Suivez-nous sur LinkedIn

Motif De L'offre D'emploi

Remplacement temporaire d'un poste permanent

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

17

Famille D’emplois

Gestion d’événements

Nombre De Postes à

- Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Telfer Marketing and Communications

Campus

Pavillon Desmarais

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/08/20

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/08/31

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 10

Échelle Salariale

$85,040.00 - $107,421.00

Au sujet de l'École de gestion Telfer

Située au cœur d'Ottawa, l'École de gestion Telfer de l'Université d'Ottawa est fière d'être un véritable foyer pour quelque 4 300 étudiants, 200 membres du corps professoral, plus d'une centaine d'employés et plus de 30 000 anciens. À

- Telfer, tout ce que nous faisons, de l'enseignement à la recherche en passant par les conseils en matière de politiques, est fermement aligné sur l'aide apportée au Canada pour atteindre son potentiel. Nous croyons que de meilleures pratiques commerciales signifient un meilleur Canada et qu'un meilleur Canada signifie un monde meilleur.

Raison D’être Du Poste

Sous la direction de la Gestionnaire de l'image de marque, stratégie digitale et évènements, le titulaire organise et gére les événements de prestige de l’École de gestion Telfer pour des publics internes et externes pouvant compter de 10 à 400 personnes (pour le Bureau du marketing et du développement de l’École, le Bureau du doyen, le corps professoral, les programmes scolaires, les clubs étudiants et les diplômés), et ce, conformément aux normes, à l’image et à la réputation de l’École. Diriger toutes les étapes des importantes activités de renforcement de relations et de fidélisation, ce qui comprend la rédaction des listes et des courriels d’invitation, l’accueil des invités de marque et les suivis.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

- Diriger, gérer et fixer le calendrier annuel des événements de l’École de gestion Telfer, qui soutiennent principalement l’atteinte des cibles en matière de collecte de fonds, de relations avec la communauté diplômée, d’engagement communautaire, d’établissement de relations stratégiques, de recherche et de reconnaissance.
- Assurer la pleine gestion d’autres demandes et événements confiés par le décanat, le vice-décanat ou la direction du marketing et des communications.
- Élaborer et mettre en œuvre des procédures et un protocole adéquats, y compris les préparatifs de sécurité, les calendriers détaillés et les budgets, et établir les dates et échéances importantes pour que les événements soient gérés de manière efficace et dans les délais impartis.
- Assurer la supervision continue des coordonnateurs ou des coordonnatrices des événements, y compris la formation et l’évaluation du rendement. Le poste comporte la responsabilité totale et continue de la supervision des activités d’une petite unité de travail, en plus de nécessiter la supervision régulière de grandes équipes temporaires.

- Assurer l’application des politiques relatives à l’utilisation et à l’attribution des espaces événementiels de la salle DMS 4101. Contrôler l’utilisation de la salle DMS 4101 de l’École de gestion Telfer et coordonner la planification des montages et des démontages. Collaborer étroitement avec la directrice ou le directeur des opérations en ce qui concerne l’entretien, l’inventaire et les achats requis pour cette salle.




- Conseiller le personnel et la population étudiante de l’École de gestion Telfer dans la planification de leurs événements et leur fournir des recommandations de fournisseurs (audiovisuel, lieux de réception, services alimentaires, fleuristes, etc.) afin d’assurer une expérience positive pour l’ensemble des parties concernées.
- Négocier les tarifs et les services de divers fournisseurs (hôtels, fleuristes, traiteurs, services audiovisuels, photographes, entreprises de location d’équipement, artistes, etc.) afin d’obtenir des rabais ou des services bénévoles.
- Coordonner les préparatifs des lieux et négocier les ententes relatives aux installations, sur le campus ou à l’extérieur.
- Déterminer les services de soutien de l’Université requis pour les événements, selon les besoins, et en coordonner la participation (Congrès et réservations, Ressources physiques, Service de la protection, Distribution multimédia, Logement, etc.).
- Assurer une présence lors des événements et veiller à leur bon déroulement : orienter les personnes invitées et veiller au respect des plans de salle, coordonner le travail du personnel des installations et de la sécurité, des bénévoles et des fournisseurs d’équipement et de services (traiteur, multimédia, animation, etc.).
- Collaborer étroitement avec l’équipe du marketing et des communications pour élaborer la stratégie de promotion des événements, y compris la production de matériel promotionnel, de programmes, de publicités, de contenu Web et de présentations.
- Rédiger les programmes et les notes d’information destinés à la doyenne ou au doyen ainsi qu’aux personnes participant aux événements protocolaires.

Préparer les scénarios d’événement, les feuilles de route et les invitations, puis assurer l’envoi de ces dernières aux personnes participantes.

Ce Que Vous Apportez

- Diplôme universitaire en gestion ou en communication, ou expérience équivalente, par exemple en en marketing, en gestion des événements ou en relations publiques.
- Trois années d’expérience dans la gestion d’événements pouvant accueillir jusqu’à 400 personnes, y compris en gestion de réceptions, d’activités de reconnaissance, de conférences, de galas et d’activités publiques, préférablement dans le contexte d’une école de commerce.
- Excellentes aptitudes à formuler des idées novatrices, à créer des scénarios et formats pour les événements, à négocier des ententes et à mener à bien un événement organisé pour un public cible, tout en accordant une grande importance aux détails.
- Excellentes aptitudes pour la communication, la négociation, la résolution de problèmes, le service à la clientèle, l’organisation et la gestion du temps.
- Capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs projets simultanément tout en respectant les échéances ainsi que les limites du budget fixé.
- Expérience en rédaction d’invitations, de scénarios, d’allocutions et d’ordres du jour dans les deux langues officielles.
- Expérience en gestion des installations et en coordination de l’entretien.
- Maîtrise d’outils informatiques tels que les tableurs, les logiciels de traitement de texte, les logiciels de présentation, les courriels, les bases de données et les applications en ligne (p. ex. Outlook, Campaigner, Microsoft Word).




- Expérience de l’utilisation de programmes de gestion d’événements et de sites Web d’inscription à des événements.
- Disponibilité à travailler les soirs, les fins de semaine et les jours fériés et disponibilité à voyager au besoin.
- Bilinguisme – anglais et français (expression orale et écrite).

Compétences Clés à

- L’Université
- D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa : Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement.

Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté

- LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 –

- Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.

📌 Spécialiste intermédiaire, Gestion d’événements (Ottawa)
🏢 University of Ottawa
📍 Ottawa