentes compétences organisationnelles et accorde une grande attention aux détails
- Est à l’aise avec les bases de données, le courrier électronique, Microsoft Office et d’autres systèmes informatiques
- Possède d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale
- Est capable de gérer plusieurs tâches et priorités dans un environnement de bureau dynamique
- Est capable de travailler de façon autonome tout en faisant partie d’une petite équipe
- Fait preuve de professionnalisme et de discrétion et est en mesure de traiter des renseignements confidentiels
- Est fiable, accueillante et à l’aise de communiquer avec une grande variété de personnes

Détails du poste Poste : Adjoint(e) administratif(ve) bilingue à temps partiel

Heures : Environ 25 heures par semaine

Horaire : En semaine, pendant les heures normales de bureau

Lieu : En personne – Fredericton (N.-B.)

Rémunération : 20-23$ l’heure

Il s’agit d’une excellente occasion pour une personne à la recherche d’un emploi administratif à temps partiel stable dans un environnement de bureau professionnel offrant des tâches variées.

Comment postuler

Veuillez soumettre votre curriculum vitæ accompagné d’une courte lettre de présentation décrivant votre expérience pertinente et vos compétences dans les deux langues officielles.

Date limite pour postuler : le 1 septembre 2026

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Pay: $20.00-$23.00 per hour

Benefits

- On-site parking
- Paid time off

Work Location: In person

📌 Bilingual Administrative Assistant – Part-Time / Adjoint(e) administratif(ve) bilingue –Temps partil
🏢 Cosmetology Association of New Brunswick
📍 Fredericton