Complexes funéraires Yves Légaré est actuellement à la recherche dun Agent Centre coordination et répartition. Le poste est situé au Mausolée du Ruisseau à Laval. Cest un poste permanent à temps plein, entre 70 à 80 heures par période de deux semaines, incluant une fin de semaine sur deux.

Nous recherchons des gens de cœur, ayant des aptitudes exceptionnelles en service à la clientèle, capables d’offrir une expérience client impeccable, répondants ainsi aux plus hauts standards de notre industrie.

Le rôle principal et habituel du titulaire de ce poste consiste à surveiller, détecter et de contrôler les activités quotidiennes dans son ensemble, en s’assurant que l’expérience du client soit positive. Tout changement aux activités quotidiennes du réseau doivent être communiqués aux responsables. Il documente les non-conformités et rédige des rapports quotidiens. Le tout sera effectué en lien avec la vision et la mission de l’entreprise.

Responsabilités/Tâches

Coordination & Répartition

• Être le premier répondant téléphonique;
• Procéder à la prise de rendez-vous en complexe ou virtuellement;
• Détecter tous les manques/ajouts avant et après les funérailles;
• Faire un suivi quotidien des activités avec les agents à l’accueil des 3 secteurs avant 9h30;
• Planifier et confirmer quotidiennement auprès des fournisseurs (cortège, musicien, célébrant, etc.) l’exactitude des services;
• Vérifier quotidiennement de l’exactitude des avis de décès en ligne;
• Faire les gravures demandées quotidiennement;
• S’assurer que chacun des contrats soient cochés « terminé » par les succursales dans SRS et s’assurer que la tâche « prêt à facturer » soit cochée 24h après les funérailles;
• Vérifier et exécuter les boîtes courriel régulièrement;
• Assurer l’exactitude de la feuille de présence en succursale quotidiennement;
• Vérifier les rendez-vous de la clientèle et autres intervenants;
• Envoyer la feuille d’information aux clients par courriel pour la préparation de la rencontre;
• Produire et envoyer le rapport 72h/24h quotidiennement aux directeurs et aux secteurs;
• Appeler les familles lors de décès survenus durant la nuit;
• Archiver les dossiers;
• Garder à jour les différentes listes (téléphoniques, cimetières, paroisses,
  
  
  
  etc.);
• Préparer et envoyer les pochettes d’information dans tous les secteurs;
• Confirmer quotidiennement les inhumations et remises des cendres;
• Planifier les transports au SIED et envoyer les corrections aux établissements;
• S’assure de respecter l’échéancier des périodes de fin de mois;
• Procède au classement et à la numérisation des documents au besoin;
• Voit au bon ordre et à la mise à jour des archives du cimetière;
• Surveille les échéances des concessions et s’assure de leur renouvellement;
• S’assure de percevoir les frais du permis d’installation de monument famille, si requis;
• Vérifie l’aspect légal des documents et vérifie l’exactitude des informations;
• Accueille les fournisseurs en lien avec les cimetières, mausolées et columbarium;

• Accueillir les visiteurs;
  
• Annoncer leur arrivée aux personnes concernées;
• Accompagnier les visiteurs à lascenseur;
• Communiquer avec les conseillers et/oud irecteurs pour toutes demandes opérationnelles et les faire patienter;

Autres tâches connexes

• Assure le respect de la confidentialité de toutes les informations obtenues dans le cadre des ses fonctions;
• Toutes autres tâches liées à son emploi demandées par son supérieur immédiat.

COMPÉTENCES CLÉS

Autonomie / Initiative

Habileté à fonctionner adéquatement à partir de directives générales et d’utiliser d’abord ses ressources avant de demander de l’aide. Habileté à suggérer des pistes d’amélioration à son travail.

Communication