*Veuillez référer au guide*Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste :

La personne titulaire du poste assure le soutien administratif au directeur de l’Institut neurologique de Montréal. Elle agit à titre d’intermédiaire et de représentante du directeur, en établissant des relations étroites et une crédibilité auprès de partenaires internes et externes de haut niveau. Elle traite directement avec des intervenants de premier plan, notamment les ministres de la Santé et de l’Éducation.

Elle conseille également le directeur relativement aux politiques et aux procédures administratives et universitaires.

Principales responsabilités :

- Fournir un soutien administratif au directeur et agir comme personne-ressource principale pour toutes les questions liées à la planification de son horaire et à la gestion de ses nombreux engagements.
- Gérer l’agenda complexe du directeur ainsi que toutes les demandes de réunions; préparer les ordres du jour.
- S’assurer que toute la documentation requise est préparée avant les réunions du directeur.
- Veiller à ce que le directeur dispose de tous les renseignements et détails nécessaires aux réunions.
- Planifier les réunions en temps opportun, selon les priorités établies.
- Participer aux réunions et rédiger les procès-verbaux.
- Évaluer les demandes et déterminer de façon autonome la manière appropriée de diffuser l’information.
- Assurer le suivi de toute la correspondance du directeur, y compris les courriels et les demandes reçues, afin qu’aucun dossier ne demeure en suspens.
- Identifier les problèmes, effectuer les analyses nécessaires et veiller à la mise en œuvre des solutions appropriées.
- Formuler des recommandations au directeur quant à l’optimisation des processus administratifs et de la gestion de la correspondance, puis mettre en œuvre les solutions retenues.
- Rédiger et produire des documents et de la correspondance au nom du directeur.
- Recueillir et compiler l’information requise.
- Établir les priorités afin de garantir l’exactitude, l’exhaustivité et le respect des échéances de la documentation.
- Rédiger des notes d’information et des documents de breffage (p. ex., biographies pour des événements ou dossiers particuliers).
- Offrir un service à la clientèle de haut niveau en réponse à toutes les demandes.
- Veiller à ce que tous les clients reçoivent une réponse dans les meilleurs délais, peu importe le degré d’urgence.




- Adapter les processus administratifs à des changements urgents, fréquents, complexes ou de dernière minute.
- Recueillir et analyser l’information pertinente aux dossiers et aux réunions; anticiper les enjeux et les demandes.
- Informer le directeur des enjeux ou préoccupations potentiels.
- Assurer la coordination des comités internes et externes auxquels participe le directeur, y compris les dossiers sensibles et stratégiques liés aux conseils et instances de gouvernance.
- Conseiller le directeur quant à l’établissement des priorités afin d’optimiser son temps et ses engagements.
- Maintenir à jour le curriculum vitæ du directeur.
- Assurer une gestion efficace des dépenses liées aux déplacements, aux comptes de dépenses et aux factures.
- Participer à des projets spéciaux, notamment des activités de recherche et de compilation d’informations.
- Effectuer toute autre tâche connexe de soutien administratif, au besoin.

Autres compétences et/ou aptitudes :

- Au moins cinq (5) années d’expérience à titre d’adjointe administrative ou d’adjoint administratif auprès de la haute direction au sein d’une organisation complexe.
- Faire preuve d’une approche centrée sur le service à la clientèle et être en mesure d’interagir efficacement avec tous les échelons du personnel, les étudiantes et étudiants, le corps professoral ainsi que des représentants de l’industrie et des gouvernements. Faire preuve de souplesse afin de s’adapter à des délais serrés, à des changements fréquents et à des demandes variées.
- Capacité démontrée à rédiger des procès-verbaux et à assurer le suivi des mesures à prendre dans les délais prescrits.
- Expérience confirmée dans la gestion d’agendas complexes comportant de multiples dimensions.
- Capacité à établir les priorités parmi plusieurs demandes simultanées, notamment grâce à une analyse approfondie des enjeux afin de déterminer les priorités appropriées.
- Capacité à travailler sous pression et à mener plusieurs projets de front. Expérience démontrée dans l’identification et la mise en œuvre d’améliorations aux processus.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
- Grandes aptitudes pour la résolution de problèmes, l’organisation du travail et la débrouillardise.
- Faire preuve de discrétion, de professionnalisme,



d’autonomie et de fiabilité; posséder un bon esprit d’équipe.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants

- Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # (qualificatif) sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.

Formation et expérience minimales requises :

DEC III 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire horaire :

(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Professeur

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

2026-08-28

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].

📌 Administrateur(trice) (Montreal)
🏢 McGill University
📍 Montreal