French version below:

Job Summary The Administrative Coordinator plays a central role in coordinating client communication, sales activities, and administrative processes at DLC. Acting as a key link between clients, the CSR team, sales representatives, and internal departments, this role ensures requests are organized, communicated, and followed through efficiently.

The Administrative Coordinator is responsible for managing incoming client inquiries, coordinating sales appointments and estimates, supporting bid and contract processes, maintaining accurate information across company systems, and providing administrative support to both the Customer Service and Sales teams.

The ideal candidate is highly organized, proactive, detail-oriented, and comfortable managing multiple priorities in a fast-paced environment.

Key Responsibilities

- Assist the CSR team with incoming client inquiries through phone, email, and walk-ins.
- Monitor all voicemails, including snow company extensions, and ensure calls are returned promptly.
- Monitor and manage shared email inboxes, ensuring client inquiries are acknowledged and addressed in a timely manner.
- Provide administrative follow-up on client requests and ensure information is communicated to the appropriate team members.
- Support the CSR team with escalations and customer service follow-up as required.
- Prepare and send Service Estimates (ESTs) based on client requests and sales requirements.
- Ensure sales estimates are sent promptly and coordinate follow-up with clients as required.
- Coordinate communication and follow-up between clients, sales representatives, account managers, and internal teams.
- Assist with pre-planning meetings and prepare summaries of key discussions, action items, and next steps.
- Maintain accurate client, lead, contract, and project information across company systems.
- Support additional administrative and coordination projects as required.

Snow Season Coordinator

- Provide backup support to the CSR Manager for escalations and customer-related matters.
- Assist with recording and communicating snow event bulletins.
- Coordinate vacation reminders and ensure relevant information is communicated to the appropriate teams.
- Assist with snow contract processing as required.
- Support the CSR and operations teams with administrative coordination during active snow events.

Qualifications & Skills
- Fully bilingual in French and English, with excellent written and verbal communication skills.
- Strong customer service and interpersonal skills.
- Excellent listening skills, patience,



and professionalism when dealing with clients, including difficult or escalated situations.
- Strong organizational and time-management skills, with the ability to manage multiple priorities and competing deadlines.
- Intermediate proficiency in Microsoft Office, including Excel, PowerPoint, and Word.
- Strong technological aptitude and the ability to quickly learn and navigate company software and systems.
- Robust attention to detail and a high level of accuracy.
- Proactive approach with strong follow-through and a sense of ownership.
- Ability to work independently while collaborating effectively with sales, customer service, and operations teams.

--- French

Sommaire du poste

Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) joue un rôle central dans la coordination des communications avec les clients, des activités de vente et des processus administratifs chez DLC. Agissant comme un lien clé entre les clients, l’équipe du service à la clientèle, les représentants des ventes et les équipes internes, cette personne veille à ce que les demandes soient bien organisées, communiquées et suivies efficacement.

Le ou la titulaire du poste est responsable de la gestion des demandes des clients, de la coordination des estimations et des suivis, du soutien aux processus de soumission et de contrats, ainsi que du maintien de données précises dans les systèmes de l’entreprise.

La personne recherchée est très organisée, proactive, rigoureuse et à l’aise de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Responsabilités principales

- Assister l’équipe du service à la clientèle dans la gestion des demandes reçues par téléphone, courriel et en personne.
- Vérifier tous les messages vocaux, incluant les extensions liées au déneigement, et assurer un retour d’appel rapide.
- Gérer les boîtes courriel partagées et veiller à ce que les demandes des clients soient prises en charge dans les délais appropriés.
- Assurer les suivis administratifs auprès des clients et transmettre les informations pertinentes aux membres de l’équipe concernés.
- Soutenir l’équipe du service à la clientèle dans la gestion des escalades et des suivis clients, au besoin.




- Préparer et transmettre les estimations de services (EST) selon les demandes des clients et les besoins de l’équipe des ventes.
- S’assurer que les estimations sont envoyées rapidement et effectuer les suivis nécessaires auprès des clients.
- Coordonner les communications et les suivis entre les clients, les représentants des ventes, les gestionnaires de comptes et les équipes internes.
- Participer aux réunions de préplanification et préparer des résumés des discussions, des actions à entreprendre et des prochaines étapes.
- Maintenir à jour les informations relatives aux clients, prospects, contrats et projets dans les différents systèmes de l’entreprise.
- Participer à divers projets administratifs et de coordination selon les besoins.

Coordination – Saison de déneigement

- Assurer un soutien au gestionnaire du service à la clientèle pour les escalades et les situations liées aux clients.
- Participer à l’enregistrement et à la communication des bulletins liés aux événements de neige.
- Coordonner les rappels de vacances et veiller à ce que l’information pertinente soit communiquée aux équipes concernées.
- Participer au traitement administratif des contrats de déneigement, au besoin.
- Soutenir les équipes du service à la clientèle et des opérations dans la coordination administrative durant les événements de neige.

Qualifications et compétences

- Bilinguisme complet en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit.
- Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.
- Excellentes capacités d’écoute, patience et professionnalisme, notamment lors de situations difficiles ou nécessitant une escalade.
- Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et échéanciers simultanément.
- Bonne maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, PowerPoint et Word.
- Grande aisance avec la technologie et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels et systèmes.
- Grande attention aux détails et souci de l’exactitude.
- Approche proactive, avec un fort sens des responsabilités et du suivi.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec les équipes des ventes, du service à la clientèle et des opérations.

#P2 Pay: $45,000.00-$55,000.00 per year

Benefits

- Casual dress
- Company events
- Extended health care
- Flexible schedule
- On-site parking
- Paid time off

Work Location: In person

📌 Administrative Coordinator / Coordonnateur(trice) administratif(ve)
🏢 DLC Services d'aménagement
📍 Kirkland