Agent(e) d'administration – Secrétariat

Montréal | Contrat temporaire (remplacement – jusqu'à 3 mois)

32,5 heures par semaine | Mode hybride

Taux horaire de27$/h

À propos de l'organisation

Notre client, un organisme reconnu du milieu universitaire, est à la recherche d'un(e) Agent(e) d'administration – Secrétariat afin de soutenir son équipe dans le cadre d'un remplacement temporaire.

Vous intégrerez une équipe cooperative où vous apporterez un soutien administratif essentiel à la direction et aux différents membres de l'équipe.

Vos principales responsabilités:

- Assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels et gérer la boîte courriel générale.

- Coordonner les réunions, les rendez-vous et effectuer les suivis administratifs.

- Procéder aux inscriptions des employés (formations, absences, etc.) dans les systèmes internes.

- Rédiger et transmettre différentes correspondances, notamment des lettres de remerciement.

- Effectuer la saisie et la mise à jour de données dans les bases de données.

- Préparer,



classer et assurer le suivi de divers documents administratifs.

- Offrir un soutien administratif général à l'équipe selon les besoins.

Profil recherché:

- DEP en secrétariat ou formation jugée pertinente.

- Minimum de 4 années d'expérience dans un poste similaire.

- Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.

- Bonne maîtrise de l'anglais (niveau intermédiaire) afin de répondre occasionnellement à une clientèle anglophone.

- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook.

Qualités recherchées:

- Excellent sens du service à la clientèle.

- Personnalité calme, posée et professionnelle.

- Grande rigueur et souci du détail.

- Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

- Discrétion, tact et diplomatie.

- Autonomie et débrouillardise.

- Aisance à travailler en équipe.

- Intérêt pour les outils technologiques et les nouveaux systèmes.

📌 Adjointe administrative - Milieu universitaire - temporaire min 1 mois (HL) (Montreal)
🏢 TOTEM
📍 Montreal