Administrative Coordinator – Property Management & Projects

Position Summary The Administrative Coordinator is responsible for providing administrative and operational support for property management activities and ongoing construction or renovation projects. The position involves coordinating with tenants, property managers, contractors, suppliers,

accounting, and building staff to ensure that day-to-day operations and projects are handled efficiently and professionally.

Key Responsibilities

Property Management

 Respond to tenant inquiries and provide professional customer service by email and phone.

 Coordinate tenant move-ins, move-outs, key handovers, inspections, and elevator reservations.

 Prepare and maintain lease-related documents, notices, addendums, termination agreements, and other administrative documents.

 Follow up on rent payments, parking fees, deposits, and outstanding balances in collaboration with the accounting department.

 Maintain accurate and up-to-date tenant files and building records.

 Coordinate maintenance requests and service calls with tenants, technicians, contractors,

and the concierge.

 Schedule access to apartments and common areas for inspections, repairs, and maintenance.

 Follow up on building issues, complaints, and incidents and ensure appropriate communication with tenants.

 Coordinate parking spaces, lockers, access fobs, remotes, and other building-related services.

 Assist with tenant retention, lease renewals, lease transfers, and apartment availability.

Project & Construction Administration

 Provide administrative support for construction, renovation, and development projects.

 Coordinate schedules and access with contractors, suppliers, consultants, and project teams.

 Follow up on project timelines, appointments, deliveries, and outstanding work.

 Communicate project updates and requirements to relevant parties.

 Prepare and organize project documentation, invoices, quotes, contracts, and correspondence.

 Track outstanding items and follow up with contractors to ensure work is completed within the expected timeframe.

 Coordinate building access for contractors and ensure that the appropriate personnel are available when required.

 Assist with inspections, deficiency lists, repairs, and project close-out activities.

General Administration

 Manage emails, correspondence, documents, and administrative requests.

 Prepare qualified communications in both English and French.

 Maintain organized digital and physical filing systems.

 Coordinate meetings, appointments, and service visits.

 Obtain quotes and communicate with suppliers and service providers.

 Prepare reports, spreadsheets, tracking documents, and administrative summaries.

 Work closely with management, accounting, maintenance, concierge staff, contractors,

and other departments.

 Ensure that confidential tenant and company information is handled appropriately.

Qualifications

 2+ years of experience in property management, administration, construction administration, or a related field.

 Strong organizational and time-management skills.

 Excellent written and verbal communication skills.

 Bilingual in French and English.

 Strong attention to detail and ability to manage multiple priorities.

 Proficiency with Microsoft Office, Outlook, Excel, and document management systems.

 Ability to work independently and take initiative.

 Professional and customer-service-oriented approach.

 Ability to coordinate multiple contractors, tenants, and projects simultaneously.

Key Skills

 Property Management Administration

 Project Coordination

 Tenant Relations

 Contractor & Supplier Coordination

 Lease Administration

 Maintenance Coordination

 Accounts Receivable Follow-Up

 Scheduling & Calendar Management

 Document Management

 Customer Service

 Problem Solving

 Bilingual Communication

 Microsoft Office / Excel





 Attention to Detail

Coordonnateur(trice) administratif(ve) –

Gestion immobilière et projets

Sommaire du poste

Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) – Gestion immobilière et projets fournit un soutien administratif et opérationnel aux activités de gestion immobilière résidentielle ainsi qu’aux projets de construction, de rénovation et de développement.

La personne titulaire du poste agit comme point de contact entre les locataires, la gestion immobilière, la comptabilité, les entrepreneurs, les fournisseurs, les consultants, le personnel de l’immeuble et les équipes de projet. Elle veille à ce que les opérations quotidiennes, les demandes des locataires, les interventions de maintenance et les tâches liées aux projets soient coordonnées de manière efficace, professionnelle et dans les délais prévus.

La personne recherchée est organisée, proactive, minutieuse et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Principales responsabilités

Gestion immobilière

 Répondre aux demandes des locataires et offrir un service à la clientèle professionnel par courriel et par téléphone.

 Coordonner les emménagements, déménagements, remises de clés, inspections et réservations d’ascenseur.

 Préparer et tenir à jour les documents liés aux baux, avis, addendas, cessions de bail,

ententes de résiliation et autres documents administratifs.

 Participer aux renouvellements de baux, aux cessions de bail, à la fidélisation des locataires et à la gestion des logements disponibles.

 Effectuer le suivi des paiements de loyers, des frais de stationnement, des dépôts et des soldes impayés en collaboration avec le service de comptabilité.

 Maintenir les dossiers des locataires, les informations relatives aux baux et les documents de l’immeuble à jour.

 Coordonner les demandes de maintenance et les appels de service avec les locataires,

techniciens, entrepreneurs et concierges.

 Planifier l’accès aux logements et aux espaces communs pour les inspections,

réparations, travaux d’entretien et rendez-vous de service.

 Effectuer le suivi des problèmes liés à l’immeuble, des plaintes des locataires, des incidents et des demandes de service afin d’assurer une communication adéquate et leur résolution.

 Coordonner les espaces de stationnement, casiers, puces d’accès, télécommandes et autres services liés à l’immeuble.

 Préparer les communications destinées aux locataires concernant les opérations de l’immeuble, les travaux d’entretien, les réparations et les interventions à venir.

Administration des projets et de la construction

 Fournir un soutien administratif et de coordination pour les projets de construction, de rénovation, d’entretien et de développement.

 Coordonner les horaires, les accès aux sites, les rendez-vous et les livraisons avec les entrepreneurs, fournisseurs, consultants et équipes de projet.

 Effectuer le suivi des échéanciers, des travaux en cours, des rendez-vous et des livrables.

 Communiquer les mises à jour, exigences et changements liés aux projets aux parties concernées.

 Préparer, organiser et maintenir les documents liés aux projets, notamment les factures,

soumissions, contrats, correspondances et rapports.

 Effectuer le suivi des éléments en suspens auprès des entrepreneurs et fournisseurs afin de s’assurer que les travaux sont réalisés dans les délais prévus.





 Coordonner l’accès aux immeubles et aux logements pour les entrepreneurs et s’assurer que le personnel requis est disponible au moment approprié.

 Participer aux inspections de chantier, au suivi des déficiences, aux réparations, aux travaux correctifs et à la fermeture des projets.

 Maintenir les outils de suivi des projets et fournir un soutien administratif à la direction et aux équipes de projet.

Administration générale

 Gérer les courriels, la correspondance, les documents et les demandes administratives quotidiennes.

 Rédiger des communications professionnelles en français et en anglais.

 Maintenir des systèmes de classement numériques et physiques organisés.

 Coordonner les réunions, rendez-vous, inspections et visites de service.

 Obtenir et comparer les soumissions des fournisseurs et prestataires de services.

 Préparer des rapports, tableaux Excel, documents de suivi et résumés administratifs.

 Tenir les calendriers à jour et coordonner plusieurs rendez-vous et horaires.

 Travailler en étroite collaboration avec la direction, la comptabilité, le service de maintenance, les concierges, les entrepreneurs, les fournisseurs et les autres départements.

 Assurer la confidentialité des renseignements concernant les locataires, les finances et l’entreprise.

 Identifier les problèmes administratifs et effectuer les suivis nécessaires de façon proactive afin de s’assurer que les tâches sont complétées.

Qualifications

 2 années ou plus d’expérience en gestion immobilière, administration, administration de la construction, coordination de projets ou dans un domaine connexe.

 Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps.

 Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.

 Bilinguisme français et anglais, à l’oral et à l’écrit.

 Grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

 Bonne maîtrise de Microsoft Office, Outlook, Excel et des systèmes de gestion documentaire.

 Capacité à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à établir efficacement les priorités.

 Approche professionnelle, fiable et axée sur le service à la clientèle.

 Capacité à coordonner plusieurs locataires, entrepreneurs, fournisseurs et projets simultanément.

 Excellentes aptitudes en matière de suivi et respect des échéanciers.

 Capacité à demeurer organisé(e) et professionnel(le) dans un environnement dynamique.

Compétences clés

 Administration de la gestion immobilière

 Coordination de projets

 Administration de la construction

 Relations avec les locataires

 Coordination des entrepreneurs et fournisseurs

 Administration des baux

 Coordination de la maintenance

 Suivi des comptes à recevoir

 Gestion des horaires et des calendriers

 Gestion documentaire

 Service à la clientèle

 Résolution de problèmes

 Communication bilingue

 Microsoft Office et Excel

 Organisation et gestion du temps

 Souci du détail

 Gestion de plusieurs tâches et priorités

 Suivi et coordination

 Communication professionnelle

Profil recherché La personne recherchée :

 Prend en charge ses responsabilités et assure le suivi des tâches jusqu’à leur réalisation complète.

 Fait preuve de proactivité plutôt que d’attendre les directives.

 Communique de façon claire et professionnelle avec les locataires, entrepreneurs et équipes internes.

 Est capable de gérer plusieurs priorités tout en maintenant un haut niveau de précision.

 Est à l’aise de travailler de façon autonome tout en collaborant avec plusieurs départements.

 Fait preuve de discrétion lors de la gestion de renseignements confidentiels.

 Adopte une attitude positive et axée sur la recherche de solutions face aux défis quotidiens.

Job Type: Full-time

Pay: $45,000.00-$65,000.00 per year

Benefits

- Casual dress
- On-site parking
- Paid time off

Language:
- FRENCH (preferred)

Work Location: In person

📌 Construction administrative assistant (Montreal)
🏢 Urbadev
📍 Montreal