Position Coordinator, Member Services and Operations

Reports to Associate Director, Operations

Location Remote within Canada, preference in Ottawa, Ontario (hybrid 2-3 days a week in office)

Start Date Tuesday, October 13, 2026

ABOUT SWIMMING CANADA

Swimming Canada serves as the national governing body of competitive swimming. We inspire Canadians through world leading performances to embrace a lifestyle of swimming, sport, fitness and health. Canada is a global leader in high performance swimming and development for both Olympic Program and Paralympic Program swimmers. Swimming is recognized as one of the most celebrated and successful Canadian Summer Olympic and Paralympic sports.

Swimming Canada strives to foster a workplace in which all individuals maximize their potential, regardless of their differences. We are committed to attracting, developing and celebrating a diverse workforce that reflects the community we serve.

ABOUT THE POSITION The Coordinator, Member Services and Operations, is responsible for the set-up, maintenance, and day-to-day support for all user groups, for the Registration and Event Management System (REMS) used by Swimming Canada, the PSOs, Clubs and registrants, as well as for the Learning Management System (LMS) used by Swimming Canada coaches and officials. They will also provide hands-on support in other organizational activities, all-staff events, and office administration support for the Ottawa office.

KEY RESPONSIBILITIES

Member Services

- Provide daily support to Club Administrators and Registrants in using REMS.
- Provide daily support to PSOs, Club Administrators and Registrants in using the LMS.
- Maintain and oversee the LMS platform including coordination with the LMS developer, updating user guides and management of the development and implementation of enhancements.
- Provide support to staff and other external groups on items related to national events and meets.
- On an ongoing basis, maintain non-resident Canadian swimmers and Swimming Canada staff registrations.
- On an ongoing basis, maintain the upload of international event results.

Operations

- Assist with planning and execution of logistics for various meetings, such as company events (staff retreat, celebrations, Townhalls), meets and competitions, as required.
- Coordinate Swimming Canada administrative accounts related to office operations, including FedEx, Staples, etc.

- Lead procurement for office supplies and other items at the Ottawa office or other locations as needed.
- Provide support for building operations, and act as lead contact with House of Sport concierge for Ottawa office.
- Regularly prepare and disseminate information to staff regarding office and building operations, employee events, etc.
- Daily triage and management of the general phone line and general inboxes.
- Assist with recruitment and onboarding of new hires, through managing the posting of jobs, preparing new hire kits, providing building tours, etc.

- Participate in the Joint Health and Safety Committee.
- Assist with internal reporting or documentation as required.
- Other duties as required.

EXPERIENCE, QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS

Education and Experience

- Post-secondary education in a related field or an equivalent combination of education and experience.
- Minimum one (1) year of experience in an administrative, coordination, or customer service role.
- Experience using CRM systems, database management systems, registration or membership systems, and/or work management platforms (ie. Monday.com) is required.
- Experience providing administrative support, coordinating projects, or planning and executing events is considered an asset.
- Knowledge of Canadian sport system and structure is considered an asset.

Skills and Competencies

- Strong organizational, planning, and time management skills, with the ability to manage multiple priorities in a deadline-driven environment.
- Excellent attention to detail and accuracy.
- Robust interpersonal, verbal, and written communication skills, with the ability to build positive relationships with a wide range of groups.
- Fully bilingual (English and French), with the ability to clearly and effectively communicate independently and effectively in person, by phone, and in writing.
- Ability to work both independently and collaboratively as part of a team.
- Strong problem-solving skills, with the ability to learn and retain complex information and troubleshoot system issues.

Additional Requirements

- Highly proficient in Microsoft 365 applications, including Word, Excel, Outlook, and PowerPoint.
- Legally eligible to work in Canada.

- Ability to travel within Canada to attend meetings, training,



meets or events as needed.

WORK LOCATION This is a full-time, permanent position remotely within Canada, with a preference for an Ottawa-based candidate working from of the Ottawa office two to three days a week.

The Ottawa Office is located on the traditional territory of the Algonquin Anishinabek People.

TOTAL REWARDS The annual base salary for this position is commensurate with qualifications and experience, and within a range of $47,500-52,000.

This position comes with a health and dental benefits package, Group RRSP matching plan, an annual wellness benefit, and annual salary increases, as outlined in the Employee Handbook.

APPLICATION

Candidates are asked to submit a cover letter and resume via the link below by noon ET on Friday, September 4, 2026.

Swimming Canada is committed to providing accommodations. If you require an accommodation for a disability as part of the hiring process, please contact [email protected].

Any questions regarding the position can be directed to [email protected].

Interviews will take place virtually or in-person at the Ottawa office the weeks of September 8 and 14.

Link: https://swimmingcanada.bamboohr.com/careers

We thank all candidates for their interest, however, only candidates invited to an interview will be contacted.

*

Poste Coordonnateur·trice, services aux membres et opérations

Relève de Directrice adjointe, Opérations

Lieu de travail Télétravail au Canada, de préférence à Ottawa (Ontario), hybride, en personne deux à trois fois par semaine

Date d'entrée Mardi 13 octobre 2026

À PROPOS DE NATATION CANADA

Natation Canada est l’organisme national qui régit la natation compétitive au pays. Nous inspirons la population canadienne, par des performances de classe mondiale, à adopter un mode de vie axé sur la natation, le sport, la forme physique et la santé. Le Canada est un leader mondial de la natation de haute performance et du développement des nageurs des programmes olympique et paralympique.

La natation est reconnue comme l'un des sports olympiques et paralympiques d'été les plus célèbres et les plus couronnés de succès au Canada.

Natation Canada aspire à favoriser un environnement de travail où tous les individus peuvent maximiser leur potentiel, indépendamment de leurs différences. Nous nous sommes engagés à attirer, développer et célébrer un personnel diversifié qui reflète la communauté que nous servons.

À PROPOS DU POSTE

Le coordonnateur, services aux membres et opérations est responsable de la mise en place, de l'entretien et du soutien quotidien pour tous les groupes d'utilisateurs, en ce qui concerne le système de gestion des inscriptions et des évènements (REMS) utilisé par Natation Canada, les AP, les clubs et les inscrits, ainsi que pour la plateforme d'apprentissage en ligne (PAL) utilisée par les entraineurs et les officiels de Natation Canada. Il apportera également un soutien concret dans le cadre d’autres activités organisationnelles, d’évènements réunissant l’ensemble du personnel et de tâches administratives pour le bureau d’Ottawa.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Services aux membres

- Offrir un soutien quotidien aux administrateurs de club et aux inscrits dans l’utilisation du REMS.
- Offrir un soutien quotidien aux AP, aux administrateurs de club et aux inscrits dans l’utilisation de la PAL.
- Maintenir et superviser la plateforme PAL, y compris la coordination avec le développeur de la PAL, la mise à jour des guides d'utilisateur et la gestion du développement et de la mise en œuvre des améliorations.
- Offrir un soutien au personnel et à d’autres groupes externes sur des questions liées aux évènements et aux compétitions nationales.
- Sur une base continue, maintenir les inscriptions des nageurs canadiens non résidents et du personnel de Natation Canada.
- Sur une base continue, maintenir le téléversement des résultats des évènements internationaux.

Opérations

- Aider à la planification et à la mise en œuvre de la logistique pour diverses réunions, telles que les évènements de l'organisation (retraites du personnel, célébrations, assemblées générales), les rencontres et les compétitions, au besoin.




- Coordonner les comptes administratifs de Natation Canada liés aux opérations de bureau, y compris FedEx, Bureau en gros, etc.

- Gérer les achats de fournitures de bureau et d'autres articles pour le bureau d'Ottawa ou d'autres sites, selon les besoins.
- Apporter un soutien aux opérations de gestion des locaux et servir de point de contact principal avec le service de conciergerie de La Maison du Sport pour le bureau d'Ottawa.
- Préparer et diffuser régulièrement des informations au personnel concernant les activités du bureau et du bâtiment, les évènements organisés pour les employés, etc.
- Effectuer le triage quotidien et la gestion de la ligne téléphonique générale et des boites de réception générales.
- Participer au recrutement et à l'intégration des employés, notamment en gérant la publication des offres d'emploi, en préparant les dossiers d'accueil, en organisant des visites des locaux, etc.

- Participer au comité mixte de santé et de sécurité.
- Aider à la rédaction de rapports ou de documents internes, au besoin.
- Autres tâches si nécessaire.

CONNAISSANCE, COMPÉTENCES ET HABILETÉS

Éducation et expérience

- Études postsecondaires dans un domaine connexe ou une combinaison équivalente d'éducation et d’expérience.
- Au moins une (1) année d’expérience dans un poste administratif, de coordination ou de service à la clientèle.
- Une expérience de l’utilisation de systèmes de gestion de la relation client (CRM), de systèmes de gestion de bases de données, de systèmes d’inscription ou d’adhésion, ou de plateformes de gestion du travail (p. ex. Monday.com) est requise.
- Une expérience en soutien administratif, en coordination de projets ou en planification et en organisation d’évènements est considérée comme un atout.
- Une connaissance du système et de la structure du sport canadien est considérée comme un atout.

Compétences et aptitudes

- Solides compétences organisationnelles, de planification et de gestion du temps, ainsi que la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement soumis à des échéances.
- Grand souci du détail et grande précision.
- Solides aptitudes en communication interpersonnelle, verbale et écrite, ainsi que la capacité d’établir des relations positives avec un large éventail de groupes.
- Parfaitement bilingue (anglais et français), capable de communiquer de manière claire et efficace, de façon autonome, en personne, au téléphone et par écrit.
- Capacité à travailler aussi bien de façon autonome qu’en collaboration au sein d’une équipe.
- Solides compétences en résolution de problèmes, ainsi que la capacité d’apprendre et de retenir des renseignements complexes et de résoudre les problèmes liés aux systèmes.

Exigences supplémentaires

- Maîtrise approfondie des applications Microsoft 365, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
- Être légalement autorisé à travailler au Canada.

- Être en mesure de voyager au Canada pour assister à des réunions, à des formations, à des compétitions ou à des évènements, au besoin.

LIEU DE TRAVAIL Il s’agit d’un poste permanent à temps plein, à distance au Canada, la préférence étant accordée à un candidat résidant à Ottawa et travaillant depuis le bureau d’Ottawa deux à trois jours par semaine.

Le bureau d'Ottawa est situé sur le territoire traditionnel du peuple algonquin Anishinabek.

COMPENSATIONS TOTALES

Le salaire annuel de base pour ce poste est proportionnel aux qualifications et à l'expérience, et se situe dans une fourchette de 47 500 à 52 000 $.

Ce poste est assorti d'un ensemble d'avantages médicaux et dentaires, d'un plan de cotisation à un REER collectif, d'un programme annuel de bien-être et d'augmentations salariales annuelles, comme indiqué dans le manuel de l'employé.

CANDIDATURE

Les candidats sont invités à soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae via le lien ci-dessous au plus tard le vendredi 4 septembre 2026 à 9 h 00 (heure de l'Est).

Natation Canada s'engage à fournir des mesures d'adaptation. Si vous avez besoin d’adaptation dans le cadre du processus d’embauche en raison d’un handicap, contactez [email protected].

Toute question concernant le poste peut être envoyée à [email protected].

Les entrevues auront lieu virtuellement ou en personne au bureau d'Ottawa les semaines du 8 et 14 septembre.

Lien : https://swimmingcanada.bamboohr.com/careers

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seuls les candidats invités à une entrevue seront contactés.

*Le masculin générique n’est utilisé que dans le but d’alléger la lecture du texte.

📌 Coordinator, Member Services & Operations // Coordonnateur·trice, services aux membres et opérations (Ottawa)
🏢 Swimming Canada
📍 Ottawa