Sommaire du poste La Corporation des aliments I-D est à la recherche d’une personne hautement organisée et rigoureuse pour occuper le poste de coordonnateur conformité et réglementation. Cette personne contribuera aux activités liées à la conformité des fournisseurs, à la documentation en salubrité alimentaire, aux exigences réglementaires et à l’intégration des fournisseurs, pour un portefeuille composé de fournisseurs nationaux et internationaux.

Le coordonnateur conformité et réglementation agit comme personne-ressource principale pour la documentation de conformité des fournisseurs et les suivis réglementaires. Il s’assure que les dossiers fournisseurs, les certifications, les spécifications de produits et les pièces justificatives sont complets, exacts et à jour, conformément aux exigences de l’entreprise, des clients et des autorités réglementaires.

Le titulaire du poste collabore étroitement avec les fournisseurs, l’approvisionnement, la gestion des catégories, les affaires réglementaires, l’assurance qualité, la logistique, les ventes et les partenaires externes afin de soutenir la conformité des produits et d’améliorer les processus de gestion des fournisseurs de la Corporation des aliments I-D.

Principales responsabilités

· Gestion de la conformité des fournisseurs

· Gérer le processus annuel de documentation de conformité des fournisseurs, y compris les suivis et le renouvellement en temps opportun des certifications avant leur expiration.

· Coordonner les activités d’échantillonnage alimentaire en collaboration avec les équipes des opérations et du marketing afin de soutenir les initiatives promotionnelles et les activités d’engagement client.

· Recueillir, organiser, réviser et maintenir la documentation des fournisseurs, notamment les spécifications de produits, les listes d’ingrédients, les renseignements nutritionnels, les déclarations d’allergènes, la documentation relative au pays d’origine et les certifications applicables.

· Tenir à jour les suivis de conformité des fournisseurs et préparer les rapports d’état ainsi que les sommaires d’indicateurs de performance, au besoin.

· Transmettre les documents manquants, incomplets ou expirés aux parties prenantes internes concernées afin d’assurer les suivis requis.

· Améliorer les modèles, dossiers et processus de documentation liés à la conformité des fournisseurs afin d’assurer l’exactitude des dossiers et de faciliter la préparation aux vérifications.

· Répondre aux plaintes des consommateurs et coordonner leur résolution, en maintenant les dossiers requis et en collaborant avec les équipes internes et les fournisseurs afin de traiter les enjeux liés à la qualité des produits, à la salubrité alimentaire et aux préoccupations des clients.

Intégration des fournisseurs et diligence raisonnable

· Coordonner la documentation d’intégration des fournisseurs ainsi que les dossiers de qualification des nouveaux fournisseurs.

· Maintenir les confirmations des fournisseurs relatives aux politiques de l’entreprise, aux normes applicables aux fournisseurs et aux attentes en matière d’approvisionnement responsable.

· Soutenir les activités de diligence raisonnable des fournisseurs, notamment la documentation liée aux facteurs ESG, à l’approvisionnement responsable, à la conformité en matière de travail forcé et de travail des enfants, ainsi qu’aux questionnaires destinés aux fournisseurs.

· S’assurer que les dossiers fournisseurs sont complets avant le lancement d’un produit ou l’approbation d’un fournisseur.

· Collaborer avec les équipes de l’approvisionnement et de la gestion de catégories afin d’obtenir les renseignements manquants et de résoudre les écarts dans la documentation des fournisseurs.

Soutien réglementaire et sécurité alimentaire

· Soutenir les activités de conformité réglementaire applicables aux aliments au Canada en maintenant une documentation exacte, complète et à jour en matière de salubrité alimentaire et de réglementation.

· Participer à la révision des étiquettes alimentaires, à la vérification des renseignements sur les produits et à la préparation de la documentation nécessaire pour appuyer la conformité aux exigences réglementaires canadiennes.

· Recueillir et organiser les documents requis pour les demandes de l’ACIA, des clients, des douanes, des fournisseurs et des audits internes.

· Maintenir les répertoires de documentation réglementaire et de salubrité alimentaire dans SharePoint et les autres systèmes désignés.

· Coordonner les suivis avec les consultants réglementaires externes ou les experts internes lorsque des révisions additionnelles sont requises.

Conformité commerciale et client





· Répondre aux demandes internes et aux demandes des clients concernant les spécifications de produits, les certifications, la documentation en salubrité alimentaire, les déclarations réglementaires et les renseignements relatifs aux fournisseurs.

· Coordonner la préparation des formulaires de conformité des clients, des demandes de documentation des détaillants et des questionnaires liés aux fournisseurs ou aux produits.

· Maintenir les dossiers de conformité client et s’assurer que la documentation est à jour et accessible aux parties prenantes concernées.

Systèmes, rapports et gestion des données

· Maintenir des renseignements exacts sur les fournisseurs et les produits dans SharePoint, SAP et les bases de données désignées de l’entreprise.

· S’assurer de l’exactitude, de l’intégralité et de la traçabilité de la documentation de conformité.

· Participer à des projets spéciaux liés à la conformité, à la documentation réglementaire, à la gouvernance des fournisseurs et à l’amélioration des processus.

Qualifications Formation

· Diplôme d’études collégiales (DEC) en sciences alimentaires, affaires réglementaires, assurance qualité, chaîne d’approvisionnement, administration des affaires ou dans un domaine connexe; diplôme universitaire privilégié.

Expérience

· De 2 à 3 ans d’expérience en administration de la conformité, affaires réglementaires, assurance qualité, gestion des fournisseurs, importation alimentaire, fabrication alimentaire ou distribution alimentaire.

· Expérience dans la coordination de la documentation fournisseurs, des certifications, des spécifications ou des exigences d’audit.

· Expérience dans l’industrie alimentaire fortement souhaitée.

· Expérience de travail avec des fournisseurs internationaux considérée comme un atout.

Compétences techniques

· Très bonne maîtrise de Microsoft Excel, notamment le suivi de données, la production de rapports, les filtres, les formules et la tenue de feuilles de calcul.

· Expérience avec SharePoint ou des systèmes de gestion documentaire.

· Expérience avec SAP ou un système ERP considérée comme un atout.

· Maîtrise de la suite Microsoft Office.

· Capacité à maintenir des bases de données structurées, des suivis documentaires et des dossiers de conformité.

Exigences linguistiques

· Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

· Capacité à communiquer efficacement avec les fournisseurs, les clients et les parties prenantes internes dans les deux langues.

Compétences clés

· Souci exceptionnel du détail et de l’exactitude.

· Solides compétences en organisation, en planification et en suivi.

· Approche axée sur la réglementation et la conformité.

· Capacité à gérer simultanément plusieurs priorités et échéances.

· Solides compétences en communication écrite et verbale.

· Orientation service auprès des fournisseurs et des clients.

· Esprit d’analyse et capacité à résoudre des problèmes.

· Sens de l’urgence, sens des responsabilités et grande discrétion dans le traitement de l’information confidentielle.

· Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec les différents services.

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Position Summary

I-D Foods is seeking a highly organized and detail-oriented Compliance Coordinator to support supplier compliance, food safety documentation, regulatory requirements, and supplier onboarding activities across our portfolio of domestic and international suppliers.

The Compliance Coordinator is the central point of contact for supplier compliance documentation and regulatory follow-ups. The role maintains current and complete supplier records, certifications, product specifications, and supporting documentation in accordance with company, customer, and regulatory requirements.

This role works closely with suppliers, Procurement, Category Management, Regulatory Affairs, Quality Assurance, Logistics, Sales, and external partners to support product compliance and strengthen I-D Foods’ supplier management processes.

Key ResponsibilitiesSupplier Compliance Management

· Manage the annual supplier compliance documentation process, including follow-ups and the timely renewal of certifications before expiration.

· Coordinate food sampling activities in collaboration with Operations and Marketing teams to support promotional and customer engagement initiatives.

· Collect, organize, review, and maintain supplier documentation, including product specifications,



ingredient statements, nutritional information, allergen declarations, country of origin documentation, and applicable certifications.

· Maintain supplier compliance trackers and prepare status reports and KPI summaries as required.

· Escalate missing, incomplete, or expired documentation to the appropriate internal stakeholders

· Improve supplier compliance templates, files, and documentation processes to support accuracy and audit readiness.

· Respond to and coordinate the resolution of consumer complaints, maintaining records and working with internal teams and suppliers to address product quality, food safety, and customer concerns.

Supplier Onboarding & Due Diligence

· Coordinate supplier onboarding documentation and qualification packages for new vendors.

· Maintain supplier acknowledgements related to company policies, supplier standards, and responsible sourcing expectations.

· Support supplier due diligence activities, including ESG, responsible sourcing, forced labour and child labour compliance documentation, and supplier questionnaires.

· Ensure supplier records are complete before product launch or supplier approval.

· Collaborate with Procurement and Category Management to obtain missing information and resolve supplier documentation gaps.

Regulatory & Food Safety Support

· Support Canadian food regulatory compliance activities by maintaining accurate food safety and regulatory documentation.

· Assist with food label reviews, product information verification, and documentation required to support Canadian regulatory requirements.

· Gather and organize documents required for CFIA, customer, customs, supplier, and internal audit requests.

· Maintain regulatory and food safety documentation repositories in SharePoint and other designated systems.

· Coordinate with external regulatory consultants or internal subject matter experts when additional review is required.

Customer & Commercial Compliance

· Respond to internal and customer requests for product specifications, certifications, food safety documentation, regulatory declarations, and supplier information.

· Coordinate the completion of customer compliance forms, retailer documentation requests, and supplier or product questionnaires.

· Maintain customer compliance records and ensure documentation is updated and accessible to relevant stakeholders.

Systems, Reporting & Data Management

· Maintain accurate supplier and product compliance information in SharePoint, SAP, and designated company databases.

· Ensure accuracy, completeness, and traceability of compliance documentation.

· Participate in special projects related to compliance, regulatory documentation, supplier governance, and process improvement.

Qualifications Education

· College diploma (DEC) or university degree in Food Science (university degree preferred), Regulatory Affairs, Quality Assurance, Supply Chain, Business Administration, or a related field.

Experience

· 2 to 3 years of experience in compliance administration, regulatory affairs, quality assurance, supplier management, food importing, food manufacturing, or food distribution.

· Experience coordinating supplier documentation, certifications, specifications, or audit requirements.

· Experience in the food industry is strongly preferred.

· Experience working with international suppliers is considered an asset.

Technical Skills

· Robust Microsoft Excel skills, including data tracking, reporting, filters, formulas, and spreadsheet maintenance.

· Experience using SharePoint or document management systems.

· SAP or ERP experience is considered an asset.

· Proficient with Microsoft Office Suite.

· Ability to maintain structured databases, documentation trackers, and compliance files.

Language Requirements

· Fully bilingual in French and English, written and spoken.

· Ability to communicate effectively with suppliers, customers, and internal stakeholders in both languages.

Core Competencies

· Exceptional attention to detail and accuracy.

· Strong organization, planning, and follow-up skills.

· Regulatory and compliance mindset.

· Ability to manage multiple priorities and deadlines simultaneously.

· Strong written and verbal communication skills.

· Supplier and customer service orientation.

· Analytical thinking and problem-solving abilities.

· Sense of urgency, accountability, and confidentiality.

· Ability to work independently while collaborating effectively across departments.

Rémunération : à partir de 52 193,00$ par an

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : Télétravail hybride à Laval, QC H7S 2J8

📌 Coordonnateur conformité et réglementation (Laval)
🏢 La Corporation des Aliments I-D / I-D Foods
📍 Laval