Sommaire du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de bureau hautement organisé(e) et soucieux(se) du détail pour se joindre à notre équipe. La personne sera responsable d’assurer le bon fonctionnement de notre bureau et de notre laboratoire, de soutenir les fonctions administratives et de gestion du courrier, ainsi que de contribuer à diverses tâches organisationnelles.

La personne idéale est proactive, efficace, positive et capable de gérer plusieurs responsabilités simultanément.

Principales responsabilités:

Gestion du bureau : Maintenir un environnement de travail propre, organisé et bien approvisionné. Gérer l’inventaire des fournitures de bureau, effectuer les commandes au besoin et veiller au bon fonctionnement des équipements.

Soutien administratif : Fournir un soutien administratif, notamment en assurant la gestion des calendriers et de la correspondance liée aux installations.

Réception : Répondre aux appels téléphoniques via l’application RingCentral sur ordinateur et gérer le courrier ainsi que les colis entrants et sortants.

Coordination d’événements : Participer à la planification et à l’organisation des événements de l’entreprise, des réunions et des conférences. Coordonner les services de traiteur et les autres aspects logistiques au besoin. Soutenir également John et l’équipe des ventes dans l’organisation de leurs événements.

Gestion des échantillons : Maintenir et organiser les différents échantillons de produits de l’entreprise dans les espaces d’entreposage.

Gestion des expéditions : Répondre aux demandes d’expédition de pièces de rechange, d’échantillons et de produits conformément aux directives des différentes parties prenantes.

Gestion des fournisseurs : Assurer la liaison avec les fournisseurs et prestataires de services liés aux installations. Gérer ces relations afin d’assurer un service de qualité et une bonne maîtrise des coûts. Veiller à l’entretien des équipements, notamment les filtres à eau, lave-vaisselle, photocopieurs, fours et réfrigérateurs.

Gestion des installations : Gérer sur place les relations avec le propriétaire de l’immeuble et les questions liées aux installations. Coordonner également l’élimination des équipements électroniques conformément aux politiques de responsabilité sociale de l’entreprise.

Communication : Agir comme point de contact pour les communications internes et externes, notamment pour la distribution de notes de service, de courriels et de courrier.

Conformité : Veiller à ce que les activités du bureau respectent les politiques et procédures de l’entreprise. Contribuer à l’application des protocoles de santé et de sécurité ainsi qu’à l’entretien général du bureau.

Projets spéciaux :



Participer à divers projets spéciaux et effectuer toute autre tâche connexe au besoin.

Fournitures et collations : Assurer la gestion et le réapprovisionnement des fournitures de bureau et des collations pour les employés.

Qualifications:

Formation : Diplôme d’études secondaires ou équivalent requis.

Expérience : Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste administratif, de coordination de bureau ou dans un rôle similaire.

Compétences:

- Excellentes capacités d’organisation et de gestion de plusieurs priorités simultanément.
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale; le bilinguisme français-anglais est essentiel.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
- Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
- Grand souci du détail et bonnes aptitudes en résolution de problèmes.
- Bonne connaissance des équipements de bureau courants.

Compétences clés:

Professionnalisme : Fait preuve d’un haut niveau de professionnalisme et d’intégrité dans toutes ses interactions.

Service à la clientèle : Offre un excellent service aux parties prenantes internes et externes.

Adaptabilité : Fait preuve de flexibilité et sait s’adapter aux changements de priorités et aux besoins de l’entreprise.

Initiative : Identifie de façon proactive les possibilités d’amélioration et prend les mesures nécessaires.

Esprit d’équipe : Collabore efficacement avec les autres et contribue à un environnement de travail positif.

Conditions de travail:

Exigences physiques : Capacité à soulever occasionnellement des charges allant jusqu’à 10 kg (22 lb).

Horaire : De 8 h à 17 h, du lundi au vendredi.

Lieu de travail : Poste 100 % sur site, 5 jours par semaine. Il ne s’agit pas d’un poste à distance.

Summary

We are seeking a highly organized and detail-oriented Office Coordinator to join our team. The Office Coordinator will be responsible for ensuring the smooth operation of our office and lab, supporting administrative and mailroom functions while assisting with various organizational tasks. The ideal candidate will be proactive, efficient, and capable of handling multiple responsibilities with a positive attitude.

Key Responsibilities:

Office Management: Maintain a clean, organized, and well-stocked office setting. Oversee office supplies inventory, order new supplies as needed,



and ensure all equipment is functioning properly.

Administrative Support: Provide administrative support, including managing calendars, and handling facility related correspondence.

Reception Duties: answer phone calls (through Ring Central app – on computer) and handle incoming and outgoing mail and packages.

Event Coordination: Assist in planning and organizing Company events, meetings, and conferences. Coordinate catering and other logistics as needed.

Sample Management: Maintain and organize the Company’s multiple product samples in the storage areas.

Shipping Management: Support requests for shipping spare parts, samples and general products according to indications from stakeholders.

Vendor Management: Liaise with vendors and service providers for the facility. Manage relationships to ensure quality service and cost-effectiveness. Maintain facility equipment (water filters, dishwashers, copiers, ovens, refrigerators)

Facility Management: Manage on-site relations with the Facility’s Landlord group and any related matters. Manage disposal of electronic equipment’s in accordance with the Company’s Social responsibility policies

Communication: Act as a point of contact for internal and external communications, including distributing memos, emails, regular mail.

Compliance: Ensure office operations comply with company policies and procedures. Assist with health and safety protocols and office maintenance.

Special Projects: Assist with various special projects and perform other related duties as assigned.

Sales events + Office supplies and snacks

Qualifications

Education: High school diploma or equivalent required;

Experience: 2+ years of experience in an administrative or office coordinator role.

Skills

Excellent organizational and multitasking abilities.

Strong written and verbal communication skills (bilingualism French/English is essential).

Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Ability to work independently and as part of a team.

Strong attention to detail and problem-solving skills.

Familiarity with office equipment.

Key Competencies

Professionalism: Demonstrates a high level of professionalism and integrity in all interactions.

Customer Service: Provides excellent service to internal and external stakeholders.

Adaptability: Flexible and able to adjust to changing priorities and demands.

Initiative: Proactively identifies opportunities for improvement and takes action.

Team Player: Works well with others and contributes to a positive team environment.

Working Conditions

Physical Demands: Ability to lift up to 22 pounds/10 kg occasionally.

Working hours: 8 to 5, Monday to Fridays (office hours).

Working location: on-site 5 days a week, not a remote position

📌 Office Coordinator (Montreal)
🏢 MADE BY GATHER
📍 Montreal